Création d'une fiche intérimaire

La création d’une fiche candidat ou intérimaire passe par différents onglets à compléter. Il n’est pas impératif de tout compléter dès la création de la fiche mais les 2 premiers onglets permettent de gagner du temps dans les étapes suivantes telles que la création de contrat et la saisie d’heures.

Un Candidat devient automatiquement intérimaire lors de la saisie de son premier contrat.

Il est possible de supprimer un candidat, par le bouton ou par la touche F6.

Si l’on tente de « Supprimer » un intérimaire, un message vous indique que c’est impossible :

Pour modifier une fiche intérimaire, rechercher la fiche à modifier, positionnez vous dans la zone que vous souhaitez modifier.

Saisissez les données à modifier et validez avec la souris sur ou au clavier par la touche Entrée / Enter.

Le logiciel vous indique que vous êtes en cours de modification par un intitulé rouge au bas de la fenêtre :

   1.    Recherche d’un intérimaire, fonctionnement de l’armoire

L’armoire dans la partie gauche de la fenêtre constitue la base de données de tous vos intérimaires et candidats. Il est possible d’y faire des recherches de différentes manières.

: cet entonnoir apparait en haut à droite de l’armoire lors de tri. Il permet d’annuler le filtre en cours et de retrouver tous les intérimaires dans l’armoire.

Cette information, en bas de l’armoire, va vous permettre de voir combien d’intérimaires sont dans votre armoire.

Vous accédez au premier intérimaire de votre armoire.

Vous accédez au dernier intérimaire de votre armoire.

Vous accédez à l’intérimaire précédent.

Vous accédez à l’intérimaire suivant.

      a)   Recherche simple

·      Par nom : taper les premières lettres du nom de l’intérimaire dans cette case :

  puis cliquer sur  ou la touche ENTER de votre clavier. Cette recherche va s’effectuer en mode « qui commence par »,

 exemple :

·      Par « contient » : Utiliser la petite flèche à droite de Nom pour changer de recherche :

      et sélectionner le contient :

Il sert à chercher un intérimaire selon des lettres contenues dans son nom et pas uniquement au début. Il est intéressant par exemple pour rechercher quelqu’un suivant son prénom.

Taper alors les lettres recherchées, puis sur ENTER.

Exemple : 

·         Par numéro de salarié ou intérimaire : le numéro de salarié est celui de Banco et le numéro intérimaire est celui de Tempo.

·         Par Ville et Code Postal : Pour retrouver un lot d’intérimaire à partir de leur situation géographique.

Exemple : 

       b)    Recherche prédéfinie 

On peut également effectuer des sélections par l’onglet  

On retrouve notamment dans cette liste : 

Tous : Toutes les personnes (les candidats et les intérimaires).

Sous Contrat : Uniquement les personnes ayant un contrat pendant la période sélectionnée.

Les intérimaires créées… : Uniquement les intérimaires créés depuis une certaine date. (Cette date peut être modifiée, dans l’armoire des intérimaires, recherche avancée, Nbre jours Nv). Ayant des rubriques Personnelles : Uniquement les personnes ayant des rubriques personnelles (une personne qui a déjà eu une paye).

Les intérimaires Cochés : Uniquement les intérimaires cochés, c’est vous qui donnez une définition à cette case, se trouve en bas à droite de la fiche intérimaire.

Les nouvelles saisies candidat : Uniquement les intérimaires créés via la saisie rapide dans la saisie des passages

Les intérimaires –RechQualif : Les intérimaires exclus de la recherche de qualification : pour les exclure, coche en bas à droite de la fiche intérimaire.

Les intérimaires ayant des RIB différents (Tempo/Banco) : Pour faire des vérifications de cohérence des RIB entre Tempo et Banco, devrait être vide.

Les intérimaires ayant n° sécu <>dates de naissance : Pour vérifier si pas d’incohérence entre la date de naissance et le numéro de sécurité social

Les intérimaires de + 65 ans : Pour les statistiques selon les âges

Les intérimaires de 50 ans et + : Pour les statistique selon les âges

Les intérimaires sous contrat aujourd’hui : Intérimaires dont le contrat couvre la date du jour

Les intérimaires présents les 3 derniers mois : Intérimaires qui ont eu un contrat durant les 3 derniers mois

Les intérimaires ayant un accès synchro : Développement spécifique  pour une saisie des heures à distances par l’entreprise utilisatrice, c’est une option (payante)

Les intérimaires ayant un CET : Uniquement les intérimaires disposant d’un CET, c’est une option (payante)

Les intérimaires une demande de carte de retrait en cours : Intérimaires ayant une demande de carte de retrait en cours

Les intérimaires ayant des RIB faux (des contrats de l’année) : Uniquement les intérimaires avec des contrats dans l’année

Les intérimaires ayant des papiers en cour de vérification à la préfecture : Uniquement les intérimaires à qui vous avez envoyé une demande de vérification auprès de la préfecture.

Les intérimaires ayant une coche Envoi vers Armado : Uniquement les intérimaires qui disposent de l’envoi d’informations sur la plate forme de dématérialisation, c’est une option (payante)

c)    Recherche avancée

La recherche se fera par l’utilisation de l’armoire qui permet d’effectuer des sélections : : Cette fenêtre va vous permettre de faire des recherches en fonction des différents critères que vous avez sélectionnés :

On pourra sélectionner les candidats, les intérimaires, les exclus ou les bannis.

