Titres restaurant SWILE

Cet outil relatif aux Titres restaurant permet de :

• Gérer plusieurs valeurs faciales de titres restaurant,

• D’automatiser le déclenchement depuis la fiche client (indication de la valeur faciale et de la répartition à appliquer),

• D’éditer un état pour les demandes de titres restaurant,

Générer un fichier CSV pour effectuer les demandes de titres restaurant papier et dématérialisé. 

Dans TEMPO

Création de la carte Titre Restaurant

Il faut tout d’abord créer une carte intérimaire « Carte TR » qui devra être alimentée dans la fiche intérimaire, onglet Cartes et Documents, si l’intérimaire est déjà en possession d’une carte ou si une carte lui a été commandée.

Fichiers … Libellés … Cartes et Documents

Par le bouton Ajouter, créer la carte :

Création des primes

Il faut ensuite créer les primes spécifiques au traitement des titres restaurants pour la part salariale et patronale.

Fichier … Primes

Voir documentation : « Mise en place des Ticket restaurant ».

• Création de 2 Primes pour la part salariale à déduire sur le bulletin (une pour les titres papier et une pour les titres dématérialisés) rattachées à des rubriques de paie en non imposable (rubrique en 5000).

Paramétrage des rubriques de paie rattachées :

• Création de 2 Primes pour la part patronale (une pour les tickets papier et une pour les tickets carte) rattachées à des rubriques de paie en cotisation en imposable (rubrique en 3900).

Elles permettent d’enregistrer la charge patronale des tickets dans le total des cotisations patronales du bulletin de paie et de refacturer cette charge à l’entreprise utilisatrice.

Paramétrage des rubriques de paie rattachées :

Note : Si vous traitez uniquement des Titres dématérialisés, les primes de TR version papier ne sont pas nécessaires.

Activation et paramétrage du module des Titres restaurant

Dans Fichiers … Configuration de l’intérim

Sélectionner le thème Intérimaires … Titres Restaurant

Cliquer sur le bouton ON/OFF en haut à gauche pour le passer sur « ON » et activer le module.

Vous avez maintenant accès au paramétrage du module.

Le paramétrage du module est divisé en plusieurs parties.

Primes associées :

Il faut indiquer les primes associées à la part salariale et à la part patronale pour les titres papier et les titres dématérialisés, que vous aurez au préalable créé dans le fichier des primes.

Il est possible de bloquer la suppression des primes au niveau des contrats pour les utilisateurs qui n’ont pas le profil _ADMIN.

Particularité des primes sans TVA :

En cochant "Utiliser des primes sans TVA"
Il est possible d’ajouter des primes non soumises à TVA.

Remarque : Pour apparaitre dans la liste des primes, la prime doit être cochée « sans TVA ».

En cochant cette option,

dans la gestion des Clients ... onglet Heures / Primes,

et dans la gestion des Contrats ... onglet Coûts

Une coche "Sans TVA" s’affichera, permettant d’utiliser ou non les primes sans TVA :

Enfin, lors de la facturation, la base exo sera ainsi renseignée :

Titres restaurant :

• Carte :  Sélectionner dans la liste des Cartes intérimaires, celle qui correspond à la carte Titres Restaurant.

• Opérateur : Sélectionner dans la liste déroulante l’opérateur SWILE, vous pourrez alors accéder aux paramètres spécifiques à cet opérateur.

• Carte Obligatoire : En cochant cette option, le traitement de Titre restaurant en version papier est désactivé. Les primes rattachées aux Titres Papiers ne seront plus gérées. Les primes liées à la carte Titre restaurant seront automatiquement rajoutées aux nouveaux contrats.

Paramètres de l’opérateur SWILE :

• Id. Facturation : à définir avec l’organisme

• Pt. Livraison : permet de définir un point de livraison convenu avec le partenaire

• Pt. Rattachement : permet de définir un point de rattachement convenu avec le partenaire

Déclaration des TR-VALEURS FACIALES 

Dans Fichiers … TR-Valeurs faciales

Ajouter autant de valeurs faciales de TR que nécessaire.

  1. Saisie manuelle

Pour ce faire, cliquez sur , indiquez la valeur faciale du TR puis la répartition entre la part patronale et la part salariale de ce titre. 

Note : Il est possible de saisir plusieurs fois la même valeur faciale, la distinction se faisant sur le montant patronal.

  2. Import d'un fichier Excel

Afin d’importer le bon format de fichier, nous vous conseillons de l’exporter et de saisir les modifications directement sur le fichier exporté.

Outils … Exporter vers Excel

Nommer le fichier et sélectionner le répertoire de destination.

Tempo vous propose d’ouvrir le fichier une fois généré.

Apporter les modifications souhaitées.

Il est possible d’importer dans le même dossier ou dans un autre dossier :

Outils … Importer depuis Excel

Chercher le fichier à importer et cliquer sur Ouvrir.

• Les lignes supplémentaires saisies dans le fichier Excel sont alors ajoutées,

• Les lignes identiques sont conservées

  3. Dupliquer les valeurs présentes dans un autre dossier

Il est possible de sélectionner une valeur faciale ou toutes les valeurs faciales pour les dupliquer vers un ou plusieurs autres dossiers

Outils … Dupliquer

Sélectionner l’option :

• La valeur faciale sélectionnée… : dans ce cas sélectionner la valeur avant d’aller dans le bouton Outils. Seule cette valeur sera dupliquée.

• Toutes les valeurs faciales … : l’ensemble des valeurs présentes dans le tableau sera dupliqué.

Puis choisir le ou les dossiers où les valeurs doivent être dupliquées.

