Titres restaurant UP – ENSO

Principe

Cet outil relatif aux Titres restaurant UPCOOP permet de :

Gérer plusieurs valeurs faciales de titres restaurant,
D’automatiser le déclenchement depuis la fiche client (indication de la valeur faciale et de la répartition à appliquer),
D’éditer un état pour les demandes de titres restaurant,
Générer un fichier CSV pour effectuer les demandes de titres restaurant dématérialisées.
D'attribuer un Matricule unique pour les salariés présents dans plusieurs dossiers de la base.

Activation et Paramétrage du Module

Dans TEMPO

Création de la carte Titre Restaurant

Il faut tout d’abord créer une carte intérimaire « Carte TR » qui devra être alimentée dans la fiche intérimaire, onglet Cartes et Documents, si l’intérimaire est déjà en possession d’une carte ou si une carte lui a été commandée.

Fichiers … Libellés … Cartes et Documents

Par le bouton Ajouter, créer la carte :

Note : Dans le mode « UPCOOP », il n’est pas obligatoire de renseigner la carte sur les fiches intérimaires.

Création des primes

Il faut ensuite créer les primes spécifiques au traitement des titres restaurants pour la part salariale et patronale.

Fichiers … Primes

Voir documentation : « Mise en place des Tickets restaurant ».

Note : Dans le mode « UPCOOP » seule la version dématérialisée est gérée, il n’est pas nécessaire de créer les primes liées aux Titres restaurant papier.

Création d’une Prime pour la part salariale à déduire sur le bulletin rattaché à une rubrique de paie en « non imposable » (rubrique en 5000).

Paramétrage de la rubrique de paie rattachée :

Création d’une Prime pour la part patronale rattachée à une rubrique de paie en cotisation en imposable (rubrique en 3900).

Elle permet d’enregistrer la charge patronale des tickets dans le total des cotisations patronales du bulletin de paie et de refacturer cette charge à l’entreprise utilisatrice.

Paramétrage de la rubrique de paie rattachée :

Activation et paramétrage du module des Titres restaurant

Dans Fichiers … Configuration de l’intérim

Sélectionner le thème Intérimaires … Titres Restaurant

Cliquer sur le bouton ON/OFF en haut à gauche pour le passer sur « ON » et activer le module.

Vous avez maintenant accès au paramétrage du module.

Le paramétrage du module est divisé en plusieurs parties.

Primes associées :

Il faut indiquer les primes associées à la part salariale et à la part patronale pour les titres carte dématérialisés, que vous aurez préalablement créés dans le fichier des primes.

Il est possible de bloquer la suppression des primes au niveau des contrats pour les utilisateurs qui n’ont pas le profil _ADMIN en cochant « Seuls les profils _ADMIN peuvent enlever ces primes des contrats ».

Il est possible de gérer la facturation des TR avec ou sans TVA en cochant « Utiliser des primes sans TVA ». Il faut dans ce cas créer une prime supplémentaire de Carte Titre restaurant Part Pat (Sans TVA)

Note : La prime doit contenir les mots ["TR", "titre", "restaurant", "ticket"], la rubrique rattachée doit être imposable et comprise entre 3990 et 3999 et doit être cochée « Sans Tva » dans les options de la prime.

En cochant cette option,

Dans Clients ... Clients ... onglet Heures / Primes,

Et dans Contrats ... Contrats onglet Coûts

Présence d’une coche « Sans TVA » pour utiliser les primes sans TVA :

Lors de la facturation, la base exo sera ainsi renseignée.

Titres restaurant :

Carte : Sélectionner dans la liste des Cartes intérimaires, celle qui correspond à la carte Titres Restaurant.
Opérateur : Sélectionner dans la liste déroulante l’opérateur UPCCOP, vous pourrez alors accéder aux paramètres spécifiques à cet opérateur. En sélectionnant cet opérateur, les champs concernant les primes titres papiers se grisent car, pour rappel, seules les cartes sont prévues pour cet opérateur.
Carte Obligatoire : Seuls les Titres Cartes sont traités, la case Carte obligatoire est cochée par défaut.

Il ne sera pas nécessaire d’affecter la carte « Carte TR » aux salariés concernés.

