Armado - Guides utilisateur Client

1. Gestion d'un compte

  1.1 Activation du compte

Lorsque l’agence active la dématérialisation sur votre fiche client ou lors de la dématérialisation du premier document, un e-mail d’activation vous sera envoyé par l’agence.

Cliquer sur « Activez votre compte » pour créer votre espace utilisateur.

Le lien est valable 8 jours.

Saisir votre nom, prénom et mot de passe :

(Le mot de passe doit faire entre 8 et 60 caractères, contenir au moins une majuscule, une minuscule et un chiffre).

Votre login sera votre adresse e-mail.

  1.2 Connexion à Armado

Se rendre sur le portail Armado - Login

Renseigner l’e-mail du compte et saisir le mot de passe.

Cliquer sur « Se connecter ».

  1.3 Mot de passe oublié

Cliquer sur « Mot de passe oublié »

Renseigner l’adresse e-mail du compte afin de recevoir un e-mail de réinitialisation du mot de passe.

Dans l’e-mail, cliquer sur « Réinitialiser votre mot de passe » pour en saisir un nouveau.

2. Gestion des documents

  2.1 Présentation interface ARMADO

L’interface ARMADO a évolué pour une meilleure navigation. Le Tableau de bord comportant plusieurs raccourcis reste affiché à l’ouverture.

Par contre l’ensemble des gestions est maintenant accessible sur la gauche et restera affichée afin de vous facilitez la navigation entre les gestions et sous-menu :

Sélectionner une gestion pour afficher les sous menu permettant de mieux cibler la recherche :

Sélectionner le sous menu pour afficher la liste du contenu. Utiliser les filtres proposés pour cibler la recherche :

Enfin cliquer sur le document pour faire apparaître le détail ainsi que les icônes d’action (dont certains sont également accessibles depuis la liste grâce au survol souris) :

Une section « Favoris » a été ajoutée en tête du menu de navigation pour faciliter l’accès aux gestions les plus utilisées. 
Pour l’alimenter, marquer n'importe quel élément du menu de navigation comme favori en cliquant sur son étoile.

Il suffira de re cliquer sur l’étoile pour le supprimer des favoris.

Remarque: cet affichage est personnel à chaque utilisateur

  2.2 Visualiser ou télécharger un contrat

Visualiser et télécharger plusieurs documents grâce à la multi sélection en cochant la case à droite de chaque document :

ou bien cliquer sur les icônes prévues à cet effet sur chacune des lignes :

  2.3 Annoter ou commenter un contrat

Cliquer sur le document souhaité pour afficher le détail.

Différents onglets sont présents dans le volet s’ouvrant à droite.
En fonction de la nature du document, ils recensent les informations de ce dernier, de l’agence ou de l’intérimaire par exemple.

Dans le détail d’un document (contrat par exemple), il est possible d’annoter ou de poser une question à votre agence.

Remarque: L’annotation est personnelle, elle ne sera pas visible par votre agence.

La notification des messages sera visible sur la page principale.

L’onglet « Historique » répertorie toutes les actions faites sur le document (date de dépôt, de visualisation, de signature, etc…)

  2.4 Signer un contrat

Signer vos contrats en lot en sélectionnant chaque ligne puis cliquer sur « Signer » :

ou bien cliquer sur l’icône :

Pour des raisons de sécurité, votre mot de passe de connexion vous sera demandé :

ARMADO ouvre ensuite une pop-up afin de valider la signature via notre partenaire YouSign. Elle comporte les contrats sélectionnés, que l’on peut encore visualiser, avant de signer :

Cocher la case « En cochant cette case, je reconnais avoir pris connaissance de tous les documents ci-dessus et je certifie l’intégralité des données qui y sont renseignées »

puis cliquer sur le bouton « Signer le contrat ».

L’indication Contrat signé apparait en vert sur la ligne du contrat signée.

