Gestion des commandes

La fenêtre de gestion des commandes est divisée en 2 parties :

• La recherche des commandes existantes :

On peut rechercher une commande par :

• La création d’une nouvelle commande :

La création d’une commande passe par différentes zones d’informations qu’il faut compléter afin de se simplifier la création du contrat.

Pour créer une commande, il faut cliquer sur le bouton  ou la touche « F4 »  de votre clavier.

Le programme affiche alors un nouveau numéro de commande et demande le nom du client concerné. « F1 » dans la case ou un clic sur le lien bleu «  » permet d’accéder à la liste des clients et permet de choisir un client par le bouton :

Puis on tabule pour passer d’un champ à l’autre.

Il faut ensuite indiquer la période pendant laquelle le client a besoin d’un intérimaire dans :

Il est impératif de renseigner une date de fin afin de pouvoir continuer la saisie de la commande.

La date de fin pourra être modifiée lors de la création du contrat.

On peut également (mais ce n’est pas indispensable) renseigner :

Les zones suivantes sont automatiquement remplies en fonction des informations renseignées sur la fiche client : 

La zone libre (située à droite des dates de mission) permet d’indiquer un commentaire interne à l’agence.

Il est impératif de renseigner la qualification dans la case prévue à cet effet en cliquant soit sur le libellé bleu «  », soit « F1 » dans la case afin d’accéder à la liste des qualifications du client.

Si la qualification est inexistante, il faut l’, le logiciel propose alors une ligne vierge  dans laquelle il faut faire « F1 » pour retrouver la liste de toutes les qualifications du dossier. Il suffit de sélectionner celle qui nous intéresse (ou éventuellement en ajouter une) et  ; elle s’ajoutera automatiquement à la liste des qualifications du client.

reste alors à la pour l’incorporer à la commande de la façon suivante

Si la qualification choisie a déjà été utilisée par le client, les informations suivantes seront automatiquement reprises en fonction du dernier contrat, et sont modifiables. Si ce n’est pas le cas (qualif jamais employée chez ce client), on peut les renseigner si on a l’information mais ce n’est pas indispensable à ce moment là.

Par contre il est indispensable d’indiquer la quantité d’intérimaires demandée par le client

Puis il faut renseigner le type et le motif du recours :

Et, si on les connaît, les zones suivantes :

Ces 4 zones ne sont pas obligatoires dans un premier temps, mais si elles sont indiquées, elles seront reprises directement lors de l’établissement du contrat.

Une fois ces infos renseignées, il suffit de cliquer sur afin de valider la commande. Cette dernière passera alors en  (en haut à droite de l’écran).

On a la possibilité d’accéder directement à la recherche de qualifications correspondantes à la demande, sur le 2^ème onglet  , en cliquant sur le libellé .

Le logiciel lance alors directement la recherche de « maintenance logiciel » (notre exemple)  sur le dossier et affiche le nombre de candidats trouvés (on peut éventuellement affiner la recherche en cliquant sur l’onglet en indiquant des critères supplémentaires et en relançant la recherche).

S’il y a un bouton , penser à cliquer dessus afin d’en visualiser le contenu. (On va éventuellement retrouver des personnes qui correspondent aux critères recherchés mais qui sont sous contrat pendant les dates de mission, ou des personnes inadéquates chez le client par exemple).

On peut ensuite sélectionner les personnes qui nous intéressent afin de les basculer dans la commande. Pour cela, cliquer sur le bouton gauche de la souris et ne relâcher qu’une fois avoir atteint la liste voulue.

On peut aussi sélectionner les intérimaires par le lien bleu :

Cliquer ensuite sur afin d’intégrer ces personnes dans la commande.

Répondre « oui » à la question :

Si message le matricule « …. » va être crée, répondre « oui », il s’agit d’un candidat qui n’a jamais travaillé pour votre société, et qui va devenir intérimaire lors de l’établissement de son premier contrat pour le compte de votre agence.

Ces personnes sont donc directement intégrées à la commande de la façon suivante :

On peut indiquer la date du contact avec l’intérimaire et la date de sa réponse :

Il est également possible de sélectionner un ou plusieurs intérimaires. Pour ce faire les sélectionner à l’aide de votre souris.

Le bouton vous permet de joindre un ou plusieurs intérimaires par le biais de « contact plus » (système SMS nécessitant un abonnement qui peut être pris auprès de nos services).

Ou encore d’envoyer un courrier électronique à un intérimaire (envoi d’un mail à condition d’avoir renseigné l’adresse mail du ou des intérimaires).

Il est également possible d’utiliser le publipostage (permet de créer un courrier identique pour un ou plusieurs intérimaires).