Paramètres de l’opérateur UPCOOP :

N° client : transmis lors de la création du contrat, il correspond au n° de client UP (exemple : UP-FR-00020251)
N° contrat : transmis lors de la création du contrat, il correspond aux conditions contractuelles pour le produit CarteUpDéjeuner (exemple : 9900090777)
Point de livraison : choisir « en agence » ou « à domicile » Note : si vous avez sélectionné « à domicile », cela ne sera le cas que pour les salariés domiciliés en métropole, dans les DTOM-COM ou à Monaco.
Transmettre adresse Email / téléphone : En cochant, ces éléments seront transmis dans le fichier.

Matricule global par salarié :

Activation :

Elle permet d'attribuer un Matricule unique pour les salariés présents dans plusieurs dossiers de la base.

Ce matricule sera utilisé pour la demande des titres.

Le regroupement se fera sur les informations du « Nir » (les 13 premiers caractères) du « Nom et Prénom », de l’« Adresse mail » et de la « Date de naissance ».

Application

Déclaration des TR-VALEURS FACIALES

Dans Fichiers … TR-Valeurs faciales

Ajouter autant de valeurs faciales de TR que nécessaire.

1. Saisie manuelle

Pour ce faire, cliquez sur , indiquez la valeur faciale du TR puis la répartition entre la part patronale et la part salariale de ce titre.

Note : Il est possible de saisir plusieurs fois la même valeur faciale, la distinction se faisant sur le montant patronal.

2. Import d’un fichier Excel

Afin d’importer le bon format de fichier, nous vous conseillons de l’exporter et de saisir les modifications directement sur le fichier exporté.

Outils… Exporter vers Excel

Nommer le fichier et sélectionner le répertoire de destination.

Tempo vous propose d’ouvrir le fichier une fois généré.

Apporter les modifications souhaitées.

Il est possible d’importer dans le même dossier ou dans un autre dossier :

Outils… Importer depuis Excel

Chercher le fichier à importer et cliquer sur Ouvrir.

Les lignes supplémentaires saisies dans le fichier Excel sont alors ajoutées,
Les lignes identiques sont conservées

3. Dupliquer les valeurs présentes dans un autre dossier

Il est possible de sélectionner une valeur faciale ou toutes les valeurs faciales pour les dupliquer vers un ou plusieurs autres dossiers

Outils … Dupliquer

Sélectionner l’option :

La valeur faciale sélectionnée… : dans ce cas sélectionner la valeur avant d’aller dans le bouton Outils. Seule cette valeur sera dupliquée.
Toutes les valeurs faciales … : l’ensemble des valeurs présentes dans le tableau sera dupliqué.

Puis choisir le ou les dossiers où les valeurs doivent être dupliquées.

Cliquer sur VALIDER.

Un message de confirmation permettra de valider la duplication :

Fiche INTERIMAIRE (Facultatif)

Pour les intérimaires possédant déjà une carte de TR, Il est possible de le renseigner sur la fiche intérimaire :

Sur la fiche de l’intérimaire … onglet « Cartes et Documents »

Ajouter la carte « Carte TR »

Fiche CLIENT

Pour les Entreprises utilisatrices concernées par les Tickets restaurant.

Sur la fiche Clients … Onglet Heures et Primes

En cliquant sur la loupe sélectionner dans la liste déroulante des valeurs faciales, celle correspondante au client.

Quel que soit le contrat d’un même client, la valeur faciale des TR sera toujours la même.

Sur le CONTRAT :

A l’établissement d’un nouveau contrat, dans l’onglet « Coût » le logiciel reprend par défaut la valeur faciale indiquée sur la fiche client.

A la sélection de la valeur faciale, le programme affecte les 2 primes définies dans la configuration des TR.

Note :

Dans certains cas exceptionnels, il est possible de changer la valeur faciale du TR en cliquant sur la loupe , ou d’annuler le paiement des TR en cliquant sur l’option « Aucune valeur faciale ».
Lorsque la valeur faciale est modifiée, le taux des 2 primes est recalculé.
Si l’option est activée dans la configuration (Fichiers … Configuration de l’intérim … Titres Restaurant), un utilisateur n’ayant pas un profil _ADMIN ne pourra pas supprimer une prime de ticket restaurant sur le contrat.

Dans la saisie des RELEVES D’HEURES :

Les primes étant saisies sur le contrat, elles seront automatiquement reprises sur les relevés d’heures. Le traitement de ces dernières s’effectuera de manière classique.

