« Know your customer » ou « Connaissance du client » en français est le nom du processus de vérification de l’identité des clients d’une entreprise, ses objectifs sont les suivants :

• S'assurer de la conformité des clients face aux législations anti-corruption
• Vérifier leur probité et intégrité
• Prévenir l'usurpation d'identité, la fraude fiscale, le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme

Dans Tempo, ce processus se fait par l’envoi manuel de documents à un service tiers, Vialink, pour analyse et vérification.

• Suite ENSO
• Tempo
• Armado

1. Documents :

• Carte nationale d’identité
• Passeport
• Carte de résident
• Permis de conduire
• RIB / IBAN

2. Taille et formats :

Taille limite des fichiers : 12Mo

• pdf
• jpg
• jpeg
• png
• doc
• docx

1. Activer le module KYC :

1. Se connecter à la Suite ENSO avec le compte Super Administrateur
2. Puis dans Groupe … Vue d’ensemble apparaît une ligne KYC sous Vos modules

   3. Cliquer sur le bouton Activer le module en regard de la ligne KYC

   4. Un modale de confirmation d’activation s’ouvre, cocher Je souhaite activer le module puis cliquer sur le bouton Confirmer

   5. Le module KYC est alors activé pour le groupe dans le Suite ENSO

2. Configurer le module KYC pour le groupe :

1. Se connecter à la Suite ENSO avec le compte Super Administrateur
2. Puis se rendre dans Groupe … Paramétrage … KYC

  3. Le paramétrage de la vérification KYC permet alors de :

        1. Activer ou désactiver le KYC pour toutes les agences éligibles du groupe (Boost et Avancé)

        2. Spécifier quels documents peuvent être soumis à une vérification KYC

        3. Définir le seuil d’acceptation

3. Activer et configurer le module KYC pour une agence :

1. Se connecter à la Suite ENSO avec le compte Super Administrateur du groupe ou un compte Administrateur de l’agence
2. Se rendre dans Gestion … Agences, sélectionner l’agence visée, puis cliquer sur Configuration

   3. Cliquer sur Activer le KYC pour cette agence pour permettre la vérification KYC depuis Tempo pour cette agence

   4. Le paramètre Activer la configuration du groupe est activé par défaut, l’agence hérite alors des paramètres du groupe pour les types de documents à analyser et le seuil d’acceptation

   5. Désactiver Activer la configuration du groupe si vous souhaitez définir un paramétrage spécifique pour l’agence, on peut alors :

  6. Spécifier quels documents peuvent être soumis à une vérification KYC pour cette agence

  7. Définir le seuil d’acceptation pour cette agence

4. Désactiver le module KYC pour le groupe :

1. Se connecter à la Suite ENSO avec le compte Super Administrateur
2. Puis dans Groupe … Vue d’ensemble apparaît une ligne KYC dans Vos modules

   3. Cliquer sur le bouton en cercle avec une croix rouge en regard de la ligne KYC

   4. Un modale de confirmation de désactivation s’ouvre, cliquer sur le bouton Confirmer

   5. Le module KYC est alors désactivé dans le Suite ENSO pour le groupe

5. Visualiser la consommation :

Consommation d’un groupe

1. Se connecter à la Suite ENSO avec le compte Super Administrateur
2. Se rendre dans Menu … Consommation, puis cliquer sur l’onglet KYC
   
3. Un graphique affiche la consommation du groupe dans son ensemble sur le mois en cours, un détail par agence est affiché en dessous
4. Utiliser les filtres en haut à droite du graphique pour afficher les données d’un mois et/ou d’une ou plusieurs agences en particulier
   

Consommation d’une agence

1. Se connecter à la Suite ENSO avec le compte Super Administrateur
2. Dans Gestion … Agences, sélectionner l’agence visée, puis cliquer sur l’onglet Consommation, puis l’onglet KYC
   

   3. Un graphique affiche la consommation de l’agence sur le mois en cours avec un historique des demandes sur    le mois en cours et les mois précédents, ainsi que l'état de la balance

   4. Utiliser les filtres en haut à droite du graphique pour afficher les données d’un autre mois

1. Recueillir le consentement de l’intérimaire :

Depuis l’application Armado

1. Ouvrir l’application Armado et se connecter
2. Aller dans Profil … Mon compte, puis activer Validation des documents

Depuis Armado sur le web

1. Se connecter à son espace Armado sur https://myarmado.fr/
2. Puis cliquer sur son nom en bas à gauche de l'écran pour accéder à son profil
3. Se rendre ensuite dans Mon compte et activer Validation des documents

1. Les statuts KYC :

En cours de vérification

Valide

Invalide

2. Notions sur les documents et dossiers intérimaires :

Dans Tempo, deux types d'éléments ont un statut KYC : les documents et les dossiers.

