Saisie d'un acompte

Au cours du mois vous pouvez être amené à réaliser des acomptes sur salaire aux intérimaires. Ces acomptes devront ensuite être déduis des paies des intérimaires.

Dans Tempo il est tout à fait possible de générer des acomptes plusieurs fois par mois et de les déduire automatiquement de la paie en fin de mois. 

  1. Saisir la demande d’acompte

Lorsque votre intérimaire souhaite un acompte la première action que vous avez à réaliser dans Tempo est la saisie de la demande d’acompte.

Pour ce faire rendez-vous dans Intérimaires…Saisie des passage…onglet demande d’acompte

Une fois dans cet onglet vous allez pouvoir saisir votre demande en cliquant sur le bouton « + ajouter une demande »

Dans la ligne ouverte vous allez pouvoir (1) choisir l’intérimaire concerné en faisant F1 puis (2) saisir la date à laquelle l’intérimaire souhaite son acompte ou la date à laquelle vous réalisez les acomptes dans votre agence et (3) vous devez saisir le montant d’acompte demandé par l’intérimaire.

Terminez votre action en appuyant sur le bouton

  2. Génération des acomptes

Lorsque la demande est saisie dans « saisie des passages » vous retrouvez votre liste des demandes dans Acomptes…saisie des acomptes.

Une fois dans la gestion, plusieurs points à vérifier afin de retrouver vos demandes saisies précédemment.

Zone 1 : choisir le mode de règlement des acomptes, chèque ou virement. Si vous pratiquez ces deux modes de règlement il va falloir traiter une fois les virements et une fois les chèques.

Zone 2 : ici deux dates sont présentes. La première se remplit automatiquement à date du jour et va permettre au logiciel de trouver toutes les demandes d’acomptes pour cette date-là. La deuxième correspond à la date du relevé généré (relevé d’acompte qui va permettre de le déduire des paies) qui est la date du dernier jour du mois.

Zone 3 : ici vous pouvez choisir de faire un acompte sur heures saisies ou sur les contrats. Attention, les acomptes sur contrats peuvent être générateur de trop perçu puisque le montant d’acompte possible va correspondre à ce que théoriquement l’intérimaire devrais faire au vu de son contrat.

Zone 4 : ici vous pouvez choisir de faire un acompte sur la paie en cours ou sur la prochaine paie.

Zone 5 : le volet acompte vous permet de visualiser les différentes demandes en fonction des critères choisis.

Dans le volet Acomptes vous pourrez créer et générer les virements ou chèques.

Zone 1 : cette colonne correspond à l’acompte possible de l’intérimaire

Zone 2 : cette colonne correspond à l’acompte demandé par l’intérimaire et saisie dans la saisie des passages

Zone 3 : le bouton « ajouter » permet de basculer les intérimaires dans le tableau de droite. Ce tableau va être notre base pour la création des fichiers de virements/chèques.

Zone 4 : le lien bleu permet de générer le ficher des virements.

Tempo fait une vérification de l’acompte demandé par rapport à l’acompte possible. Si l’acompte demandé dépasse l’acompte possible alors le logiciel va plafonner l’acompte au maximum de l’acompte possible.

Dans notre exemple le matricule 43 a demandé 500 euros d’acompte seulement il n’a le droit qu’a 220 euros. De ce fait, Tempo à plafonné à 220 euros le montant d’acompte versé à l’intérimaire.

Une fois que votre tableau est prêt, vous allez pouvoir générer le fichier de virement (point 4 de l’étape précédente).

Dans la Zone 1 la date est reprise des critères définis en amont et le compte bancaire est celui paramétré dans Tempo. Pour la Zone 2 vous devez définir un nom de fichier, le chemin d’accès où seras enregistré ce dernier et un libellé qui apparaitra sur les virements des intérimaires.

Une fois ces différents éléments de définis vous pouvez cliquer sur le bouton « Générer ».

  3. Supprimer un acompte

Pour supprimer un acompte Il faut vous rendre dans la saisie des heures volet « relevés pour modif ». Une fois le relevé d’heure d’acompte retrouvé, indiquez 1 dans « Chq n °… » puis cliquez sur le bouton « supprimer ».

Un message apparait :

Répondez « oui » pour que votre acompte soit supprimé. 

Le relevé d’heure sera toujours présent avec la mention « supprimé », la date et quel utilisateur a réalisé cette action.

  4. Regénérer le fichier des virements

Pour générer à nouveau votre ficher d’acompte rendez-vous dans Acompte…Liste des acomptes.

Une fois dans la gestion différents critères d’édition vous sont proposé.

Zone 1 : choisir la période de paie qui vous intéresse.

Zone 2 : définir quel état d’acompte est à prendre en compte.

Zone 3 :  définir les dates.

Zone 4 : si ce n’est pas la paie en cours, indiquez la période à retenir.

Lorsque vous avez choisi vos critères, vous pouvez cliquer sur le bouton « imprimer » pour visualiser la liste des acomptes. La visualisation est obligatoire avant la génération du fichier de virement. 

Maintenant vous pouvez retourner dans le bouton « imprimer », cliquer sur la flèche puis sur « faire la sortie des virements ».

Si l’option est grisée c’est que vous avez sauté l’étape de visualisation de la liste des acomptes.

  5. Acompte possible

Dans Tempo vous avez différents moyens de connaitre le droit à l’acompte de vos intérimaires.  Le montant indiqué dans ces gestions correspond à 100% de l’acompte possible de l’intérimaire en fonction des heures qui ont été saisie. 

Attention, nous parlons de 100% d’acompte possible qui correspond à 100% des 65%/70%/75%... de droit à l’acompte paramétré dans votre dossier. 

Ce paramétrage se situe dans Fichiers…Paramètres.

Vous pouvez visualiser l’acompte possible dans la saisie des heures, encadré jaune de droite.

Vous pouvez également visualiser cette information via Intérimaire…tableau des relevés du mois.

Cette fiche documentaire a pour objet de vous apporter des informations complémentaires à la documentation ou à la formation suivie et correspond à des questions récurrentes.

Si vous avez besoin de mettre en place un paramétrage ou développer vos compétences sur ce sujet, nous vous recommandons vivement de vous adresser au service commercial par mail à commercial@enso-groupe.fr, qui pourra vous proposer un parcours de formation adapté ou bien une prestation personnalisée. L'information contenue dans ce document est fournie sans garantie d'aucune sorte, explicite ou implicite. Le client doit s'assurer que les consignes proposées répondent à son attente et assume le risque lié aux manipulations contenues dans ce document.