3. Gestion des relevés d'heures

  3.1 Accéder aux relevés d'heures

Utiliser le raccourci de votre tableau de bord pour accéder directement aux relevés d’heures, transmis par votre agence, à saisir sur la semaine en cours :

Il est également possible d’aller dans Traitements … Relevés d’heures pour accéder à la liste complète des relevés d’heures :

Remarque: La semaine en cours est indiquée en Bleu.

Cliquer sur le bloc de la semaine concernée pour accéder à la saisie :

On y retrouvera les RH déjà validés (en vert), les RH à saisir ou à valider (en jaune), les RH à saisir par l’intérimaire (en bleu) et les RH intégrés par l’agence (en violet).

  3.2 Saisir un relevé d'heures

Saisir les relevés d’heures en centièmes ou en minutes, activer le second champ de saisi pour les heures de nuit, afficher la souplesse, déplier tous les RH sont les options d’affichage disponible :

Remarque : Pour une saisie rapide jour par jour il est possible de tabuler.

Un accès direct au contrat est possible depuis le relevé d’heures :

Cliquer sur « Ajouter une prime » pour ajouter les primes paramètrées sur le contrat. L’ajout se fait prime par prime. Elle s’appliquent également sur les RH à venir de la mission

Pour enregistrer une absence : renseigner le motif de l’absence sur le jour concerné :

Le total d’heures de la semaine s’affiche en bout de ligne.

Le champ « Votre commentaire » permet de saisir un complément d'informations au sujet du relevé d’heures à destination de l’agence. Si l’intérimaire a saisi un commentaire il sera visible dans le champ « Commentaire de l’intérimaire ».

Visualiser le ou les justificatifs ajoutés par votre intérimaire :

Indiquer sur la dernière semaine du contrat, la date de fin de mission en cliquant sur « Fin de mission », indiquer la date et cliquer sur « Valider » :

ARMADO indique la prise en compte par un message :

Le bouton « Fin de mission », passera en orange. Cliquer dessus pour l’annuler en cas d’erreur.

Lorsque tous les éléments saisis sont corrects, cliquez sur « Valider le relevé d’heures » pour transmettre le relevé d’heures à l’agence.

Confirmer la saisie en cliquant sur « Oui ».

4. Prolongation de contrat

  4.1 Visualiser les contrats à prolonger

Pour accéder à la liste complète des prolongations de contrats, aller dans Traitements … Prolongations de contrats :

Remarque: Il est possible de filtrer sur les contrats se terminant sur la semaine en cours.

  4.2 Saisir une prolongation

La prolongation se fait contrat par contrat.

Sur le contrat à prolonger cliquer sur « Prolonger » pour faire une demande de prolongation

Saisir la nouvelle date de fin souhaitée :

Cliquer sur « Envoyer » pour notifier votre agence de la demande.

5. Gestion d'une organisation

  5.1 Création d'une organisation

Pour créer votre organisation, dans Organisation … Vision d’ensemble cliquer sur le bouton « Créer mon organisation  ».
 

Lire attentivement les étapes, cliquer sur « Suivant » puis sur « C’est parti ».
Une recherche de société est alors effectuée.

Cliquer sur le bouton « Suivant ».

Il faudra alors donner un nom à votre organisation (par exemple le nom de la société, de l’enseigne, du groupe).

L’adresse e-mail sera automatiquement créée. Elle permettra de faire le lien avec les nouvelles sociétés à activer.

Cliquer ensuite sur « Créer » .

  5.2 Gestion des utilisateurs

Dans Organisation … Utilisateurs, vous trouverez les utilisateurs déjà rattachés à votre organisation. 

Il est possible d’en ajouter d’autres en cliquant sur le bouton « Créer un utilisateur »

Renseigner l’adresse e-mail de l’utilisateur ainsi que son nom et prénom.

Cliquer ensuite sur l’utilisateur pour lui ajouter un ou plusieurs rôles et l’associer à une ou plusieurs sociétés. Ces informations sont modifiables à tout moment.