Les personnes disponibles, les indisponibles ou les sorties.

Les anniversaires de la journée ou du mois en cours.

Les visites du jour ou du mois en cours.

Les hommes ou les femmes.

Les célibataires, les mariés(es)…

Choisir le mode de paiement, virements, chèques…

Si acompte mensuel, hebdomadaire…

Candidats ou intérimaires avec une adresse ou non

Choisir le type de locomotion, voiture, moto…

Pour faire la recherche sur une ou plusieurs cartes

Faire la recherche sur un numéro de sécurité social

Sélectionner une catégorie de paie, Intérimaire, Cadre…

Pour faire la recherche d’un intérimaire par rapport à une rubrique

Permet de sélectionner d’autres critères (il y a deux pages de critères) : En fonction de la nationalité, d’un numéro de badge, de la qualification…

Définit le nombre de jours où l’on va revenir en arrière dans la recherche prédéfinie, dans le but de rechercher les intérimaires créés depuis une certaine date. Exemple :

Cette coche vous permet de retirer de votre armoire la ville où habite l’intérimaire.

Cliquer sur une fois que vous avez choisi vos critères de sélection, pour le retrouver dans votre armoire des intérimaires.

En cliquant sur le lien : vous pouvez mémoriser votre sélection, soit dans une nouvelle sélection (il faudra lui donner un nom) ou alors en l’enregistrant directement. Le logiciel vous enregistrera votre sélection dans le volet.

: Va vous permettre d’annuler votre sélection. Toutes les cases que vous aviez cochées disparaissent.

   2.    Composition d’une fiche intérimaire :

La fiche intérimaire se décompose en 7 onglets concernant les renseignements généraux du candidat/intérimaire :

1^ère série d’onglet :

Général, Etat Civil et banque, Cartes et documents, Qualifications, DocEnv, CV, Entretien, (Sms, CET si souscrit à ces options)

Lors de la Création d’une nouvelle fiche les 2 premiers onglets sont obligatoires.

2è série d’onglet :

Cliquer sur l’onglet pour avoir accès à la suite des onglets :

Contrats : Est généré automatiquement par la saisie des contrats de missions.

Relevés d’heures : Est généré automatiquement par la saisie des Relevés d’Heures.

Suivis de mission : Permet la saisie du suivi de mission, contrat par contrat. Permet de mettre, les inadéquations entre client et intérimaire.

IFM et ICP : Est généré automatiquement par la saisie des Relevés d’Heures.

Passages : Est généré automatiquement par la saisie des passages (voir Intérimaires…Saisie des Passages ou par la touche F11)

Equip-Cad : Permet de référencer les équipements (chaussures, gants…) ou cadeau donné aux intérimaires.

P.A – Cde : Est généré automatiquement lors des propositions actives ou des commandes via les gestions des commandes ou la gestion propositions actives.

    3.  Création d'une fiche candidat / Intérimaire :

Cliquez sur le bouton ou appuyez sur la touche F4 pour « Ajouter » un candidat.

Le programme affiche cette fenêtre :

Passez d’une zone à une autre à l’aide de la touche tabulation :

Civilité : Choisir par le bouton : M, Mme ou Mlle.

Numéro d’intérimaire : Il se met automatiquement. C’est le numéro qui suit le dernier candidat ou intérimaire que vous avez inscrit.

Ce code qui est attribué par le programme, il est important, car il correspond à celui qui sera ensuite attribué dans Banco (Paye). On optera de préférence pour des codes identiques (coche dans les paramètres généraux).

Mettre le nom et prénom de votre candidat ou intérimaire, puis cliquer sur.

Vous êtes ensuite basculé sur le 1^er onglet de la fiche intérimaire, le mode ajout se matérialise par un libellé rouge en bas de fenêtre :

Le fichier des intérimaires contient les fiches des candidats et des intérimaires.

Intérimaire N° : Numéro attribué automatiquement par le programme.

2^ème  N° : Numéro attribué automatiquement par le programme dès la création du premier contrat.

Peux être identique en fonction des options de paramétrage choisi dans le dossier (voir Fichier…Paramètres).

   1.    Statut de la fiche

Candidat : La fiche est enregistrée avec le statut de candidat .

Intérimaire : Ce statut se transforme automatiquement en Intérimaire dès lors que le premier contrat est fait pour cette personne.

… : Permet d’exclure un intérimaire avec qui vous ne voulez plus travailler. Par défaut, il ne sera plus dans l’armoire. Pour le retrouver, utiliser la recherche avancée.

B : Permet également d’exclure un intérimaire. Pour réactiver le dossier de cette personne, il faut que l’utilisateur disposant du profil _Admin se connecte pour le réintégrer dans le fichier.

   2.    Nom et adresse

Civilité : Mr, Mme ou Mlle, est directement généré par le programme.

Nom et Prénoms : Le nom et le prénom sont directement générés dans les cases.

On dispose d’une deuxième ligne, pour la suite du nom. Obligatoirement séparé par 2 espace pour faire la différence entre un nom composé et nom-prénom.

Adresse : 2 lignes d’adresse possible.

Plan : Lien direct sur « Via Michelin » qui permet de créer et d’imprimer des itinéraires (ex : lieu d’habitation / lieu de mission), ou « Google Map » pour les DOM TOM.

Code postal, ville : On donne le code postal, on tabule, et le logiciel va proposer différentes villes possibles ou inversement.

