Gestion des Libellés

Le fichier des libellés est un fichier "TABLES".

Il  regroupe des informations servant à compléter les différents fichiers de base (intérimaires, client…..).

Ces tables font l’objet d’une codification précise et organisée qui permet une exploitation facile du logiciel.

Lorsque vous utilisez des codes alphabétiques nous vous conseillons vivement de définir une norme pour le code à utiliser (Exemple Code Qualification seront alphabétiques et comporteront 5 caractères obligatoirement).

Dans l’armoire à gauche on trouve la liste des différents libellés.

Un clic sur la table d’un libellé affiche dans la partie de droite de l’armoire les différents libellés de cette table.

Dans la partie droite on trouve en haut une zone de critère de recherche.

Cette recherche est contextuelle et permet de n’afficher que les libellés qui contiennent les éléments de la recherche.

Activité

Les libellés « Activité » permet de définir un code « Activité » utilisé dans les clients. Utiliser uniquement des codes numériques Codification de 1 à 255.

Cette « Activité » peut servir de référence à l’édition de certains états (Etat des marges par exemple)

Adresse Visite Médicale

Organisme et adresse de la visite médicale de l’E.T.T. et celles des clients. Mention obligatoire sur le contrat de travail et de mise à disposition. Utiliser uniquement des codes numériques. Le code 1 correspond en règle générale au centre de visite médicale dont dépend l’E.T.T.

Adresse Centre Sécu Salarié

Permet de répertorier les adresses des Centres de Sécurité Sociale des salariés. Nécessaire pour l’envoi des déclarations AT (accident de travail). Utiliser uniquement des codes numériques.

ANPE                                     

Permet de répertorier les différents Pôles Emploi (anciennement ANPE). Utilisé dans l’intérimaire pour les E.T.T.I. Utiliser uniquement des codes numériques.

APA DOETH                           

Permet de codifier le type de handicap et d’y affecter le taux horaire de prise en charge. Sert en fin d’année à établir pour votre client le document à joindre à sa DOETH. Utiliser uniquement des codes numériques.

APE / NAF 2008       

Codification comprenant 4 chiffres et 1 lettre correspondant à l’activité de l’entreprise. Code imposé par l’INSEE dont la table complète vous est fournie (Outils…ajout des standards).

Indispensable sur le Relevé DDTE.

Article Cadeau

Permet de répertorier les cadeaux faits aux clients (obligatoire fiscalement) et d’enregistrer les équipements de sécurité et les cadeaux distribués aux intérimaires. Code alphabétique ou numérique.

Carte Intérimaires

 Les codes 1 à 7 sont réservés par le logiciel et ne doivent pas être modifié.

Les codes suivants sont libres et permettent de gérer tous les documents autres  qui ont une date de péremption (ex : CACES, FIMO…..). Utiliser uniquement des codes numériques.  Attention pour un bon fonctionnement du logiciel il ne doit pas y avoir de rupture dans la numérotation de la table.

Commercial

Code et nom des commerciaux de l’E.T.T. Le code  peut correspondre aux initiales de la personne ou être un code numérique.

Compte de Vente                 

Permet une ventilation comptable des prestations de services en fonction du code export de la fiche client.

Consignes particulières       

Pour le client et les contrats onglet CONSIGNES. Permet d’ajouter un texte répétitif et indispensable à mentionner sur les contrats du client.

Pour une bonne organisation de votre fichier nous vous conseillons de regrouper les consignes par nature.

   Exemple :

            1 à 60           : caractéristique du poste de travail

            61 à 120          : salaire de référence

            121 à 180        : rémunération

            181 à 240        : facturation

Devise                                   

Code devise avec libellé et valeur

Utiliser de préférence les codes bancaires internationaux (EUR, USD…..)

Difficultés      Spécifique E.T.T.I.

Liste des difficultés que l’on souhaite noté sur la fiche de l’intérimaire concerné. Utiliser uniquement des codes numériques.

Échéance

Conditions de règlement des clients. Permet de calculer la date d’échéance de la facture en fonction de la date de facturation. Bien renseigner le nombre de jours qui permet le calcul de la date d’échéance de la facture.

Évènement Intérimaire       Spécifique ETTI

       Les codes 1 à 10 sont réservés par le logiciel et ne doivent pas être modifié.

