Configuration technique - Configuration de l'envoi des e-mails

Mise en place du paramétrage des messageries pour définir la méthode d’envoi des e-mails.

Cette mise en place est à faire à partir de TEMPO ou de BANCO.

Dans TEMPO

Fichiers - Configuration - Configuration technique

  1. La configuration générale

La configuration générale permet de définir quel type d'envoi de mails est utilisé et pour quelle étendue.

Le choix de l'étendue du paramétrage se fait en 1, on y choisi sur quoi s'appliquera la configuration en 2 :

• 1er choix, la configuration s'applique sur tous les utilisateurs, quel que soit le dossier d'agence.

• 2e choix, la configuration s'applique uniquement à l'utilisateur qui a actuellement ouvert le TEMPO en cours, et quel que soit le dossier d'agence sur lequel il se trouve.

• 3e choix, la configuration s'applique pour le dossier depuis lequel la configuration a été ouverte, et quel que soit l'utilisateur qui s'y connecte.

Le 3e choix est prioritaire sur le 2e choix, il s'applique à tous les utilisateurs sur le dossier une fois sélectionné.
Attention : si un autre utilisateur configure le 2e choix sur le dossier après coup, la configuration des autres utilisateurs passera au 2e choix s'ils y ont une configuration et au 1er choix sinon dans le cas contraire. 
Pour une configuration propre, il faut s'assurer que les utilisateurs ne modifient pas les choix une fois en place.

Le choix du type de messagerie se fait en 2, on y choisit quel type de messagerie on appelle (Outlook, SMTP ou Lotus) et si on souhaite envoyer tous les e-mails à une adresse en copie cachée.

  2. La configuration de Outlook

Il existe 4 niveaux de la configuration :

- La configuration s'applique sur tous les utilisateurs, quel que soit le dossier d'agence.

L’enregistrement se fera dans le répertoire ~\Interim\PLDE7\ _INIs\,  dans le fichier ALLUSER.ini

- La configuration s'applique uniquement à l'utilisateur qui a actuellement ouvert le TEMPO en cours, et quel que soit le dossier d'agence sur lequel il se trouve.

L’enregistrement se fera dans le répertoire ~\Interim\PLDE7\ _INIs\, dans le fichier <USER>.ini

- La configuration s'applique pour le dossier depuis lequel la configuration a été ouverte, et quel que soit l'utilisateur qui s'y connecte.

L’enregistrement se fera dans la table « Config » de la base de données du « Dossier »

- La configuration s'applique uniquement à l'utilisateur qui a actuellement ouvert le TEMPO en cours, et uniquement pour le dossier d'agence sur lequel il se trouve.

L’enregistrement se fera dans le répertoire ~\Interim\PLDE7\ _INIs\, dans le fichier  <dossier>\<user>.ini

La configuration de l'adresse d'envoi ne doit être faite que si on souhaite limiter les envois à l'adresse mail indiquée.

Dans le cas de l'utilisation de plusieurs adresses pour les envois, le champ doit rester vide.

La signature doit être au format .htm avec les ressources nécessaires dans le même répertoire.

  3. La configuration SMTP

Il existe 4 niveaux de la configuration :

- La configuration s'applique sur tous les utilisateurs, quel que soit le dossier d'agence.

L’enregistrement se fera dans le répertoire ~\Interim\PLDE7\ _INIs\,  dans le fichier ALLUSER.ini

- La configuration s'applique uniquement à l'utilisateur qui a actuellement ouvert le TEMPO en cours, et quel que soit le dossier d'agence sur lequel il se trouve.

L’enregistrement se fera dans le répertoire ~\Interim\PLDE7\ _INIs\, dans le fichier <USER>.ini

- La configuration s'applique pour le dossier depuis lequel la configuration a été ouverte, et quel que soit l'utilisateur qui s'y connecte.

L’enregistrement se fera dans table « Config » de la base de données du « Dossier »

- La configuration s'applique uniquement à l'utilisateur qui a actuellement ouvert le TEMPO en cours, et uniquement pour le dossier d'agence sur lequel il se trouve.

L’enregistrement se fera dans le répertoire ~\Interim\PLDE7\ _INIs\, dans le fichier  <dossier>\<user>.ini

La configuration du nom du serveur de messagerie ainsi que le port et protocole en 1 dépend du domaine mail de l'adresse.