Pays : Si le pays est la France, cette case est facultative.

   3.    Photo

Vous pouvez scanner, photographier, insérer une photo d’un fichier (ne pas oublier d’installer votre matériel avant de pouvoir l’utiliser)

1.    : Permet de scanner.

2.    : Permet de photographier avec une webcam.

3.    : Permet d’insérer une photo à partir d’un fichier.

4.    : Permet d’agrandir la photo.

5.    : Permet de supprimer les photos.

La petite oreillette en haut à droite de la photo : Permet de gérer l’image : Imprimer, envoyer par email…

   4.    Téléphones et e-mail

Lorsque vous cliquez sur le libellé « Téléphones et e-mail », vous pouvez modifier les intitulés pour organiser l’ordre des n° de téléphone.

Ainsi « Tél 1 » peut devenir « Tél portable » : Attention ceci ne peut être fait qu’une seule fois, en effet ces libellés seront modifiés sur toutes les fiches   intérimaires.

Tél 1, Tél 2… : Numéros de Téléphones 3 lignes disponibles, possibilité de rajouter, à coté du numéro un texte alphabétique.

Adresse e-mail : Mettre l’adresse e-mail de votre candidat. En cliquant sur Adresse e-mail vous ouvrez directement votre messagerie Outlook pour envoyer un e-mail à ce candidat/intérimaire.

   5.    Options et habilitations

Les libellés de ces zones sont modifiables suivant l’activité de l’agence mais uniquement au démarrage du dossier. Lorsque vous cliquez sur le libellé « Options et habilitations » ou par Fichier…Habilitations, vous pouvez modifier les intitulés.

Ainsi « accepte nuit » peut devenir « accepte WE » : Attention ceci ne peut être fait qu’une seule fois, en effet ces libellés seront modifiés sur toutes les fiches intérimaires.

Ces informations serviront d’éléments de recherche complémentaires dans la recherche de qualifications.

   6.    Les Disponibilités

Il est possible de noter les disponibilités d’un intérimaire si elles sont particulières et récurrentes : par exemple, disponible uniquement les week-ends ou uniquement les matins. Dans ce cas, on cochera les cases correspondantes, ou on cliquera sur les liens bleus : ou dans notre exemple.

Lorsque l’on clique sur le libellé s’ouvre la fiche mensuelle de l’intérimaire. Il vous est possible d’ajouter des disponibilités ou indisponibilités par semaine :

Lors d’une recherche de qualification, le logiciel tiendra compte de cette absence et vous la signalera dans la colonne « NvDi » et dans le bouton « Attention » de la recherche par qualification.

Explication des coches :

Disponible : C’est une personne qui nous précise qu’elle est disponible sur une période donnée.

Indisponible : C’est une personne qui nous précise qu’elle n’est pas disponible sur une période donnée.

libre : Cela concerne les personnes pour lesquelles on ne connait pas les disponibilités.

Le lien : il permet la visualisation des heures saisies sur l’intérimaire sur le mois :

Il vous est possible d’ajouter une absence, par le lien bleu .

Préciser la date et le motif de l’absence en le choisissant dans le menu déroulant. Puis cliquer sur ajout d’une absence. 

Elle apparaitra sous cette forme :

Lors d’une recherche de qualification, le logiciel tient compte de cette absence et vous la signalera dans le bouton « Attention » de la recherche par qualification.

On retrouve aussi cette information dans les relevés d’heures, dans la colonne « Ab ». Cette info vous permet de ne pas oublier de renseigner le code absence de votre intérimaire.

Zone : Facultatif – Vous pouvez affecter une zone géographique à vos intérimaires afin d’effectuer la recherche du personnel en fonction de ce critère de sélection. C’est la zone d’habitation de votre intérimaire.

Elle sert à rapprocher un intérimaire et un client de la même zone.

Elle fonctionne par le biais d’une liste personnalisable commune aux clients et aux intérimaires. Pour la compléter, cliquer sur F1.

Cette zone peut également se géré automatiquement pour la gestion des cartes oranges.

Moyen de locomotion : Ouvrir la fenêtre par et choisir le moyen de locomotion dont dispose le salarié. Ce moyen devient un critère de sélection dans la recherche par qualification.

Libre- Non libre - Sortie:

Libre : Le candidat est disponible.

Non Libre : Le candidat est momentanément indisponible (CDD par exemple).

Sorti : Le candidat ou intérimaire est indisponible temporairement. C’est quelqu’un avec qui je souhaite à nouveau travailler. En cas de nouvelle disponibilité on pourra lui redonner une mission, en le rebasculant en « Libre ».

Ces coches sont à gérer entièrement manuellement et tous les intérimaires apparaissent dans tous les cas dans l’armoire par défaut.

Note :

Rajout de 3 niveaux sur l’onglet général de la fiche intérimaire : permet de mettre une note à l’intérimaire (pas de recherche possible sur cette info)

   7.    Dates

Visite médicale : Saisir la date de la dernière visite médicale passée.

: Donner la durée de validité de la Visite Médicale en mois (6, 12, 18 ou 24 mois)

Dernière DPAE : Date de la dernière DUE faite, elle se met automatiquement dans la case.

Le lien permet d’enregistrer une DUE à faire :

Remplir la date et l’heure et ce rappel se mettra dans le thème attestations… DPAE enregistrée, onglet DPAE enregistrée.

