Titres restaurant EDENRED

Cet outil relatif aux Titres restaurant permet de :

• Gérer plusieurs valeurs faciales de titres restaurant,

• D’automatiser le déclenchement depuis la fiche client (indication de la valeur faciale et de la répartition à appliquer),

• D’éditer un état pour les demandes de titres restaurant,

• Générer un fichier CSV pour effectuer les demandes de titres restaurant papier ou dématérialisées.

• D'attribuer un Matricule unique pour les salariés présents dans plusieurs dossiers de la base.

Dans TEMPO

Création de la carte Titre Restaurant

Il faut tout d’abord créer une carte intérimaire « Carte TR » qui devra être alimentée dans la fiche intérimaire, onglet Cartes et Documents, si l’intérimaire est déjà en possession d’une carte ou si une carte lui a été commandée.

Fichiers … Libellés … Cartes et Documents

Par le bouton Ajouter, créer la carte :

Création des primes

Il faut ensuite créer les primes spécifiques au traitement des titres restaurants pour la part salariale et patronale.

Fichiers … Primes

Voir documentation : « Mise en place des Tickets restaurant ».

• Création de 2 Primes pour la part salariale à déduire sur le bulletin (une pour les titres papier et une pour les titres dématérialisés) rattachées à des rubriques de paie en non imposable (rubrique en 5000).

Paramétrage des rubriques de paie rattachées :

• Création de 2 Primes pour la part patronale (une pour les titres papier et une pour les titres dématérialisés) rattachées à des rubriques de paie en cotisation en imposable (rubrique en 3900).

Elles permettent d’enregistrer la charge patronale des tickets dans le total des cotisations patronales du bulletin de paie et de refacturer cette charge à l’entreprise utilisatrice.

Paramétrage des rubriques de paie rattachées :

Note : Si vous traitez uniquement des Titres dématérialisés, les primes de TR version papier ne sont pas nécessaires.

Activation et paramétrage du module des Titres restaurant

Dans Fichiers … Configuration de l’intérim

Sélectionner le thème Intérimaires … Titres Restaurant

Cliquer sur le bouton ON/OFF en haut à gauche pour le passer sur « ON » et activer le module.

Vous avez maintenant accès au paramétrage du module.

Le paramétrage du module est divisé en plusieurs parties.

Primes associées :

Il faut indiquer les primes associées à la part salariale et à la part patronale pour les titres papier et les titres dématérialisés, que vous aurez préalablement créés dans le fichier des primes.

Il est possible de bloquer la suppression des primes au niveau des contrats pour les utilisateurs qui n’ont pas le profil _ADMIN.

Particularité des primes sans TVA :

En cochant "Utiliser des primes sans TVA"
Il est possible d’ajouter des primes non soumises à TVA.

Remarque : Pour apparaitre dans la liste des primes, la prime doit être cochée « sans TVA ».

En cochant cette option,

dans la gestion des Clients ... onglet Heures / Primes,

et dans la gestion des Contrats ... onglet Coûts

Une coche "Sans TVA" s’affichera, permettant d’utiliser ou non les primes sans TVA :

Enfin, lors de la facturation, la base exo sera ainsi renseignée :

Titres restaurant :

• Carte :  Sélectionner dans la liste des Cartes intérimaires, celle qui correspond à la carte Titres Restaurant.

• Opérateur : Sélectionner dans la liste déroulante l’opérateur EDENRED, vous pourrez alors accéder aux paramètres spécifiques à cet opérateur.

• Carte Obligatoire : En cochant cette option, le traitement de Titre restaurant en version papier est désactivé. Les primes rattachées aux Titres Papiers ne seront plus gérées. Les primes liées à la carte Titre restaurant seront automatiquement rajoutées aux nouveaux contrats.

Paramètres de l’opérateur EDENRED :

Il existe 2 modes : Simple ou étendu

Le mode simple : le fichier csv créé comporte le matricule, le nom et prénom de l’intérimaire, la valeur faciale.

Remarque : Ce mode vérifie uniquement les primes présentes sur les relevés d’heures sans vérifier la présence d’une carte TR sur la fiche de l’intérimaire.

Le mode étendu : permets un export de paramètres complémentaires, tels que ceux définis ci-dessous.

Remarque : Ce mode vérifie les primes présentes sur les relevés d’heures et la présence d’une carte TR sur la fiche de l’intérimaire, mais sans tenir compte de la validité de la carte. 