La flèche au niveau de la colonne « Rôle  » permet un accès direct à l’ajout d’un rôle existant ou la création d’un nouveau rôle :

Pour chaque utilisateur, il est possible : 

• d’assigner un tag :

• de renvoyer l’e-mail d’activation (pour un utilisateur qui n’aurait pas activé son compte) :

• de supprimer l’utilisateur :

  5.3 Les Rôles

Chaque gestion, document ou traitement sur ARMADO dispose maintenant de droit bien spécifique.

Créer autant de rôles que nécessaire et leur attribuer des droits. Ensuite associer chaque utilisateur à un rôle.

Ainsi, les utilisateurs associés à un rôle, n’auront les droits d’accès qu’aux éléments nécessaires à leur fonction.

Cliquer sur « Nouveau rôle » pour ajouter un nouveau rôle et :

• Définir un nom et choisir une couleur pour ce rôle ;

• Renseigner les permissions nécessaires à ce rôle ;

• Sélectionner les utilisateurs associés. Si à ce stade les utilisateurs ne sont pas créés, vous pourrez « Annuler » cette dernière étape mais le rôle sera quand même créé.

L’ajout d’utilisateurs pourra se faire à tout moment en cliquant sur les différents rôles et en allant dans l’onglet « Utilisateurs » ou bien directement depuis la fiche de l’utilisateur dans Organisation … Utilisateurs.

  5.4 Les Tags

Les Tags permettent de réunir sous une même référence différents types de documents. Ils vous serviront également à restreindre la visibilité des documents qu’ils regroupent.

Exemple de tag : chantiers, centre de coûts, services, etc…

Cliquer sur « Nouveau Tag », et :

• Définir un nom, une description et choisir une couleur ;

• Sélectionner les utilisateurs associés. Si, à ce stade, les utilisateurs ne sont pas créés, vous pourrez « Annuler » cette dernière étape mais le tag sera quand même créé.

  L’ajout d’utilisateurs pourra se faire à tout moment en cliquant sur les différents tags et en allant dans l’onglet « Utilisateurs »  ou bien directement depuis la fiche de l’utilisateur.

L’onglet « Document » et « Traitements » permettent de visualiser les documents ou les traitements déjà tagués.

ATTENTION : L’application d’un Tag à un utilisateur va restreindre la visibilité de ses documents et processus sur ARMADO.

N’attribuez un Tag que lorsque vous souhaitez limiter l’accès à certains éléments bien particuliers, eux aussi tagués. L’utilisateur ne verra QUE les documents tagués dans les gestions où il a accès.

Par exemple, un utilisateur ayant un tag « chantier » ne verra plus que les documents et processus avec le même tag « chantier »

Remarque : L’ajout d’un nouveau Tag est également possible depuis chaque document :

  5.5 La vision d'ensemble

Comme son nom l’indique, cet affichage permet d’avoir une vision d’ensemble de votre organisation avec un accès direct aux Sociétés, Utilisateurs, Rôles et Tags.

a) L’onglet « Action en attente » met en valeur les sociétés qui ne sont pas encore reliées à votre organisation, les utilisateurs sans rôle ou les rôles sans utilisateur par exemple.

Remarque : Vous trouverez dans l’onglet « Fonctionnement » un rappel du fonctionnement de l’organisation avec des explications détaillées de chacune des fonctions.

b) Demande de fusion

La fusion de 2 organisations (A et B) permet d’intégrer les sociétés d’une autre organisation (dans notre exemple B) afin de compléter la vôtre et de travailler sous un référentiel unique. 

Cette fusion se fait dans Organisation … Vision d’ensemble… Demandes de fusion : 

Au moment de cliquer sur « Effectuer une demande de fusion », il vous faudra connaître l’e-mail de l’organisation B (adresse e-mail se terminant par @myarmado.fr) qui se trouve au niveau de « Adresse e-mail associée ». 

L’envoi d’un e-mail permettra d’obtenir ou non son accord et de procéder à la fusion.