Date Entrée : Générée par le programme. C’est la date à laquelle vous avez saisie la fiche

de votre candidat ou intérimaire. De plus, s’indique l’utilisateur qui a saisi la fiche.

Exemple :

Premier contrat : Généré par le programme. C’est la date de fin du premier contrat.

Dernier Contrat : Généré par le programme. C’est la date de fin du dernier contrat.

Signature CdGen : On utilise cette fonction, lorsque l'on fait signer les conditions générales (au dos du contrat de mise à disposition) à l'intérimaire une seule fois. La signature est valable pendant 12 mois. Pour activer cette fonction, aller dans Fichier… Paramètres et cocher l’option n°32 :

Code Apa/Doeth : Cette case est à renseigner pour les travailleurs handicapés. On y accède par la touche F1. Le type d’handicap est défini par l’agence.

Cases à cocher :

: Cette fonction vous permet de « Coché » vos intérimaires. La fonction de cette case est définie par l’agence. C’est vous qui choisissez ce que représente cette case.

Ex : Les intérimaires « VIP ».

: La case est automatiquement cochée quand la fiche intérimaire est saisie à partir de la saisie des passages ou lorsque la fiche provient du logiciel Cévéo. La case est à décocher après mise à jour de la fiche intérimaire.

: Cette fonction permet d’exclure cet intérimaire de la recherche par qualifications

: En cas de multi-agence, il est possible de « prêter un intérimaire » à une autre agence du groupe. Ce dernier apparaitra en rouge dans la recherche par qualifications. On indiquera le nom de l’agence qui emploi le salarié. La bulle qui s’affiche nous rappelle chez qui se trouve l’intérimaire :

   1.    Etat civil :

Date de naissance : Sous la forme jj/mm/aaaa. Vous pouvez taper les dates manuellement ou à l’aide du calendrier. On y accède par le bouton

Dépt : département de naissance, 99 si étranger

Né(e) à : Ville de naissance.

N° sécurité sociale : Numéro de sécurité sociale, on ne renseigne cette zone que si on dispose du numéro complet (13 chiffres). A défaut on ne mettra que le premier caractère, 1 = Homme, 2 = Femme. En cliquant sur le libellé bleu le logiciel retrouve automatiquement les premiers chiffres.

Situation familiale : On utilise la recherche par dans la table existante.

Pays de naissance : On utilise la recherche par dans la table existante ou on tape les premières lettres du pays (voir Fichier…libellés…pays de naissance). Obligatoire.

Nom de jeune fille : si le numéro de sécurité social commence par 2, ce chams apparait.

Nombre d’enfants : Nombre d’enfants ou de personnes à charge.

Sexe : Homme ou Femme.

Nationalité : On utilise la recherche par dans la table existante ou on tape les premières lettres de la nationalité (voir Fichier…libellés…nationalité). Obligatoire.

Badge de sécurité : Numéro du badge de sécurité ou de clé par exemple.

Il sera édité sur le contrat.

Badge donné le / Badge rendu le : Date à laquelle on a donné et repris le badge, la clé…

   2.    Banque et mode de paiement

Il est possible de renseigner deux modes de paiement différent par intérimaire : un pour les acomptes et un pour les paies :

Acomptes par : Dans la première case : Mode de règlement demandé par l’intérimaire pour ses acomptes. Les cases à droite correspondent au RIB de l’intérimaire, à renseigner uniquement si le mode de paiement est le virement.

Dom (Domiciliation) : Nom et adresse de la banque.

Paies par : Dans la première case : Mode de règlement demandé par l’intérimaire pour sa paie. Les cases à droite correspondent au RIB de l’intérimaire.

Le lien bleu vous permet d’affecter le même RIB aux paies que celui des acomptes.

Dom (Domiciliation) : Nom et adresse de la banque.

Bénéficiaire : A remplir seulement si l’intérimaire n’est pas la personne qui va encaisser le chèque, nécessite obligatoirement une autorisation écrite du salarié.

Ref Carte : A compléter si l’intérimaire utilise une carte de retrait de la Société Générale, noter la référence de la carte.

Bulletin paye par mail : cocher si le salarié souhaite toujours son bulletin de paie par mail.

Bulletin paye + Contrat en pdf : permets de déposer les documents sur Armardo (nécessite d’avoir le logiciel)

   3.    Acompte

Ce paramétrage est facultatif, en ne remplissant rien, la saisie d’acompte sera manuelle. Utiliser cette fonction uniquement pour automatiser la demande d’acompte.

Manuel : C’est l’utilisateur qui déclenche systématiquement l’acompte.

Automatique : Ce salarié sera toujours la liste de proposition d’acompte.

Interdit : Ce salarié n’a jamais droit à un acompte.  

Maxi autorisé : Indiquer le montant maximum à donner par acompte pour cet intérimaire.

Demande d’acompte : Lorsque vous cliquez sur le lien bleu , vous êtes relié à la gestion de demande d’acompte et pouvez la saisir en direct. En notant un montant dans la case, à chaque saisie d’acompte si l’acompte est automatique (1^ère case), ce montant sera proposé.

Fréq : Le nombre d’acomptes autorisé pour cet intérimaire, par semaine. Facultatif.

Par exemple : 1 pour un acompte par semaine, 2 pour un acompte tous les 15 jours…

Prm spé : N° de prime (voir Fichier…prime ou F1) à ajouter à tous les relevés d’heures du salarié. Ex : Prime de Fidélité.