La configuration est en général fournie par les prestataires informatiques avec les informations "Serveur", "Port", "Protocole", "adresse e-mail" et le mot de passe associé.

La signature en 2 doit être au format .htm avec les ressources nécessaires dans le même répertoire.

Lors du chargement de la configuration mail, c'est la configuration "la plus précise" qui va être chargée en premier.

La première configuration chargée est donc la 4e par défaut.

Si aucune configuration n'a été trouvée dans le 4e choix, TEMPO vérifie la présence d'une configuration validée en remontant.

(La configuration n'est pas validée si TEMPO ne trouve pas le fichier de configuration associé ou si le choix de granularité qui y est inscrit ne correspond pas au choix en cours).
 

En dernier recours on lit le fichier par défaut.

Ce qui signifie : 

• si on modifie le 4e choix : seul l'utilisateur en cours est concerné,

• si on modifie le 3e choix : cela impacte directement tous les utilisateurs qui n’ont pas validé de configuration dans le 4e choix qui reste prioritaire pour eux,

• si on modifie le 2e choix : cela impacte l'utilisateur en cours sur tous les dossiers où il n'y a pas de configuration sur les choix 3 ou 4 pour cet utilisateur,

• si on modifie le 1er choix : cela n'impactera que les utilisateurs et dossiers sur lesquelles aucun autre choix n'a été paramétré.

Le 4e choix (propre à l'utilisateur pour le dossier en cours) permet d'avoir une adresse e-mail différente par dossier d'agence par utilisateur.

Par exemple dans le cas de 2 dossiers "Ville_A" et "Ville_B", on peut avoir une configuration comme ci-dessous.
Pour un utilisateur "Accueil" :

• L'adresse mail Accueil.Ville_A@monAgence.com sur le dossier Ville_A

• L'adresse mail Accueil.Ville_B@monAgence.com sur le dossier Ville_B

Et également pour un autre utilisateur "Compta" :

• L'adresse mail Compta.Ville_A@monAgence.com sur le dossier Ville_A

• L'adresse mail Compta.Ville_B@monAgence.com sur le dossier Ville_B

   

Le 3e choix (Propre au dossier en cours) permet d'avoir une configuration n'utilisant qu'une seule adresse d'envoi pour le dossier en cours quel que soit l'utilisateur.

Par exemple dans le cas de 2 dossiers "Ville_A" et "Ville_B", on peut avoir une configuration comme ci-dessous.

Quel que soit l'utilisateur (qui n'a pas de configuration sur le 4ième choix) :

• L'adresse Agence.Ville_A@monAgence.com sur le dossier Ville_A
• L'adresse Agence.Ville_B@monAgence.com sur le dossier Ville_B

Le 2e choix (Propre à l'utilisateur en cours) permet d'avoir une configuration n'utilisant qu'une seule adresse d'envoi pour l'utilisateur en cours quel que soit le dossier.

Par exemple dans le cas de 2 dossiers "Ville_A" et "Ville_B", on peut avoir une configuration comme ci-dessous.

Quel que soit le dossier sur lequel l'utilisateur se trouve (tant qu'il n'y a pas de configuration sur le 3ième et 4ième choix) :

• L'adresse Accueil@monAgence.com sur le dossier Ville_A

• L'adresse Accueil@monAgence.com sur le dossier Ville_B

Le 1er choix (par défaut) permet d'avoir une configuration n'utilisant qu'une seule adresse d'envoi quel que soit l'utilisateur et quel que soit le dossier.

Cette fiche documentaire a pour objet de vous apporter des informations complémentaires à la documentation ou à la formation suivie et correspond à des questions récurrentes.

Si vous avez besoin de mettre en place un paramétrage ou développer vos compétences sur ce sujet, nous vous recommandons vivement de vous adresser au service commercial par mail à commercial@enso-groupe.fr, qui pourra vous proposer un parcours de formation adapté ou bien une prestation personnalisée. L'information contenue dans ce document est fournie sans garantie d'aucune sorte, explicite ou implicite. Le client doit s'assurer que les consignes proposées répondent à son attente et assume le risque lié aux manipulations contenues dans ce document.