Guides utilisateurs Agence

  1. Gestion d'un compte

  1.1 Activation du compte

À la mise en place de l’interface ARMADO ou pour tout ajout d’utilisateurs, un e-mail est envoyé.

Cliquer sur « Activez votre compte » pour créer votre espace utilisateur.

Le lien est valable 8 jours.

Saisir votre nom, prénom et mot de passe :

(Le mot de passe doit faire entre 8 et 60 caractères, contenir au moins une majuscule, une minuscule et un chiffre).

Votre login sera votre adresse e-mail.

  1.2 Connexion à Armado

Se rendre sur le portail   https://www.myarmado.fr/

Renseigner l’e-mail du compte et saisir le mot de passe.

Cliquer sur « Se connecter ».

  1.3 Mot de passe oublié

Renseigner l’adresse e-mail du compte afin de recevoir un e-mail de réinitialisation du mot de passe.

Dans l’e-mail, cliquer sur « Réinitialiser votre mot de passe » pour en saisir un nouveau.

2. Gestion courante

  2.1 Présentation interface Armado

L’interface ARMADO a évolué pour une meilleure navigation. Le Tableau de bord comportant plusieurs raccourcis reste affiché à l’ouverture.

Par contre l’ensemble des gestions est maintenant accessible sur la gauche et restera affichée afin de vous faciliter la navigation entre les gestions et sous menu :

Sélectionner une gestion pour afficher les sous menu permettant de mieux cibler la recherche :

Sélectionner le sous menu pour afficher la liste du contenu. Utiliser les filtres proposés pour cibler la recherche :

Enfin cliquer sur le document pour faire apparaître le détail ainsi que les icônes d’action (dont certains sont également accessibles depuis la liste grâce au survol souris) :

Une section « Favoris » a été ajoutée en tête du menu de navigation pour faciliter l’accès aux gestions les plus utilisées. 
Pour l’alimenter, marquer n'importe quel élément du menu de navigation comme favori en cliquant sur son étoile.

Il suffira de re cliquer sur l’étoile pour le supprimer des favoris.

Remarque: cet affichage est personnel à chaque utilisateur

  2.2 Renvoi de l'e-mail d'activation pour les clients et les intérimaires

Pour renvoyer un e-mail d’activation, 

aller dans Intérimaires … Liste des intérimaires ou Clients … Liste des clients

Avec un survol souris de la fiche, cliquer sur l’icône « Renvoyer le mail d’activation ».

Un nouvel e-mail sera envoyé avec un lien d’activation valable 8 jours.

  2.3 Demandes aux intérimaires (informations, justificatifs, disponibilités...)

Vos intérimaires ont la possibilité de mettre à jour leurs données directement sur leur profil et de les partager ou non avec leurs agences.

Pour tout partage d’informations le profil de l’intérimaire devra être activé et public.

a) Demande d'informations

Si le profil de l’intérimaire est privé, vous pouvez lui demander de partager ces informations avec votre agence en allant 
dans Intérimaires … Listes des intérimaires … sélectionner un profil

Cliquer sur « Demander le partage du profil »

Un e-mail avertira l’intérimaire de votre demande.

b) Demande de justificatifs

Les intérimaires ont la possibilité d’intégrer leurs cartes et documents directement sur leur profil. 

Vous pouvez leur demander de partager un ou plusieurs documents avec votre agence en cliquant sur « Demander le partage du document » sur l’icône du document souhaité :

Un e-mail avertira l’intérimaire de votre demande et vous serez averti dès que les documents seront accessibles.

c) Demande de disponibilités

Retrouver les disponibilités des intérimaires dans leur Profil.

Cliquer sur « Demander le partage des disponibilités » pour demander à votre intérimaire le partage de ses disponibilités.

Un e-mail lui sera envoyé.

  3. Gestion des documents

  3.1 Visualiser ou télécharger un document

Visualiser et télécharger les documents grâce à la multi sélections en cochant la case à droite de chaque document :

ou bien cliquer sur les icônes prévues à cet effet sur chacune des lignes :

  3.2 Annoter ou commenter un document

Cliquer sur le document souhaité pour afficher le détail.