L’onglet  nous permettra de visualiser le ou les contrats faits à partir de cette commande.

L’onglet permet d’ajouter des actions réalisées sur cette commande (ex. : contact clients, envoi des SMS…).

Lorsqu’un intérimaire est d’accord pour la mission et que le client est également d’accord sur l’intérimaire proposé, mettre une coche dans la case ou .

Cette action va permettre de retrouver directement cette commande dans les contrats.

On pourra établir les contrats depuis cette fenêtre.

Sortir de la gestion des commandes et aller en gestion des contrats.

Thème , gestion , sélectionner la 4^ème partie de l’armoire, intitulée :

Si des zones obligatoires ne sont pas remplies, elles seront et un détail des éléments indispensables (à la validation du contrat) sera listé dans le bouton :

On peut ainsi ajouter le contrat pré-rempli par un simple « clic » sur le bouton puis sur

Répondre « Oui » à la question :  puis sur « Ok »

Le contrat est crée !

Le message seul 1 a été trouvé signifie qu’une personne a été commandé, et que la délégation a été faite sur 1 personne. La commande n’est plus active.

ll est possible d’avoir ce message :

Si vous répondez « non » à cette question, la commande reste ouverte. En effet, il y a 1 contrat de fait mais 3 personnes ont été commandées. Vous pourrez donc revenir sur cette commande et refaire une recherche de personnel.

Cet onglet permet de faire les factures de placement. Elles sont liées directement à la commande.

La date de la facture se met toute seule, le logiciel prend la date du jour, par défaut.

Numéro de facture, il se met automatiquement, il n’est pas modifiable.

La 3éme case vous rappel le montant de la facture.

Réf, vous permet d’indiquer une référence sur cette facture.

Vente de : Vous permet de mettre le compte comptable sur lequel va s’imputer votre facture.

(Pour modifier les numéros de compte : Factures… Factures manuelles…. Onglets Ecriture comptable…)

Liste de sélection : Vous permet de préenregistrer un modèle de facture.

En choisissant « Ajouter une sélection » le logiciel vous ouvre cette fenêtre :

Vous donnez à cet endroit, le nom de votre modèle de facture.

Il faut ensuite créer dans le tableau, le modèle. Une fois le modèle crée il faut « enregistrer la sélection » et le logiciel vous pose cette question :

Répondez « oui » à la question, vous retrouverez ainsi votre modèle de facture dans :

Dans le tableau renseigner les différentes cases :

Désignation / Texte : Mettre le libellé que vous souhaitez voir apparaitre sur votre facture,

Quantités : Mettre les quantités que vous voulez facturer,

Prix unitaire : Mettre le prix unitaire que vous voulez facturer à votre client,

% de remise : Indiquez le % de la remise, attention le logiciel déduit la remise automatiquement, sans mettre de libellé « Remise »

Le tableau du bas va vous permettre de conserver une trace des factures déjà éditées et donc déjà facturé à votre client.

Facture : Le logiciel vous indique le numéro de la facture,

Date facture : Le logiciel vous indique la date de la facture,

Total HT : C’est le total hors taxe de la facture,

Total TTC : C’est le total TTC de la facture,

Echéance : C’est la date d’échéance de la facture.

Par un clic droit sur le bouton ou un clic sur le bouton  vous accédez au menu :

Quoi imprimer :

: une commande en particulier

: un récapitulatif des différentes commandes saisies

Ce récapitulatif se présente de la façon suivante :

1ére colonne : Date de début de mission

2ème colonne : Le nom du client

3ème colonne : Le nom de l’interlocuteur chez le client

4ème colonne : Numéro affecté à la commande créée

5ème colonne : La référence de la commande

6ème colonne : Quantité d’intérimaires

7ème colonne : La qualification demandée par le client

8ème colonne : Lieu de la mission

9ème colonne : Lieu de rendez-vous pour la mission

10ème colonne : Nous indique si la commande vient d’une proposition active

11ème colonne : Le nom ou les noms des intérimaires proposés sur la commande

12ème colonne : L’état de la commande

Attestation de non conduite :

Cette fiche documentaire a pour objet de vous apporter des informations complémentaires à la documentation ou à la formation suivie et correspond à des questions récurrentes.

Si vous avez besoin de mettre en place un paramétrage ou développer vos compétences sur ce sujet, nous vous recommandons vivement de vous adresser au service commercial par mail à commercial@enso-groupe.fr, qui pourra vous proposer un parcours de formation adapté ou bien une prestation personnalisée. L'information contenue dans ce document est fournie sans garantie d'aucune sorte, explicite ou implicite. Le client doit s'assurer que les consignes proposées répondent à son attente et assume le risque lié aux manipulations contenues dans ce document.