Le chargement des cartes pour les Titres dématérialisés

Attention : Le rechargement de cartes ne peut se faire qu’après un transfert en paie. Elle est unique, elle doit se faire après traitement et validation des paies du mois.

Les demandes de TR sont relatives à une période de paie et se basent sur les relevés d’heures payés durant cette période.

Pour la période donnée, on obtient le nombre de TR en additionnant les quantités de la prime part salariale de tous les relevés payés durant cette période de paie.

Dans Intérimaires … TR-Demande des titres »

Etat de contrôle

1. Vue Standard

Sélection de la période : Correspond à la période de paie à traiter.

Colonne Référence Commande : Ce champ peut être utilisé pour indiquer une référence de commande propre à la structure. C’est une Information facultative à renseigner dans le champ « Référence ».

Colonne Valeur faciale : il s’agit de la valeur faciale renseignée sur les relevés d’heures.

Colonne Nb Titres : il s’agit de l’addition des quantités saisies sur les relevés d’heures par intérimaire.

Note :

Le programme effectue des contrôles de cohérence et signale les anomalies en « rouge ».

Exemple : Une quantité différente sur la prime « TR part salariale » et la prime « TR part patronale », pas de valeur faciale sur la prime etc. …

(Exemple d’un affichage pour les Titres carte – vue standard avec anomalie)

Ce document peut être Imprimer en Laser ou en PDF ou Exporter sous Excel par le bouton Imprimer. L’impression est différente selon le choix effectué (Vue standard ou complète).

Remarque : Depuis le bouton Outils ... Exporter les demandes en anomalie, il est possible de générer un fichier avec uniquement les anomalies détectées. Le fichier csv généré comporte une colonne Anomalie, en plus de celle du fichier normal, décrivant l'anomalie constatée, permettant ainsi une correction rapide avant envoi.
Le fichier Excel et le PDF généré ont également la colonne Anomalie.

2. Vue complète

Différence d’affichage par rapport à la vue standard :

(Exemple d’un affichage pour les Titres Carte - Vue complète)

Vue – Vue standard / Vue complète : Permets un affichage du fichier simplifié à l’écran. Le fichier csv généré correspond à la vue complète.

Remarque : La vue complète permettra d’afficher les colonnes « N° client », « N° contrat », « Type d’envoi » ( S = Agence et D = domicile), « Point de livraison », dont le paramétrage a été effectué précédemment dans Fichiers … Configuration de l’intérim… Titre restaurant,

Ainsi que des colonnes liées aux informations de l’Intérimaire, l’Adresse postale et l’Email /Téléphone (si cochée dans le paramétrage).

La colonne Profil d’utilisation : elle est alimentée en tenant compte de la saisie des jours sur les Relevés d’heures du contrat.

JO : (Jours ouvrés) le salarié travaille du lundi au vendredi
TLJ : (Tous les jours) le salarié a au moins un jour travaillé un dimanche ou un jour férié.

Génération du fichier de demande de TR et de rechargement de carte pour les TR dématérialisés

Si votre état ne comporte pas d’anomalie, la génération du fichier se fera par le bouton

Le fichier généré respecte le cahier des charges UPCOOP.

Après création du fichier, il est possible de le consulter directement :

Application d’un matricule global par salarié

Dans le cas de l’activation de l’option :

A l’ouverture de la gestion des demandes de Tickets Restaurant par Intérimaires … TR – Demande de Titres

Le programme signale par un message les nouveaux salariés n’ayant pas de numéro dans la liste globale des salariés et propose la création.

Si le salarié existe déjà dans la liste globale des matricules, le programme propose le regroupement en affichant le message suivant :

Les regroupements se font sur le Nom et Prénom, le Numéro de Sécu (les 13 premiers caractères), l’adresse mail, la date de naissance.

Le programme affiche en vert les correspondances détectées.

Il est possible de cocher et de Valider la proposition ou d’Annuler.

A l’affichage du tableau des demandes de titres, la colonne « Matricule » affichera le matricule global du salarié et le fichier sera généré sur ces matricules.

Il est possible d’accéder au tableau des matricules globaux par :

A la sélection d’un salarié du tableau, on retrouve à droite la liste des dossiers de lesquels il figure et le numéro de matricule dans chaque dossier.

L’armoire propose des filtres ainsi que la recherche sur un dossier ou une sélection de dossiers.