Différents onglets dépliables sont présents dans le volet s’ouvrant à droite.

En fonction de la nature du document, ils recensent les informations de ce dernier, de l’entreprise ou de l’intérimaire par exemple.

Dans le détail d’un document (contrat par exemple), il est possible d’annoter ou de poser une question à votre client ou intérimaire.

Remarque: L’annotation est personnelle, elle ne sera pas visible par votre intérimaire et votre client.

La notification des messages sera visible sur la page principale.

L’onglet « Historique » répertorie toutes les actions faites sur le document (date de dépôt, de visualisation, de signature, etc…)

  4. Paramétrage agence

  4.1 Mise en place du logo agence

Dans Profil … Mes agences, cliquer sur l’icône à côté du nom pour personnaliser votre photo. Procéder de même pour celui de l’agence.

  4.2 Paramétrage

a) Diffusion des actualités

Il est possible de diffuser des actualités ou des informations à l’ensemble de vos intérimaires ou clients depuis Paramètres … Actualités.

Cliquer sur le bouton « Créer ».

Dans l’assistant de création, indiquer les destinataires, la date de parution et le texte à diffuser.

Valider la saisie par le bouton « Enregistrer ».

Il sera possible de voir le nombre de vues des actualités :

b) CGV et CTT

Pour ajouter vos CGV & CTT aller dans Paramètres … CGV & CTT.

Cliquer sur le bouton « Ajouter un document ».

Dans l’assistant d’ajout, indiquer le type de document, la date de publication et insérer le document PDF en le glissant ou par le bouton « Sélectionner un fichier ».

Remarque : Si le document doit être appliqué à l’ensemble des agences cocher « Remplacer toutes les conditions particulières ».

Valider la saisie par le bouton « Valider ».

c) Relances

Pour mettre en place les relances automatiques des contrats non signés sur ARMADO il est possible de définir à partir de quel moment ARMADO doit envoyer les e-mails et le nombre de relances souhaitées (1, 2, 3 ou 4 en 48h) dans Paramètres … Paramètres, onglet « Relances » :

d) Factures

L’option dans Paramètres … Paramètres, onglet « Factures » permet d’afficher le statut de règlement (soldé / non soldé) sur la liste des factures côté Agence et côté Client.

e) Acompte

À l’activation de la gestion des acomptes dans Paramètres … Paramètres, onglet « Acomptes », choisir le ou les modes de paiement usuels de votre agence et rédiger le message destiné aux intérimaires lors de la saisie de leur demande d’acompte.

5. Gestion d'une organisation

  5.1 Création d'une organisation

Pour créer votre organisation, cliquer sur le bouton « Créer mon organisation  ».

Lire attentivement les étapes, cliquer sur « Suivant » puis sur « C’est parti ».
Une recherche de société est alors effectuée.

Cliquer sur le bouton « Suivant ».

Il faudra alors donner un nom à votre organisation (par exemple le nom de la société, de l’enseigne, du groupe).

L’adresse e-mail sera automatiquement créée. Elle permettra de faire le lien avec les nouvelles sociétés à activer.

Cliquer ensuite sur « Créer » .

  5.2 Gestion des utilisateurs

Dans Organisation … Utilisateurs, vous trouverez les utilisateurs déjà rattachés à votre organisation. 
Il est possible d’en ajouter d’autres en cliquant sur le bouton « Créer un utilisateur »

Au moment de la création de l’utilisateur, il est possible de lui ajouter un ou plusieurs rôles et de l’associer à une ou plusieurs sociétés. Ces informations sont modifiables à tout moment en cliquant sur la ligne de l’utilisateur concerné.

La flèche au niveau de la colonne Rôle permet un accès direct à l’ajout d’un rôle existant ou la création d’un nouveau rôle.

Pour chaque utilisateur, il est possible : 

• d’assigner un tag :

• de renvoyer l’e-mail d’activation (pour un utilisateur qui n’aurait pas activé son compte) :

• de supprimer l’utilisateur :

  5.3 Les rôles

Chaque gestion, document ou traitement sur ARMADO dispose maintenant de droit bien spécifique.