Rub. spé : N° de rubrique (voir Paie…rubriques générales ou F1) à attribuer à cet intérimaire en particulier. Ex : Saisie arrêt.

   4.    Divers

Adresse courrier : Adresse fiscale. On saisie ici l’adresse de l’envoi du courrier, si elle est différente de l’adresse enregistré dans l’onglet « Général ».

Les documents officiels lui sont envoyés directement.

Agence : Numéro d’agence de paie d’appartenance du salarié (si plusieurs agences)

Web : Numéro d’accès au Site PLD, ne pas renseigner cette case.

Automatisme : Permet de créer un automatisme par salarié pour les IFM et / ou ICP :

-          IFM/ICP standard : Applique la règle du dossier (voir Fichier…Paramètres).

-          ICP/Mois : On paye les ICP tous les mois à cet intérimaire.

-          IFM/Mois : On paye les ICP et les IFM tous les mois à cet intérimaire.

-          IFM fin de mission: On paye les ICP et les IFM en fin de mission.

Centre de sécurité sociale : Centre de sécurité sociale dont dépend l’intérimaire à rechercher par le menu déroulant ou F1 dans la table existante (voir Ficher…Libellé…adresse centre de Sécu. Salarié). Liste personnalisable à créer.

Catégorie de paie : Va définir la catégorie de paie de l’intérimaire (Intérim, Cadre, Retraité…). Permet d’affecter les cotisations sociales (rubriques 3000 et suivantes de Banco) applicables à cet intérimaire sur la paie.

Recruteur : Personne de l’agence qui à reçu l’intérimaire (on y accède par F1 ou en cliquant sur le lien bleu). Liste personnalisable à créer.

Ag.Anpe : Code de l’agence ANPE qui suit l’intérimaire et le nom du coordinateur.

Ce tableau liste dans la partie haute toutes les cartes et documents saisis pour cet intérimaire :

D’un coup d’œil vous voyez toutes les informations nécessaires. Pour voir le détail de l’une des cartes, cliquez sur celle-ci et regardez l’écran situé juste en dessous.

   1.    Ajout d’un document :

Pour créer un document, cliquer sur le bouton . Le document se complète dans la partie basse de la fenêtre et lorsqu’on le valide, il se rajoute dans la partie haute :

Type de document : Utiliser le menu déroulant pour choisir la carte dans la liste préétablie. S’il n’existe pas, cliquer sur le lien , vous pouvez alors créer une carte ou un document qui n’est pas encore dans la liste par le bouton « Ajouter », puis terminer votre saisie par le bouton « Valider ».

Date de délivrance : Date d’établissement du document.

Date de fin de validité : Date de péremption du document (pour un CACES par exemple).

Ces dates sont très importantes car elles vous permettront de gérer l’échéance de vos documents.

Si la date de fin de validité de l’un de vos documents est dépassée vous verrez, en rouge un message défilé dans l’onglet général de votre intérimaire ou lors de la saisie d’un contrat ou d’un relevé d’heures : .

Pour une carte sans date de fin de validité : rajout d’une  case  « permanent » à cocher

la carte sans date de fin était considérée comme expirée dans la recherche qualification

Attention : N’oubliez pas de vérifier régulièrement grâce à la gestion Intérimaires/Cartes à expiration, que les documents sont à jour. Ces contrôles réguliers sont très importants notamment pour les permis.

Visé par : C’est la personne qui a contrôlé le document.

Visé le : Date du contrôle.

Lorsque vous cliquez sur Visé par : le logiciel incrémente ces deux zones avec le nom de l’utilisateur et la date du jour.

Référence : Permet de noter des références, par exemple le nom de la préfecture de délivrance ou le numéro d’une carte.

Texte : Permet de rajouter du texte complémentaire.

Type de carte de séjour : Par défaut il est grisé, et il se dégrise lorsque vous sélectionnez comme document carte de séjour et vous permet de choisir le type de la carte.

   2.    Email à la préfecture

Cette fonction permet d’envoyer directement un mail à la préfecture pour la vérification des cartes de séjour : à faire impérativement 48h avant la prise de poste.

Tout d’abord, compléter entièrement les informations relatives au titre de séjour (dates, références, scan du document idéalement).

Cliquer ensuite sur le lien , saisir une seule fois l’adresse de la préfecture du département. Le programme vous relie alors sur outlook avec un mail pré-remplis, ainsi que la carte à vérifier en pièce jointe si elle a été scannée.

La date d’envoi de l’email se remplit alors automatiquement, il faudra ensuite revenir sur la fiche pour préciser manuellement si les papiers sont justes ou faux, en utilisant le menu déroulant :

Le lien permet de visualiser les documents utilisés pour le publipostage (voir aide publipostage).

   3.    Scan d’un document :

Comme pour la photo de l’intérimaire, vous pouvez scanner les documents, photographier, insérer une photo d’un fichier (ne pas oublier  d’installer votre matériel avant de pouvoir l’utiliser) :

·         : Permet de scanner.

·         : Permet de scanner un document Recto / Verso.

·         : Permet de photographier avec une webcam.

·         : Permet d’insérer une photo à partir d’un fichier. 

·         : Permet d’agrandir les documents.

·         : Permet de supprimer les documents.

La petite oreillette en haut à droite du document permet de gérer l’image : Imprimer, envoyer par email…

Il est important de bien remplir cet onglet car il va permettre la recherche par qualification. Remplissez donc vos qualifications et compétences le précisément possible, vos recherches n’en seront que plus justes.