• Document : un document envoyé pour vérification KYC peut être une carte d’identité, un passeport, une carte de résident, un permis de conduire, un RIB IBAN. 
  Une fois envoyé pour vérification, son statut passe en En cours de vérification. 
  Une fois vérifié, un rapport est retourné à Tempo avec un indice de confiance. Le document change alors de statut pour Valide ou Invalide selon l’indice de confiance et du seuil d’acceptation défini dans la configuration.

   

• Dossier : un dossier représente l’ensemble des documents vérifiés KYC d’un intérimaire. La somme des indices de confiance de ces documents va alors déterminer le statut du dossier. 
  Lorsque le tout premier document KYC est envoyé en vérification pour un intérimaire, le statut de son dossier passe en En cours de vérification. 
  Lorsque le premier document vérifié de l’intérimaire change de statut, le dossier change également de statut : Valide ou Invalide. À chaque nouvelle vérification de document pour cette même fiche intérimaire, l’indice de confiance du dossier est recalculé ainsi que son statut.

3. Configurer le KYC dans Tempo :

1. Se connecter à Tempo
2. Puis aller dans Fichier … Configuration … Configuration de l’intérim … Intérimaires … KYC

   3. La fenêtre affiche alors la configuration KYC qui comprend :

           1. Notifications dossiers intérimaires

           2. Notification documents

           3. Cartes et documents intérimaires

Notifications dossiers intérimaires et notifications documents

Ces deux options permettent d’afficher l’historique des notifications KYC pour les dossiers et documents. Leur fonctionnement est identique :

1. Définir une date et une heure à partir desquelles afficher les notifications

   2. Puis cliquer sur l’un des boutons Valides ou Invalides en fonction de ce qu’on souhaite afficher

  3. Une fenêtre affiche les éléments demandés avec nom, prénom et matricule de l’intérimaire ainsi que le statut KYC, la date de changement du statut et l’icône du statut donnant accès au rapport

Cartes et documents intérimaires

Dans la partie droite un tableau en lecture seule liste des documents pouvant être envoyés en vérification KYC pour cette agence. En fonction de la configuration faite dans la Suite, le tableau affichera jusqu'à 5 types de documents avec leur code :

• 1 - Carte nationale d’identité
• 3 - Passeport
• 4 - Carte de résident
• 6 - Permis de conduire
• (Code variable) - RIB / IBAN

Les 4 premiers types de documents sont présents dans Tempo par défaut et ont un code d’identification prédéfini et identique pour toutes les agences. 
Le type de document RIB / IBAN n’existe pas par défaut, il faut le créer dans Tempo, son code varie alors d’une agence à une autre. 
Une fois créé, il est alors nécessaire de le sélectionner dans la liste déroulante à gauche.

4. Recueillir le consentement de l'intérimaire :

Chaque intérimaire doit donner son consentement qu’il sera nécessaire de renseigner dans sa fiche :

1. Se rendre dans Intérimaires … Intérimaires, puis sélectionner la fiche de l’intérimaire en question
2. Dans l’onglet Général, encart Divers, cocher la case KYC : ☐ Consentement
3. Une fois la case cochée, la vérification de documents devient possible pour cet intérimaire

Les utilisateurs ayant un compte Armado gèrent eux-mêmes le consentement depuis leur espace, leur choix concernant le consentement est reporté dans Tempo en lecture seule.

5. Soumettre un document en vérification :

Depuis une fiche intérimaire

1. Se rendre dans Intérimaires … Intérimaires, puis sélectionner la fiche intérimaire concernée
2. Dans l’onglet général, vérifier que la case KYC : ☐ Consentement est cochée, si ce n’est pas le cas et que l’intérimaire a donné son consentement, cocher la case

    3. Se rendre à l’onglet Cartes et documents, puis vérifier que le type de document qu’on souhaite vérifier est présent dans le tableau

    4. Si ce n’est pas le cas, cliquer sur + Ajouter, sélectionner le type de document à ajouter, puis valider

    5. Sélectionner la ligne du document à vérifier dans le tableau, puis ajouter un fichier

     6. Ajouter un second fichier pour le document si vous avez le recto et le verso séparément : cliquer sur le + vert pour avoir les options d’ajout d’un autre fichier

      7. Maintenant que les deux fichiers sont ajoutés, cliquer sur le bouton Vérifier…

      8. Une modale de confirmation s’ouvre

                 1. Si on a qu’un fichier à envoyer, cliquer sur le bouton Vérifier

                 2. Si, comme dans notre exemple, on veut ajouter un verso (ou un recto, l’ordre n’importe pas), cliquer sur le lien bleu

      9. La modale s’agrandit et affiche les autres fichiers du document, sélectionner le verso (ou recto) puis cliquer sur le bouton Vérifier… 
Le ou les fichiers sont envoyés en vérification

Depuis la fenêtre de Statut KYC des docs intérimaires

Pour envoyer un document en vérification depuis la fenêtre Statut KYC des docs intérimaires, il doit au préalable avoir été ajouté dans l’onglet Cartes et documents de la fiche de l’intérimaire.