Cliquer sur VALIDER.

Un message de confirmation permettra de valider la duplication :

Fiche INTÉRIMAIRE

Pour les intérimaires possédant déjà une carte de TR :

Sur la fiche de l’intérimaires … onglet « Carte et Document »

Ajouter la carte « Carte TR »

Après validation de l’ajout de la carte, compléter le statut de la carte « A commander/ En cours / Valide / Perdue » à l’aide de la liste déroulante. Les changements de statut devront se faire manuellement.

Note : Aucun paramétrage particulier n’est à effectuer pour les intérimaires bénéficiant des TR papier. Si un intérimaire n’a pas de carte dans sa fiche, il sera automatiquement considéré comme utilisateur des TR papier.

ATTENTION : Le programme

• ne peut gérer qu’une seule carte de Ticket restaurant par intérimaire,
• ne commande pas de carte de manière automatique. Il faudra cocher manuellement la case au moment de générer le fichier.

Fiche CLIENT

Pour les Entreprises utilisatrices concernées par les tickets restaurants.

Sur la fiche Clients …  Onglet Heures et Primes

En cliquant sur la loupe sélectionner dans la liste déroulante des valeurs faciales, celle correspondante au client.

Quel que soit le contrat d’un même client, la valeur faciale des TR sera toujours la même.

Sur le CONTRAT :

À l’établissement d’un nouveau contrat, dans l’onglet « Coût », le logiciel reprend par défaut la valeur faciale indiquée sur la fiche client.

A la sélection de la valeur faciale, le programme affecte les 2 primes définies dans la configuration des TR en fonction de l’intérimaire :

Une Carte de TR sur la fiche = les primes des Titres Cartes

Pas de Carte de TR sur la fiche = les primes des Titres papiers

Note :

• Dans certains cas exceptionnels, il est possible de changer la valeur faciale du TR en cliquant sur la loupe , ou d’annuler le paiement des TR en cliquant sur l’option « Aucune valeur faciale ».

• Lorsque la valeur faciale est modifiée, le taux des 2 primes est recalculé. Si l’option « aucune valeur faciale » est utilisée, les primes TR sont automatiquement supprimés du contrat.

•  Si l’option est activée dans la configuration (Fichier…Configuration de l’intérim…Titres Restaurant), un utilisateur n’ayant pas un profil _ADMIN ne pourra pas supprimer une prime de ticket restaurant sur le contrat.

Dans la saisie des RELEVES D’HEURES :

Les primes étant saisies sur le contrat, elles seront automatiquement reprises sur les RH. Le traitement de ces dernières s’effectuera de manière classique.

Attention : La demande de titres et de cartes ne peut se faire qu’après un transfert en paie. Elle est unique, elle doit se faire après traitement et validation des paies du mois.

Les demandes de TR sont relatives à une période de paie et se basent sur les relevés d’heures payés durant cette période.

Pour la période donnée, on obtient le nombre de TR papier ou carte à commander en additionnant les quantités de la prime part salariale de tous les relevés payés durant cette période de paie.

Les demandes de cartes pour les intérimaires qui n’en disposent pas se feront dans le même fichier (en cochant la case).

Dans Intérimaires … TR-Demande des titres :

État de contrôle

Sélection de la période : Correspond à la période de paie à traiter.

Vue standard/ Vue complète : Dans la vue complète il y a plus d’information de l’intérimaire (Courriel, Date de naissance, etc). Les colonnes de paramétrage présent dans la configuration sont également visibles. 
Pour information, le fichier généré correspondra à l’affichage de la vue complète.

Colonne Nb Titres : il s’agit de l’addition des quantités saisies sur les relevés d’heures par intérimaire

Colonne Valeur faciale : il s’agit de la valeur faciale renseignée sur les relevés d’heures.

Colonne Carte Physique   : case à cocher pour demander une carte physique pour l’intérimaire (si c’est la première demande, si elle est perdue par exemple). Par défaut, la valeur sera noté NON dans le fichier csv.

Colonne Titres utilisables dimanches et jours fériés  : case à cocher si les titres sont utilisables les dimanches et jours fériés. Par défaut, la valeur sera noté NON dans le fichier csv.

Note :

Le programme effectue des contrôles de cohérence et signale les anomalies en « rouge ».

Exemple : Une quantité différente sur la prime « TR part salariale » et la prime « TR part patronale ».

On ne peut pas générer le fichier CSV si des erreurs sont présentes.

Ce document peut être Imprimer en Laser ou en PDF ou Exporter sous Excel par le Bouton imprimer.

Génération du fichier de demande de titres restaurant et de carte pour les titres dématérialisés

Si votre état ne comporte pas d’anomalie, la génération du fichier se fera par le bouton

TEMPO vous propose de définir un nom de fichier, de choisir le répertoire souhaité afin d’enregistrer le fichier.

Le fichier généré respecte le cahier des charges SWILE.

Après création du fichier, il est possible de le consulter directement.

Cette fiche documentaire a pour objet de vous apporter des informations complémentaires à la documentation ou à la formation suivie et correspond à des questions récurrentes.

Si vous avez besoin de mettre en place un paramétrage ou développer vos compétences sur ce sujet, nous vous recommandons vivement de vous adresser au service commercial par mail à commercial@enso-groupe.fr, qui pourra vous proposer un parcours de formation adapté ou bien une prestation personnalisée. L'information contenue dans ce document est fournie sans garantie d'aucune sorte, explicite ou implicite. Le client doit s'assurer que les consignes proposées répondent à son attente et assume le risque lié aux manipulations contenues dans ce document.