• Code client : indiquer votre n° client EDENRED disponible sur votre email de bienvenue, sur vos factures.

• Point de livraison : indiquer la référence de votre point de livraison à prendre en compte pour la livraison de titres

• Point de distribution : indiquer la référence de vos points de distribution si vous en avez plusieurs. Si vous avez plusieurs entités à facturer, renseignez ici le code correspondant.

Il est possible de définir plusieurs points de livraison et de distribution en sélectionnant 

Les points de livraison et de distribution saisis seront obligatoirement reliés à un commercial. Pour faire le lien au moment de générer le fichier csv, il faut obligatoirement que le nom du commercial soit présent sur le contrat.

• Offreur : indiquer le nom de l'offreur si différent de votre raison sociale.

• Personnalisation : Permets d’ajouter une colonne dans l’export. Le premier champ correspond au titre de la colonne à ajouter et le second champ correspond à la valeur à exporter. Cette personnalisation n’est pas une mention obligatoire pour l’export EDENRED :

Exemple : 

Si la personnalisation est utilisée, il faudra obligatoirement remplir les 2 champs.

Fichier dématérialisé (uniquement en Mode Etendu) :

Ces paramètres permettent de définir le répertoire et le nom du fichier des demandes de titres, ainsi que les paramètres de connexion au serveur FTP de dépose.

La case à cocher permet d’utiliser les paramètres FTP partagés par tous les dossiers.

Pour Information :

• Nom du fichier dématérialisé (.CSV)
• Répertoire d’exportation du fichier des demandes
• Serveur FTP/SFTP
• URL du serveur FTP/SFTP
• Login
• Mot de passe
• Clé privée et Mot de passe clé : Ces 2 champs permettent d'envoyer le fichier de demande de Titre restaurant sur un serveur SFTP sécurisé

Matricule global par salarié :

Activation :

• Cette fonctionnalité est applicable uniquement pour les Titres restaurant EDENRED en mode « Etendu ».

• Elle permet d'attribuer un Matricule unique pour les salariés présents dans plusieurs dossiers de la base.

       Ce matricule sera utilisé pour la demande des titres.

      Le regroupement se fera sur les informations du « Nir » (les 13 premiers caractères) du « Nom et Prénom », de l’« Adresse mail » et de la « Date de naissance ».

Déclaration des TR-VALEURS FACIALES 

Dans Fichiers … TR-Valeurs faciales

Ajouter autant de valeurs faciales de TR que nécessaire.

  1. Saisie manuelle

Pour ce faire, cliquez sur , indiquez la valeur faciale du TR puis la répartition entre la part patronale et la part salariale de ce titre.

Note : Il est possible de saisir plusieurs fois la même valeur faciale, la distinction se faisant sur le montant patronal.

  2. Import d’un fichier Excel

Afin d’importer le bon format de fichier, nous vous conseillons de l’exporter et de saisir les modifications directement sur le fichier exporté.

Outils… Exporter vers Excel

Nommer le fichier et sélectionner le répertoire de destination.

Tempo vous propose d’ouvrir le fichier une fois généré.

Apporter les modifications souhaitées.

Il est possible d’importer dans le même dossier ou dans un autre dossier :

Outils… Importer depuis Excel

Chercher le fichier à importer et cliquer sur Ouvrir.

• Les lignes supplémentaires saisies dans le fichier Excel sont alors ajoutées,

• Les lignes identiques sont conservées

  3. Dupliquer les valeurs présentes dans un autre dossier

Il est possible de sélectionner une valeur faciale ou toutes les valeurs faciales pour les dupliquer vers un ou plusieurs autres dossiers

Outils … Dupliquer

Sélectionner l’option :

• La valeur faciale sélectionnée… : dans ce cas sélectionner la valeur avant d’aller dans le bouton Outils. Seule cette valeur sera dupliquée.

• Toutes les valeurs faciales … : l’ensemble des valeurs présentes dans le tableau sera dupliqué.

Puis choisir le ou les dossiers où les valeurs doivent être dupliquées.

Cliquer sur VALIDER.

Un message de confirmation permettra de valider la duplication :

Fiche INTÉRIMAIRE

Pour les intérimaires possédant déjà une carte de TR :

Sur la fiche de l’intérimaire … onglet « Cartes et Documents »

Ajouter la carte « Carte TR »

Après validation de l’ajout de la carte, compléter le statut de la carte « A commander/ En cours / Valide / Perdue » à l’aide de la liste déroulante. Les changements de statut devront se faire manuellement.