    1.    La profession

Indiquer le métier principal de l’intérimaire, c’est la profession sous laquelle le candidat vient s’inscrire à l’agence. Il viendra s’ajouter à la suite du nom.

Attention : La profession ne va pas être reprise dans la recherche, il sera donc indispensable de noter également la profession dans le tableau de qualification du dessous.

Code PCS : Indiquez le code PCS relatif au métier principal. Ce code sera remplit automatiquement s’il est bien renseigné dans la saisie des qualifications dans Fichier… Libellés… Qualifications.

   2.    Les qualifications et compétences

Le fichier des qualifications regroupe dans la même liste les qualifications et les compétences des intérimaires :

Ø  Qualification : Profession exercée par l’intérimaire. On doit toujours associer un code PCS à la profession de la même manière que pour la profession.

            Exemple : Hôtesse d’accueil : PCS = 521b

Ø  Compétence : Savoir acquis et maitrisé par l’intérimaire qui serviront en plus de la profession dans la recherche de qualification (Voir intérimaires…recherche par qualification)

            Exemple : Anglais

Pour ajouter des qualifications ou compétences, cliquer sur . La saisie détaillée se fait dans l’encadré à droite de la fenêtre. Une fois validée, elles viennent se compléter au tableau central.

Il n’est pas obligatoire de saisir tous les renseignements pour chaque qualification ou compétence.

Qualif / Comp. : Indiquez le code de la qualification ou de la compétence. On recherche  préalablement dans la liste des qualifications (clic sur ou F1), à défaut, on pourra ajouter une nouvelle qualification en veillant à respecter la codification des qualifications existantes.

Spécialité : Niveau dans la qualification, vous pouvez créer jusqu'à 30 sous qualifications par qualification. Utiliser la touche F1 pour accéder à la liste et cliquer sur afin de créer les spécialités/Niveaux.

Exemple : pour la qualification maçon par exemple, on peut créer les spécialités suivantes :

Depuis le / Jusqu’au : A ne remplir que pour les qualifications ayant des limites de dates.

Référence : A renseigner uniquement si la qualification le demande : Ex : n° de diplôme d’infirmière.

Echelon (Bull)/Niveau (Bull) : A remplir si vous souhaitez connaître l’échelon et le niveau de la qualification dans la convention collective. Cette information est à titre indicative et n’apparaitra sur aucun document.

Doc Prof : Document à présenter pour cette qualification : Ex : Pour un chauffeur routier le permis poids lourd.

Taux demandé : Le taux horaire que souhaite l’intérimaire pour cette qualification. C’est également une information indicative.

Code PCS : De la qualification.

Visé par / Visé le : Personne qui a validé la qualification de cet intérimaire. Lorsque vous cliquez sur le logiciel indique l’utilisateur et la date du moment.

Niveau qualification Assedic : Recherchez (F1) dans le tableau des niveaux Assedic celui qui correspond à cette qualification – Obligatoire sur l’attestation Assedic :

0 : Manœuvre

1 : OS : Basse qualification du bâtiment

2 : OP : Haute qualification du bâtiment

3 : Employé non qualifié

4 : Employé qualifié

5 : Agent de maîtrise

6 : Technicien ou dessinateur

7 : Cadre technique

8 : Cadre administratif

Cette table est définie par l’Assedic et ne peut pas être modifiée.

Niveau d’instruction : Niveau d’instruction de l’intérimaire (CAP, BEP…)

Spécificité ETTI : ces trois champs ne sont visibles que pour les ETTI :

Type de difficulté : Sert lors de l’édition des statistiques ETTI.

Partenaire : Nom du partenaire social.

Tuteur : Si l’intérimaire est suivi par un tuteur : Indiquer son nom.

Une fois ces informations saisies, cliquer sur .

Par défaut, les qualifications et les compétences sont dans le tableau, il est possible de les isoler en utilisant les coches suivantes :

Tout : Permet d’avoir à l’écran les qualifications et les compétences de la personne.

Qualif : Permet d’avoir uniquement la liste des qualifications (métiers) de cette personne.

Compétence : Permet d’avoir uniquement la liste des compétences (savoir faire) de cette personne.

Le lien permet une connexion au site OOJOB pour effectuer un bilan de compétence (sous réserve d’abonnement).

   3.  Travail hors ETT comme… :

Permet de noter les périodes d’emploi et les clients ou ce candidat à déjà travaillé, ainsi qu’une note ou un commentaire si besoin.

Cet onglet reprend tous les documents envoyés via le publipostage intérimaires :

Pour réafficher le document, faire un double clic sur la ligne.

   1.    CV

On peut noter ici les éléments importants du CV du candidat, ou des compléments d’information. C’est une zone de texte libre.

   2.    Alerte

Si un élément du CV ou une information est très importante on peut la noter dans la zone alerte. Cette information sera rappelée à l’écran lors de la saisie d’un contrat, du relevé d’heures ou d’un acompte. C’est un rappel qui va défiler en rouge.

   3.    Texte planning semaine

Il permet de noter un message que l’on souhaite voir apparaitre sur le planning semaine dans Contrat… Planning semaine.