Permet de répertorié les différents événements intérimaires. Utiliser pour les statistiques mensuelles et annuelles.

Grand Compte                      

Permet d’enregistrer la dénomination complète des codes utilisés pour la zone grand compte de la fiche client.

Ex : code TFE  libellé : Transport Frigorifiques Européens.

Le Grand Compte peut être aussi un code de regroupement pour l’édition de différents états (exemple Marge Globale).

Justificatif                            

Permet de répertorier des justificatifs de contrat qui seront souvent utilisés. Lors de la saisie de contrat ces justificatifs pourront être complétés. Code Alphabétique ou code numérique.

Nationalité                            

Code nationalité sur 2 caractères FR pour française Etc.

Les colonnes CEE et ETT doivent impérativement être remplies. La barre grise en bas de la fenêtre permet de connaître le code à affecter à la nationalité.

Sur le relevé DDTE le code nationalité doit obligatoirement figurer (01 correspond au Français)

   Code CEE 

·         1 = France

·         2 = CEE

·         3 = autres cas

  Code ETT

·         01 = Français

·         02 = Algérien

·         12 = Tunisien

·         13 = Marocain

·         14 = ressortissant des pays d’Afrique noire

·         15 = Vietnamien, Cambodgien, Laotien

·         21 = Italien

·         22 = Espagnol

·         23 = Portugais

·         24 = ressortissant des autres pays de l’union européenne (Allemagne, Angleterre, Belgique, Danemark, Grèce, Irlande, Luxembourg, Pays-Bas, Autriche, Finlande, Suède, Chypre, Hongrie, Estonie, Pologne, République Tchèque, Slovénie, Lettonie, Lituanie, Slovaquie, Malte)

·         31 = ressortissant des pays de l’Europe de l’est

·         40 = autres pays ou apatride

Si votre fichier des nationalités n’est pas sur 2 Caractères Alphabétiques un utilitaire vous permet de le mettre à jour. Un seul impératif le libellé de la nationalité doit être juste Exemple Camerounaise et non Cameroun ou Camerounais. Pour utiliser l’utilitaire cliquez sur le bouton outils puis sur Ajouter les libellés standard. (Nous vous conseillons vivement d’effectuer une sauvegarde avant de faire cette manipulation. De plus aucun utilisateur ne devra travailler sur Tempo ni sur Banco au moment de cette manipulation en dehors de l’utilisateur qui effectue le changement de fichier des nationalités.)

Niveau Qualif. ASSEDIC      

Code donné par les ASSEDIC.

Il y en a 9 : de 0 à 8, ne pas les modifier, ne pas en ajouter

Numéros                               

Endroit ou le logiciel mémorise les derniers numéros de Facture, Contrats, etc.…

Cette zone ne doit jamais être modifiée.

Partenaires

Pour les ETTI. Permet de codifier les différents organismes qui suivent les salariés en amont.

Pays de naissance                

Code du pays de naissance sur 2 caractères FR pour française Etc.

Ne pas modifier. Utiliser dans la fiche intérimaire et pour l’établissement de la dads de fin d’année.

Poste de travail        

Permet de répertorier des postes de travail du contrat qui seront souvent utilisés. Lors de la saisie de contrat ces postes de travail pourront être complétés. Code Alphabétique ou code numérique.

Qualification                         

Permet de codifier l’ensemble des qualifications et ou compétences à attribuer à vos salariés. A chaque qualification doit correspondre un code Pcs. Nous vous conseillons vivement d’utiliser un code alphabétique sur 5 caractères pour l’optimisation de votre fichier. (Voir Documentation création d’une qualification).

Recruteur

Permet de codifier les recruteurs. Code et nom des recruteurs de l’E.T.T. Le code  peut correspondre aux initiales de la personne ou être un code numérique. Utiliser dans la fiche intérimaire.

Règlement                            

Mode de règlement des clients  (Chèque Traite etc.)  De 01 à 99.

Spécialités                            

Code spécialité des clients (BATI pour Bâtiment, INDU pour industrie, CHIM pour industrie chimique etc.) permet une recherche de clients par spécialité.

Ne pas confondre avec les qualifications des intérimaires.