Note : Aucun paramétrage particulier n’est à effectuer pour les intérimaires bénéficiant des TR papier. Si un intérimaire n’a pas de carte dans sa fiche, il sera automatiquement considéré comme utilisateur des TR papier.

ATTENTION, le programme :

• Ne peut gérer qu’une seule carte de Ticket restaurant par intérimaire,
• Ne commande pas de carte de manière automatique.

Fiche CLIENT

Pour les Entreprises utilisatrices concernées par les Tickets restaurant.

Sur la fiche Clients …  Onglet Heures et Primes

En cliquant sur la loupe sélectionner dans la liste déroulante des valeurs faciales, celle correspondante au client.

Quel que soit le contrat d’un même client, la valeur faciale des TR sera toujours la même.

Sur le CONTRAT :

A l’établissement d’un nouveau contrat, dans l’onglet « Coût » le logiciel reprend par défaut la valeur faciale indiquée sur la fiche client.

A la sélection de la valeur faciale, le programme affecte les 2 primes définies dans la configuration des TR en fonction de l’intérimaire :

Une Carte de TR sur la fiche = les primes des Titres Cartes

Pas de Carte de TR sur la fiche = les primes des Titres papier

Si vous avez coché « Carte obligatoire » dans la configuration alors les primes des Titres Cartes seront inscrites pour tous les Intérimaires. 

Note :

• Dans certains cas exceptionnels, il est possible de changer la valeur faciale du TR en cliquant sur la loupe , ou d’annuler le paiement des TR en cliquant sur l’option « Aucune valeur faciale ».

• Lorsque la valeur faciale est modifiée, le taux des 2 primes est recalculé. Si l’option « aucune valeur faciale » est utilisée, les primes TR sont automatiquement supprimés du contrat.

• Si l’option est activée dans la configuration (Fichiers … Configuration de l’intérim … Titres Restaurant), un utilisateur n’ayant pas un profil _ADMIN ne pourra pas supprimer une prime de ticket restaurant sur le contrat.

ATTENTION : si vous modifiez les primes définies (remplacement des titres papier par des titres carte sans avoir renseigné une carte TR dans la fiche intérimaire), en mode étendue, aucun titre ne sera commandé (ni papier, ni carte). Pour rappel, le mode étendu vérifie en plus des primes présentes sur le relevé d’heure, la présence ou non d’une carte TR sur la fiche de l’intérimaire.

Dans la saisie des RELEVES D’HEURES :

Les primes étant saisies sur le contrat, elles seront automatiquement reprises sur les RH. Le traitement de ces dernières s’effectuera de manière classique.

Attention : La demande de titres et de rechargement de cartes ne peut se faire qu’après un transfert en paie. Elle est unique, elle doit se faire après traitement et validation des paies du mois.

Les demandes de TR sont relatives à une période de paie et se basent sur les relevés d’heures payés durant cette période.

Pour la période donnée, on obtient le nombre de TR papier ou de rechargement carte en additionnant les quantités de la prime part salariale de tous les relevés payés durant cette période de paie.

Dans Intérimaires … TR-Demande des titres »

État de contrôle

  1. Mode simple

Sélection de la période : Correspond à la période de paie à traiter.

Type de titres - Titres papier/ Titres carte : Affichage par titre, sélectionner l’affichage souhaité :

(Exemple d’un affichage pour les Titres papier – mode simple)

Colonne Nb Titres : il s’agit de l’addition des quantités saisies sur les relevés d’heures par intérimaire

Colonne Valeur faciale : il s’agit de la valeur faciale renseignée sur les relevés d’heures. L’affichage dans le fichier csv en mode étendue sera indiqué sans virgule (en centimes d’euros, pour 10€ il sera noté 1000) et pour le mode simple en euros (pour 10€ il sera noté 10).

Colonne Date de remise et Signature (uniquement pour les Titres papier) : permet, à l’édition papier, de renseigner la date de remise et de faire signer la personne lors de la remise.

Colonne Part patronale (présent pour les titres carte uniquement)

Note :

Le programme effectue des contrôles de cohérence et signale les anomalies en « rouge ».

Exemple : Une quantité différente sur la prime « TR part salariale » et la prime « TR part patronale ».

On ne peut pas générer le fichier CSV si des erreurs sont présentes.

(Exemple d’un affichage pour les Titres carte – mode simple)

Ce document peut être Imprimer en Laser ou en PDF ou Exporter sous Excel par le Bouton imprimer. L’impression est différente selon le choix effectué (Titres papier / Titres carte / Mode simple / Mode étendu).