   4.    Scanner les CV

Vous pouvez scanner, photographier, insérer un ou plusieurs CV à partir d’un fichier. (ne pas oublier  d’installer votre matériel avant de pouvoir l’utiliser)

·         permet de scanner  

·         permet de photographier avec une webcam

·         permet d’insérer une photo à partir d’un fichier 

·          Permet d’agrandir les documents

·         Permet de supprimer les documents

Utiliser les coches pour scanner jusqu’à 3 CV pour le même intérimaire. Une croix à coté du chiffre va indiquer s’il existe un document :

La petite oreillette en haut à droite du document permet de gérer l’image : Imprimer, envoyer par email…

Il permet de noter un résumé des entretiens que le recruteur fait passer au candidat ou ultérieurement à son intérimaire.

Pour noter un entretien, cliquer sur et compléter la partie base qui est utilisée pour la saisie de l’entretien :

En cliquant sur , l’entretien saisi va se rajouter au tableau du haut qui retrace l’historique de tous les entretiens par ordre chronologique :

Vous permet de gérer les dates d’entrées et de sorties, dates du RMI…

Vous permet d’éditer la liste des entretiens, pour tous ou uniquement pour une seule personne.

Vous permet de gérer la liste des entretiens directement sous Excel.

Cet onglet vous permet d’avoir un historique des messages envoyés à votre intérimaire.

Vous pouvez donner mettre une réponse au message, si l’intérimaire est d’accord, s’il refuse…

Vous pourrez à partir de cet onglet, gérer les intérimaires qui bénéficient du CET

Cet onglet vous permet de gérer les Equipements de Protection Individuelle et / ou les cadeaux remis à vos intérimaires.

En cliquant sur l’onglet « Ajouter » va apparaître cette fenêtre :

Cette fenêtre vous permet d’enregistrer :

·         La date à laquelle vous avez remis l’article,

·         Le numéro de l’article (Vous accédez directement à la liste en cliquant sur le lien bleu « Numéro de l’article ». Vous pouvez rajouter des numéros d’articles par le bouton « Ajouter » ou par le 3éme onglet « Articles »),

·         Le libellé de l’article (Chaussures de sécurité, bleu de travail, cadeau de noël…),

·         La quantité d’articles remis à cet intérimaire (1,2,3…),

·         La désignation de l’article (La pointure d’une paire de chaussures de sécurité, la taille d’une blouse…)

·         Vous pouvez gérer les dates de retour des articles dans la colonne « Retourné ».

L’onglet va vous permettre d’éditer des listes ventilées selon différents critères :

Remplir les champs dates, noms de salariés, clients et articles et cliquer sur pour visualiser la liste.

L’onglet va vous permettre de gérer les retours fournitures par codes barres. (Nécessite une douchette).

Cet onglet est généré automatiquement à partir de la saisie des contrats. Il permet la visualisation des contrats de cet intérimaire.

On peut afficher tous les contrats, ou uniquement les contrats non retournés en utilisant les coches.

Explication des colonnes :

-   Contrat : numéro du contrat

-   Av : si ce contrat est un avenant, son numéro va être indiqué

-   Début : date de début du contrat

-   Fin : date de fin du contrat

-   Fin de mission : date de fin de mission, s’alimentant lorsque l’on coche la fdm sur le relevé d’heures

-   Client : code du client

-   Poste : qualification

-   Tx payé : Taux horaire de l’intérimaire

-   Tx fact. : Taux de facturation du client

-   Coeff. : coefficient du contrat

-   Fdm : Indique si la fin de mission a été cochée ou non, s’il y a un F c’est qu’elle a été indiquée, s’il n’y a rien c’est qu’elle n’a pas été cochée

-   : on pourra saisir le retour des contrats en se positionnant sur le contrat souhaité (possibilité d’en saisir plusieurs à la fois) puis en cliquant sur au bas du tableau, ou sur l’intitulé de la colonne . Va apparaitre un « R » dans la colonne, qui signifit que le contrat a été retourné.

En bas d’écran, on trouve le détail des primes sur le contrat sélectionné et le détail du justificatif du contrat :

: Permet de consulter le contrat en totalité. On peut également utiliser le double clic sur le contrat souhaité, à l’aide de la souris.

: Permet de voir d’un coup d’œil, sur un planning semestriel, l’impact des contrats sur une période.

Pour afficher les périodes des contrats, cocher la case et pour les périodes des heures saisies, cocher .

On pourra sélectionner une période par l’onglet : . Se placer sur la date du début de période et glissez avec la souris jusqu'à la date de fin souhaitée.

Toutes les couleurs de votre calendrier sont modifiables. Vous pouvez restaurer les couleurs d’origines en cliquant sur le lien :

Vous pouvez depuis ce calendrier gérer les jours fériés. En cliquant sur le lien « Gérer les jours fériés » le logiciel va faire une mise à jour et il va incrémenter automatiquement les dates des jours fériés pour la nouvelle année.

On sélectionne une période dans le calendrier, les statistiques donnent sur la période :

: Permet de voir d’un coup d’œil, sur un planning annuel, la durée des contrats sur une période.

: Permet de visualiser les possibilités de contrats calculés par rapport au tiers temps simplifié.

   1.    Les relevés d’heures

Cet onglet est généré automatiquement à partir de la saisie des relevés d’heures. Il permet la visualisation des relevés d’heures de cet intérimaire.

Dans le tableau du haut, vous avez tous les relevés d’heures de cet intérimaire.

: Permet de voir le relevé d’heure complet, on y accède également en se positionnant sur le relevé d’heures, et en double cliquant sur celui-ci.