Tuteur

Pour les ETTI. Permet de codifier les tuteurs. Code et nom du tuteur qui suit le salarié.

Type d’activité Spécifique ETTI

Liste fixe.

Type d’entretien Spécifique ETTI

Permet de codifier les différents types d’entretien concernant le suivi professionnel et social du salarié. Utiliser uniquement des codes numériques.

Type de client                       

Code qui permet d’enregistrer les différentes formes juridiques des clients. On peut enregistrer une liste prédéfinie par Outils…ajout des standards. Utiliser uniquement des codes numériques.

Zone d’Activités

Permet de définir des zones géographiques, d’implantation des clients ou de lieux de travail des intérimaires. Le code peut être numérique, alphabétique ou alphanumérique. Ce critère pourra servir soit dans la recherche des intérimaires soit dans la recherche des spécialités client.

Pour la région parisienne ce fichier table peut servir à la gestion du remboursement quotidien de la carte orange.

Zone de transport                

Paramétrage des zones de transport URSSAF en fonction des différents taux. Sera affectée à chaque contrat en fonction du lieu de mission. Affecte le salaire brut dû sur le contrat à un cumul de paye (Banco) pour le calcul de la cotisation taxe transport. Ne pas modifier.

Si vous avez mis en place la taxe transports par commune ce fichier n’est pas utilisé.

Par un clic droit sur le bouton ou un clic sur le bouton  vous accédez au menu :

Options de présentation : changement d’orientation et de police  

Comment imprimer : cliquer sur laser ou matricielle selon votre imprimante pour imprimer, ou aperçu avant impression pour visualiser le document à l’écran.  

Quoi imprimer :

Liste des libellés : Edition de la liste en fonction des critères sélectionnés.

Par le bouton vous accédez à :

: Le logiciel bascule les informations de l’édition vers Excel.

: Permet d’accéder à « Mes dossiers » (Voir documentation Mes dossiers)

: Permet de fusionner un fichier au format Excel provenant d’un autre dossier avec le fichier existant du dossier.

: Permet d’importer un fichier au format Excel d’un endroit précis de votre disque dur à condition d’avoir exporter  le fichier sur votre disque dur au préalable.

: Permet de faire une sortie au format Txt d’un fichier sur un endroit précis de votre disque dur à condition d’avoir créer le dossier sur votre disque dur au préalable.

: Permet de remplacer le fichier existant par le fichier standard. Disponible uniquement sur certaines gestions de libellés.

: Permet de déployer un libellé à sur l’ensemble des dossiers présents sur la directory Plde7.

: Disponible uniquement pour la gestion des libellés Adresse de visite médicale. Intègre le fichier départemental des centres de visite médicale.

: Disponible uniquement pour la gestion des libellés Adresse de visite médicale. Intègre le fichier national des centres de visite médicale.

: Permet de sauvegarder en soap les libellés bloqués (onglet paramètres – Voir la documentation Gestion des droits sur le fichier libellé). La sauvegarde Soap permet de sauvegarder un fichier ou une partie de fichier par sélection avec une clé de cryptage sur un serveur et de la restaurer sur un autre dossier avec la même clé de cryptage.

: Permet de restaurer en soap le fichier précédemment sauvegardé par cette méthode.

Par un clic droit sur le bouton   vous accédez au menu  paramètres du fichier libellés.

Vous pouvez autoriser ou non  la création, la modification et la suppression sur tout ou partie du fichier libellés.

Vous pouvez autoriser ou non  la sauvegarde en Soap de tout ou partie du fichier libellés.

La mise en place est décrite dans la documentation Gestion des droits sur le fichier libellés.

Cette fiche documentaire a pour objet de vous apporter des informations complémentaires à la documentation ou à la formation suivie et correspond à des questions récurrentes.

Si vous avez besoin de mettre en place un paramétrage ou développer vos compétences sur ce sujet, nous vous recommandons vivement de vous adresser au service commercial par mail à commercial@enso-groupe.fr, qui pourra vous proposer un parcours de formation adapté ou bien une prestation personnalisée. L'information contenue dans ce document est fournie sans garantie d'aucune sorte, explicite ou implicite. Le client doit s'assurer que les consignes proposées répondent à son attente et assume le risque lié aux manipulations contenues dans ce document.