Créer autant de rôles que nécessaire et leur attribuer des droits. Ensuite associer chaque utilisateur à un rôle.
Ainsi, les utilisateurs associés à un rôle, n’auront les droits d’accès qu’aux éléments nécessaires à leur fonction.

Cliquer sur « Nouveau rôle » pour ajouter un nouveau rôle et :

• Définir un nom et choisir une couleur pour ce rôle ;

• Renseigner les permissions nécessaires à ce rôle ;

• Sélectionner les utilisateurs associés. Si à ce stade les utilisateurs ne sont pas créés, vous pourrez « Annuler » cette dernière étape mais le rôle sera quand même créé.

L’ajout d’utilisateurs pourra se faire à tout moment en cliquant sur les différents rôles et en allant dans l’onglet 

" Utilisateurs" ou bien directement depuis la fiche de l’utilisateur dans Organisation … Utilisateurs.

  5.4 Les tags

Les Tags permettent de réunir sous une même référence différents types de documents. Ils vous serviront également à restreindre la visibilité des documents qu’ils regroupent.

Exemple de tag : chantiers, centre de coûts, services, etc…

Cliquer sur « Nouveau Tag », et :

• Définir un nom, une description et choisir une couleur ;

• Sélectionner les utilisateurs associés. Si, à ce stade, les utilisateurs ne sont pas créés, vous pourrez « Annuler » cette dernière étape mais le tag sera quand même créé.

  L’ajout d’utilisateurs pourra se faire à tout moment en cliquant sur les différents tags et en allant dans l’onglet « Utilisateurs »  ou bien directement depuis la fiche de l’utilisateur.

L’onglet « Document » et « Traitements » permettent de visualiser les documents ou les traitements déjà tagués.

ATTENTION : L’application d’un Tag à un utilisateur va restreindre la visibilité de ses documents et processus sur ARMADO.

N’attribuez un Tag que lorsque vous souhaitez limiter l’accès à certains éléments bien particuliers, eux aussi tagués. L’utilisateur ne verra QUE les documents tagués dans les gestions où il a accès. 
Par exemple, un utilisateur ayant un tag « chantier » ne verra plus que les documents et processus avec le même tag « chantier  »

Remarque : L’ajout d’un nouveau Tag est également possible depuis chaque document :

  5.5 La vision d'ensemble

Comme son nom l’indique, cet affichage permet d’avoir une vision d’ensemble de votre organisation avec un accès direct aux Sociétés, Utilisateurs, Rôles et Tags.

a) L’onglet « Action en attente » met en valeur les sociétés qui ne sont pas encore reliées à votre organisation, les utilisateurs sans rôle ou les rôles sans utilisateur par exemple.

Remarque : Vous trouverez dans l’onglet « Fonctionnement » un rappel du fonctionnement de l’organisation avec des explications détaillées de chacune des fonctions.

b) Demande de fusion

La fusion de 2 organisations (A et B) permet d’intégrer les sociétés d’une autre organisation (dans notre exemple B) afin de compléter la vôtre et de travailler sous un référentiel unique.

 Cette fusion se fait dans Organisation … Vision d’ensemble… Demandes de fusion :     

Au moment de cliquer sur « Effectuer une demande de fusion », il vous faudra connaître l’e-mail de l’organisation B (adresse e-mail se terminant par @myarmado.fr) qui se trouve au niveau de « Adresse e-mail associée ». L’envoi d’un e-mail permettra d’obtenir ou non son accord et de procéder à la fusion.

Après fusion, les sociétés, rôles, tags, utilisateurs et l’ensemble des documents de l’organisation fusionnée (B) feront partie intégrante de votre organisation.

L’acceptation ou le refus d’une demande se passe au même endroit que la demande elle-même sur le compte du destinataire de la demande.

Si la demande est refusée par erreur, celle-ci pourra être renouvelée en reprenant le process complet de la demande de fusion.

ATTENTION : La fusion est irréversible, assurez vous préalablement qu’il est nécessaire de fusionner vos organisations entre elles.

Après la fusion, dans Organisation … Rôles / Tags et Utilisateur, il vous sera possible de distinguer les imports de l’organisation B, par la présence du nom de la société entre [..]