: Permet de visualiser le relevé du mois pour cet intérimaire.

   2.    La saisie d’absences

Ce tableau vous permet de saisir les différentes absences et indisponibilités de votre intérimaire. Lorsque vous faites une recherche de qualifications, le logiciel tient compte des éléments saisis ici.

Quand vous saisirez le relevé d’heures de cet intérimaire, vous aurez l’information dans le premier tableau, dernière colonne. C’est ce qui vous permettra de vous rappeler que l’intérimaire était absent sur cette période (il faudra tout de même saisir le code absence de l’intérimaire dans la colonne Ab non grisé) :

Voici l’exemple :

   3.    Les RTT

Grâce à ce tableau vous pourrez avoir une vision globale des RTT acquis, pris et soldés de votre intérimaire.

Ces informations viennent des relevés d’heures :

Cet onglet vous permet de gérer le suivi des missions de vos intérimaires.

Cela vous permettra de « répertorier » les différentes missions effectuées par les intérimaires, et de noter un commentaire sur leurs déroulements.

Deux méthodes existent pour la saisie du suivi de mission, soit directement dans cet onglet, soit au moment de la saisie du relevé d’heures en effectuant un clic droit sur le libellé fin de mission :

La saisie via le relevé d’heures est plus rapide car renseigne déjà tous les champs (client, dates et qualification), et viendra s’alimenter dans tous les cas dans cet onglet.

Pour saisir le suivi de mission à partir de la fiche intérimaire, cliquer sur .

Cette fenêtre va apparaitre :

Remplissez toutes les zones.

Passez d’une zone à une autre à l’aide de la touche tabulation.

Valider.

Les informations vont automatiquement incrémenter votre tableau du haut, sous forme de ligne :

La coche inadéquat permet de noter une incompatibilité entre un client et un salarié, cela sera rappelé au moment de la création d’un contrat entre ces deux parties.

Les inadéquations se notent en ligne dans le tableau du dessous :

Il est possible également de noter directement une inadéquation sans passer par la saisie du suivi de mission en cliquant sur .

Cliquer sur F1 pour choisir le client concerné et valider.

Cette information va directement incrémenter le tableau d’inadéquation du client dans Tempo...Clients…Suivi de missions.

Ce tableau s’alimente automatiquement à partir de la saisie des heures si l’ICP et/ou l’IFM ne sont pas débloqués. Il correspond donc à l’encours.

Un total des IFM et ICP dus se trouve en bas de fenêtre :

Le lien permet d’ajouter un relevé d’heures pour payer les IFM ou les ICP sur une période antérieure à la période de paye, par contrat. Sélectionner au préalable la ligne du contrat à solder.

Il est possible d’annuler le paiement d’IFM/ICP d’un intérimaire, dans le cas où l’on ne souhaite plus qu’ils apparaissent dans l’encours.

Cliquer sur le bouton et sur .

Le lien permet d’accéder directement au relevé d’heures.

On peut faire une liste complète des IFM et ICP restant dû en prenant Heures…marges réelles…Encours IFM et ICP

Ce tableau s’auto alimente à partir de la saisie des passages, par la touche F11.

Vous pouvez également saisir des passages depuis cette gestion, en cliquant sur le bouton  , vous serez reliés directement à la saisie des passages classique.

Par un clic droit sur le bouton ou un clic sur le bouton  vous accédez au menu :

Options de présentation : changement d’orientation et de police

Comment imprimer : cliquer sur laser ou matricielle selon votre imprimante pour imprimer, ou aperçu avant impression pour visualiser le document à l’écran.  

Quoi imprimer :

Par le bouton vous accédez à :

-       Option servant à envoyer les intérimaires de la liste vers Contact + dans le but de faire une campagne de SMS

-       Faire un publipostage pour tous les intérimaires sélectionnés dans l’armoire (voir aide nouveau publipostage)

-       Pour envoyer un mail à tous les intérimaires sélectionnés dans l’armoire

-       Pour envoyer un formulaire de mise à jour des fiches aux intérimaires sélectionnés dans l’armoire

-       Pour envoyer les adresses mails des intérimaires dans les contacts d’outlook

-       Voir la fiche personnelle de Banco

-       Pour saisir directement un équipement ou cadeau remis à cet intérimaire 

                                       -       Pour afficher tous les contrats de cet intérimaire 

-       Pour afficher tous les relevés d’heures mensuels de cet intérimaire 

-       Pour accéder à la liste des tiers-temps calculé pour cet intérimaire 

-       Pour consulter tous les événements de l’intérimaire (visites médicales, DPAE…) 

-       Permet de paramétrer les éléments édités sur les fiches individuelles, changer les libellés de téléphone et des options 

-       Pour copier et coller des fiches intérimaires sur d’autres dossiers, à utiliser avec vigilance

Cette fiche documentaire a pour objet de vous apporter des informations complémentaires à la documentation ou à la formation suivie et correspond à des questions récurrentes.

Si vous avez besoin de mettre en place un paramétrage ou développer vos compétences sur ce sujet, nous vous recommandons vivement de vous adresser au service commercial par mail à commercial@enso-groupe.fr, qui pourra vous proposer un parcours de formation adapté ou bien une prestation personnalisée. L'information contenue dans ce document est fournie sans garantie d'aucune sorte, explicite ou implicite. Le client doit s'assurer que les consignes proposées répondent à son attente et assume le risque lié aux manipulations contenues dans ce document.