1. Se rendre dans Intérimaires … Statut KYC des docs intérimaires 

   2. Définir des critères de filtres pour afficher les éléments souhaités :

           1. Afficher tous les intérimaires ou seulement ceux créé à partir d’une certaine date et/ou sous contrat dans une période de temps à définir

           2. Afficher seulement certains types de documents vérifiables pour le KYC

          3. Afficher seulement certaines lignes de documents en fonction de leur statut KYC

    3. Cliquer sur le bouton Afficher, la liste des intérimaires et des documents correspondants s’affiche, cliquer sur le bouton Vérifier… en regard du document à envoyer en vérification KYC

    4. Une fenêtre s’affiche avec l’aperçu du document, cliquer sur le bouton Vérifier…

     5. Une modale de confirmation s’ouvre

            1. S’il n’y a qu’un fichier à envoyer, cliquer sur le bouton Vérifier

            2. S’il y a plusieurs fichiers, cliquer sur le lien bleu pour joindre un recto ou un verso à l’envoi

     6. La modale s’agrandit et affiche les autres fichiers du document, sélectionner le verso (ou recto) puis cliquer sur le bouton Vérifier… 
Le ou les fichiers sont envoyés en vérification

Depuis Armado

L’intérimaire doit au préalable avoir donné son consentement dans son profil Armado.

Pour l'intérimaire

1. L’intérimaire doit se connecter à son espace Armado
2. Puis cliquer sur son nom en bas à gauche de l'écran pour accéder à son profil
3. Se rendre ensuite dans Justificatifs et ajouter un document pouvant être vérifié pour le KYC

Pour l’agence

Dans Tempo, s’assurer que la case Modifications des documents intérimaires est bien cochée dans Fichiers … Dématérialisation … Notifications

1. Ouvrir Tempo et sur l'écran d’accueil, consulter l’onglet de notifications Armado

    2. Cliquer sur le bouton de rafraichissement pour être sûr d’afficher les dernières notifications

    3. Cliquer sur la ligne de notifications Documents intérimaires

    4. Une fenêtre s’ouvre avec les documents ajoutés dans Armado

    5. Cocher la case Accepter en regard du document à faire analyser, une icône KYC apparaît alors à côté de la case

     6. Cliquer sur le bouton Traiter

     7. Le document est alors envoyé en vérification

6. Consulter le statut KYC :

Statut KYC d’un document

1. Ouvrir Tempo et sur l'écran d’accueil, consulter l’onglet de notifications KYC en bas à gauche

   2. Dans la zone de notification, cliquer sur le bouton d’actualisation pour avoir les dernières notifications de traitement

L’une des deux lignes Documents KYC valides ou Documents KYC invalides va s’incrémenter en fonction du résultat de la vérification du document

    3. Cliquer sur la ligne où le nombre de notifications s’est incrémenté pour consulter la notification

    4. Les notifications affichent alors le nom de l’intérimaire et son matricule, le type de document envoyés, son statut avec sa date de vérification et la date de fin de validité lorsqu’elle à pu être extraite

Statut KYC d’un dossier

1. Ouvrir Tempo et sur l'écran d’accueil, consulter l’onglet de notifications KYC en bas à gauche

   2. Dans la zone de notification, cliquer sur le bouton d’actualisation pour avoir les dernières notifications de traitement

Cliquer sur Dossiers intérimaires KYC valides ou Dossiers intérimaires KYC invalides pour les consulter

     3. Les notifications affichent alors le nom de l’intérimaire et son matricule, le statut du dossier avec sa date de vérification

Le KYC dans les contrats

1. Se rendre dans Contrats … Contrats, puis cliquer sur + Ajouter et créer un contrat avec un intérimaire dont des documents ont été vérifiés KYC
2. Dans l’onglet Général le statut KYC de l’intérimaire s’affiche en regard de son nom
3. Dans l’onglet Divers la statut KYC des documents vérifiés est affiché dans la liste des Pièces à fournir

Cette fiche documentaire a pour objet de vous apporter des informations complémentaires à la documentation ou à la formation suivie et correspond à des questions récurrentes.

Si vous avez besoin de mettre en place un paramétrage ou développer vos compétences sur ce sujet, nous vous recommandons vivement de vous adresser au service commercial par mail à commercial@enso-groupe.fr, qui pourra vous proposer un parcours de formation adapté ou bien une prestation personnalisée. L'information contenue dans ce document est fournie sans garantie d'aucune sorte, explicite ou implicite. Le client doit s'assurer que les consignes proposées répondent à son attente et assume le risque lié aux manipulations contenues dans ce document.