Clients - Prélèvement client

Cette gestion permet :

• De générer un fichier de prélèvement (au Format SEPA) pour les factures éditées avec un mode de règlement « Prélèvement ».

• Le fichier SEPA se base sur les informations mentionnées à l’établissement du Mandat de prélèvement enregistré sur la fiche client.

• Le mandat de prélèvement pourra se faire en B2B (versements d'argent entre entreprises) ou en B2C (CORE).

Cette nouvelle gestion demande l’activation du nouveau Paramétrage SEPA.

Il faut une version de TEMPO au minimum du 26 juillet 2023

Dans TEMPO

Fichiers … Configuration Technique

SEPA … Paramétrage général

  1. Activation du module

Mettre le bouton en « ON »

  2. Émetteur du message (ICS) :

Indiquer le numéro d’identifiant créancier SEPA propre à votre agence. Il sera fourni par votre Banque.

3. Format des identifiants

Facultatif et pour des éventuels besoins comptables : Personnalisation possible des différents identifiants techniques.

Sans paramétrage le programme reprend comme référence la « date du jour – numéro de lot – numéro d’opération »

Les balises possibles sont données dans le « ? »

Information :

• Les paramètres indiqués sur cet écran concernent en partie les Prélèvements mais également les Virements,

• L’activation de ce module s’appliquera également à la génération de vos fichiers de Virement (Voir documentation : Virement SEPA Nouvelle gestion),

• L’activation du module entraine la modification de la gestion « Edition des prélèvements » en « Éditions des prélèvements SEPA ».

Factures …

Dans TEMPO

Clients ... Clients … Onglet Facturation

Pour client avec un mode de règlement « Prélèvement »

Cliquer sur le lien bleu « Mandat » pour accéder à la saisie d’un nouveau mandat ou afficher le dernier mandat du client.

Pour saisir un nouveau mandat de prélèvement cliquer sur le lien bleu

Mandat du client :

Le programme complète :

• La Date de l’autorisation à la date du jour.

• Le N° du Mandat en reprenant le dernier numéro utilisé + 1.

• Type :

Cocher s’il s’agit d’un mandat B2B ou B2C.

Note : Si le nouveau paramétrage SEPA n’a pas été activé, les 2 cases Types seront grisées.

• La Date de signature : Après retour signé du Mandat par le client, il faut enregistrer la date de la signature pour valider le Mandat.

Après enregistrement de la signature, l’accès à la modification est bloqué (informations de la partie mandat grisées).

• Première utilisation : le programme complète automatique cette date après création du premier prélèvement pour ce client (mandat FIRST)

Dernier Mandat utilisé dans l’agence :

Il s’agit d’un compteur indiquant le dernier numéro de mandat enregistré dans l’agence.

Rappel : Un mandat doit avoir un numéro unique.

Paramètres :

• Marge gauche : Possibilité de paramétrer une marge gauche pour l’édition du Mandat.

• Adresse de retour : A l’édition du document, possibilité d’indiquer l’adresse de l’agence ou l’adresse du siège.

Le programme recherche l’adresse du siège enregistrée dans Fichiers … Paramètres … Numéros, le lien bleu « Adresse du siège ».  

Enregistrer le mandat par le bouton qui donnera accès au bouton

Édition du Mandat :

En fonction du Type de mandat sélectionné :

Modèle B2B

Modèle B2C (Core)

Dans TEMPO

Factures … Edition des prélèvements SEPA

Sélection sur date de … : Selon la date de la facture, la date réelle de génération de la facture ou la date d’échéance de la facture.

Date de facture début … fin : Indiquer la période par une saisie manuelle ou par utilisation des calendriers.

Mode de règlement pris en compte pour les prélèvements : Indiquer le ou les codes correspondant au prélèvement pris sur la fiche client puis repris sur la facture.

Sélection sur règlement : Lancer le traitement sur toutes les factures de période ou uniquement sur les factures sans date de règlement.

Voir le Fichier : Indiquer le chemin et le nom du fichier à générer.

Le nom doit avoir une extension .XML.

Un clic sur le lien bleu « Voir le fichier » permet de voir le contenu du fichier généré.

Compte bancaire : Sélectionner la banque émettrice du fichier à l’aide de la flèche.

Échéance des prélèvements : Date à laquelle la banque doit effectuer le prélèvement = date d’exécution du prélèvement.

Note : A l'ouverture de la gestion, cette date est égale à la date du jour + 1 ouvré. Cette date ne peut être inférieure ni supérieure à 14 jours calendaires.

Code ICS : Il s’agit du numéro d’identifiant créancier SEPA propre à votre agence. Il sera fourni par votre Banque.

Description : Saisie d’un texte libre pour la ligne « Ustrd ».

Ajouter le client à la description : En cochant, le texte indiqué en description sera complété du nom du client.

Ajouter la date de la facture à la description : En cochant, le texte indiqué en description sera complété de la date de la facture.

Exemple avec les 2 coches :

Information reprise dans le fichier sur les lignes :

Exécution sur date d’échéance :

• Sans la coche : La génération du fichier de prélèvement aura comme date d'exécution des opérations la date indiquée dans « Échéance des prélèvements ».

• Avec la coche : L’exécution se fera par date d'échéance des factures. (Génération de lot par date d'échéance dans le contenu du fichier)

Note :  Si la date d'échéance d'une facture est antérieure à la date d’exécution, c'est la date indiquée dans « Échéance des Prélèvements » qui sera prise en compte.

Un fichier par lot :

En cochant cette option, un fichier de prélèvements sera généré pour chaque lot (séquence ('FRST', 'RCUR') et/ou date d'échéance).

On obtient ainsi X fichiers en fonction des différents critères.

Mettre en forme le fichier : Permet de rajouter un retour chariot et l’indentation dans la structure du fichier XML.

Utiliser les anciens identifiants : En cochant cette case le programme active 2 cases utilisées dans l’ancienne gestion des prélèvements

L'affectation des identifiants techniques se fera en tenant compte de l'ancienne méthode.

Après indication des différents paramètres cliquer sur le bouton

Le programme effectue un contrôle préalable des RIB des clients, des signatures des mandats et des informations de la banque avant la génération du fichier et signale la génération ou non du fichier.

• En cas d’erreur

Le fichier n’est pas généré et le programme renvoie vers les anomalies notées dans l’onglet « Rapport »

Après correction des fiches clients, relancer le traitement.

• Fichier sans erreur :

Le fichier ne comporte pas d’anomalies, le message apparaît et renvoie vers l’onglet « Rapport » avec le détail du fichier.

Le bouton se dégrise pour permettre l’édition d’un état détaillant le contenu du fichier ou des fichiers générés (en fonction de la configuration sélectionnée).

La liste est triée par « Message » puis « Lot » puis « Transaction ».

Cette fiche documentaire a pour objet de vous apporter des informations complémentaires à la documentation ou à la formation suivie et correspond à des questions récurrentes.

Si vous avez besoin de mettre en place un paramétrage ou développer vos compétences sur ce sujet, nous vous recommandons vivement de vous adresser au service commercial par mail à commercial@enso-groupe.fr, qui pourra vous proposer un parcours de formation adapté ou bien une prestation personnalisée. L'information contenue dans ce document est fournie sans garantie d'aucune sorte, explicite ou implicite. Le client doit s'assurer que les consignes proposées répondent à son attente et assume le risque lié aux manipulations contenues dans ce document.