Remarque : Depuis le bouton Outils ... Exporter les demandes en anomalie, il est possible de générer une commande avec uniquement les anomalies détectées. Le fichier csv généré comporte une colonne Anomalie, en plus de celle du fichier normal, décrivant l'anomalie constatée, permettant ainsi une correction rapide avant envoi.
Le fichier Excel et le PDF généré ont également la colonne Anomalie.

  2. Mode étendu :

Différence d’affichage par rapport au mode simple :

(Exemple d’un affichage pour les Titres papier – mode étendu – Vue complète)

Vue – Vue standard / Vue complète (1) : Permets un affichage du fichier simplifié à l’écran. Le fichier csv correspondra à la vue complète.

Remarque : La vue complète permettra d’afficher les colonnes « Code Edenred », « Code point de livraison », « Code point de distribution » et « Offreur » dont le paramétrage a été effectué précédemment dans Fichiers … Configuration de l’intérim… Titre restaurant.

Informations (2) – Référence / Livraison : ce sont des options facultatives à saisir. Les données renseignées seront reportées dans les colonnes « Référence commande » et « Date de livraison ».

Colonne Conditionnement : uniquement pour les titres papier, indique le nombre de carnet commandé.

ATTENTION :

• Pour qu’une demande de rechargement de carte soit effectuée, l’intérimaire doit figurer dans la liste « titres carte ». Dans le mode étendu, pour y figurer, il faut qu’il ait une carte TR dans sa fiche en plus des primes associées à la carte.

• Aucun contrôle sur le statut de la carte n’est effectué automatiquement.

   

Génération du fichier de demande de TR et de rechargement de carte pour les TR dématérialisés

Si votre état ne comporte pas d’anomalie, la génération du fichier se fera par le bouton

Le fichier sera enregistré à l’endroit paramétré dans la configuration.

Le fichier généré respecte le cahier des charges EDENRED.

Après création du fichier, il est possible de le consulter directement :

ATTENTION : il faudra générer un fichier pour les titres papier et un autre fichier pour les titres carte si vous avez dans votre agence les 2 modes de fonctionnement.

Dépôt du fichier sur le serveur FTP

Après génération du fichier et si vous avez paramétré un serveur FTP dans la configuration, le dépôt se fera par le bouton .

Dans le cas de l’activation de l’option : 

A l’ouverture de la gestion des demandes de Tickets Restaurant par Intérimaires … TR – Demande de Titres  

Le programme signale par un message les nouveaux salariés n’ayant pas de numéro dans la liste globale des salariés et propose la création.

Si le salarié existe déjà dans la liste globale des matricules, le programme propose le regroupe en affichant le message suivant :

Les regroupements se font sur le Nom et Prénom, le Numéro de Sécu (les 13 premiers caractères), l’adresse mail, la date de naissance.

Le programme affiche en vert les correspondances détectées.

Il est possible de cocher et de Valider la proposition ou d’Annuler.

A l’affichage du tableau des demandes de titres, la colonne « Matricule » affichera le matricule global du salarié et le fichier sera généré sur ces matricules.

Il est possible d’accéder au tableau des matricules globaux par :

A la sélection d’un salarié du tableau, on retrouve à droite la liste des dossiers de lesquels il figure et le numéro de matricule dans chaque dossier.

L’armoire propose des filtres ainsi que la recherche sur un dossier ou une sélection de dossiers.

Note :

On retrouve également l’accès à ce tableau par Contrats … Contrats … Onglet Couts

En cliquant sur la Loupe du cadre « Titres Restaurant » … Accéder à la liste des matricules globaux

Le numéro du matricule global du salarié si déjà existant figure sous « Valeur faciale » 

Cette fiche documentaire a pour objet de vous apporter des informations complémentaires à la documentation ou à la formation suivie et correspond à des questions récurrentes.

Si vous avez besoin de mettre en place un paramétrage ou développer vos compétences sur ce sujet, nous vous recommandons vivement de vous adresser au service commercial par mail à commercial@enso-groupe.fr, qui pourra vous proposer un parcours de formation adapté ou bien une prestation personnalisée. L'information contenue dans ce document est fournie sans garantie d'aucune sorte, explicite ou implicite. Le client doit s'assurer que les consignes proposées répondent à son attente et assume le risque lié aux manipulations contenues dans ce document.