Configuration technique - Archivage numérique des factures

L’archivage numérique des factures est mis en place dans le but de satisfaire aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données.

IL FAUT UNE VERSION DE TEMPO AU MINIMUM DU 7 FÉVRIER 2024

Dans Fichiers ... Configuration technique ... Archivage numérique des documents

Pour activer l’archivage, cliquer sur . Le bouton passera en

• Renseigner un chemin d’accès pour archiver les factures,
• Et cocher ,
• Puis cliquer sur   ,

À savoir : Les factures présentes dans le dossier avant activation de l’archivage n’auront pas de fichier PDF associé.

Remarque : L’activation est à faire par dossier.

Dans Factures … Édition des factures

  1. L’édition d’une facture

Dans l’onglet « Factures à faire » :

 

Au moment de générer la facture définitive, TEMPO va enregistrer une copie du PDF créé (1 PDF par facture) dans le répertoire défini dans le paragraphe « Mise en place ».

Le nom du fichier PDF est du type : Fact_code dossier_n°facture.PDF

  2. La réédition d’une facture

Dans l’onglet « Les Factures faites » :

Au moment d’afficher le ou les factures, TEMPO va rechercher le/les PDF enregistrés pour le/les afficher.

Si l’archivage est activé, les affichages de factures seront uniquement effectués par l’outil de visualisation de PDF.

Remarque : La coche « Mettre la mention ‘Duplicata’ sur la facture » ne sera plus utilisable puisque TEMPO affiche le PDF généré au moment de l’édition de la facture définitive.

À savoir :

Imprimer … Archive des factures permet :

• D’archiver des factures éditées avant l’activation de l’Archivage numérique des documents (à la création des factures),

• De créer en format PDF un PDF déjà archivé qui remplacera le fichier d’origine en cas d’erreur mineur sur l’adresse du client par exemple (à condition que la facture n’ai pas été déjà diffusée).

Cette fiche documentaire a pour objet de vous apporter des informations complémentaires à la documentation ou à la formation suivie et correspond à des questions récurrentes.

Si vous avez besoin de mettre en place un paramétrage ou développer vos compétences sur ce sujet, nous vous recommandons vivement de vous adresser au service commercial par mail à commercial@enso-groupe.fr, qui pourra vous proposer un parcours de formation adapté ou bien une prestation personnalisée. L'information contenue dans ce document est fournie sans garantie d'aucune sorte, explicite ou implicite. Le client doit s'assurer que les consignes proposées répondent à son attente et assume le risque lié aux manipulations contenues dans ce document.