Saisie des heures hebdomadaire

La saisie des heures permet à partir d’une saisie unique d’établir les fiches de paies et les factures. Elle se base sur les contrats créés à partir des fiches clients et des fiches intérimaires.

L’armoire des relevés d’heures va permettre :

• L’accès à la saisie des relevés d’heures : les relevés sont pré établis à partir des contrats.
• De consulter les relevés déjà saisis sur le mois en cours ou sur un mois clôturé.
• De modifier les relevés existants du mois en cours.

Vous trouverez ci-après le détail de la saisie des relevés d’heures

L’Armoire : Elle permet le stockage des relevés d’heures et une recherche rapide par la pose de filtre. Elle va également présenter les relevés à saisir par l’affichage de relevés préétablis à partir des contrats.

Armoire est composée de 3 volets :

1. Relevés pour modification : Permet la visualisation des relevés déjà saisis pour la période en cours ou une période antérieure. Permet la correction éventuelle des valeurs sur les Rh de la période en cours.
2. Ajout de relevés : Permet la saisie d’un nouveau relevé.
3. Relevés faits : Permet la visualisation et la correction des derniers relevés saisis. C’est un fichier temporaire qui se vide à la fermeture de la gestion.

Zone de saisie du relevé : C’est la partie centrale du relevé qui sera utilisé pour la saisie des données.

Cette partie est décomposée en 4 zones :

1. Le semainier : Permet la saisie des heures par jour.
2. La répartition des heures : Décompte automatiquement les heures à payer et à facturer en fonction du paramétrage du contrat.
3. La saisie des primes : Décompte et saisie des primes et indemnités à payer et à facturer.
4. Acomptes : Permet la saisie directe d’un acompte ou la visualisation d’un acompte saisi par la gestion des acomptes.

Informations : C’est le résumé des informations liées au relevé d’heure

Ces informations concernent :

• Des accès aux gestions rattachées au relevé (client, intérimaire, contrat).
• Des informations concernant la facture.
• Des informations concernant la paie.
• Des informations concernant les acomptes possibles.
• Des informations concernant les prochains contrats.

Cliquez sur le volet  de l’armoire

Vous avez plusieurs critères de sélection pour appeler vos relevés d’heures à saisir :

• Du : Ouvre la fenêtre du calendrier : sélectionnez la date de début de semaine qui vous intéresses.

• Numéro de semaine : Cherchez, à l’aide de la liste déroulante, le numéro de semaine que vous souhaitez saisir. Les semaines du mois en cours sont en gras.

• Intérim : Saisissez le nom de l’intérimaire ou ouvrez la liste des intérimaires par le lien bleu ou F1 et sélectionnez votre salarié.

• Client : Saisissez le nom du client ou ouvrez la liste des clients par le lien bleu ou F1 et sélectionnez votre client.

• Contrat : Saisissez le numéro du contrat ou ouvrez la liste des contrats par le lien bleu ou F1 et sélectionnez le contrat.

Les relevés d’heures s’afficheront en fonction de votre sélection.

Il est encore possible pour faciliter la recherche de trier sur les colonnes.

Exemple : En cliquant sur le titre de la colonne « Intérimaire » on obtiendra une liste des intérimaires  par ordre alphabétique.

Il est également possible de modifier des options d’affichage de l’armoire par un clic droit sur la flèche à côté de la date.

On obtient une liste de critères. Ils sont propres à chaque poste de travail.

• Recherche des contrats sur les dates de contrats : L’affichage des contrats se fera en fonction de la date de début et de fin du contrat.
• Recherche des contrats sur les dates de souplesse : L’affichage des contrats se fera en tenant compte de la date de fin de souplesse.

• Recherche des contrats sans relevés d’heures : Permet de filtrer l’armoire sur les relevés restant à saisir.

• Recherche sur tous les contrats : Permet d’afficher dans l’armoire l’ensemble des relevés restant à saisir ou déjà saisis. La couleur du nom du salarié va permettre de les différencier.

• Garder les contrats saisis dans l’armoire : Permet après validation de la création d’un nouveau relevé, de le garder dans le volet ajout de relevé de l’armoire.

Choix du Relevé d’heure à saisir

Légende des couleurs :

• Le nom est en noir : il n'y a pas de relevé d'heure saisi pour ce contrat sur cette semaine.

• Le nom est en bleu : il y a déjà un relevé d'heure saisi pour ce contrat sur cette semaine.

• Le numéro de contrat est en rouge : le contrat se termine sur la semaine sélectionnée. (pensez à gérer la fin de mission)

• Le numéro de contrat est en noir : le contrat est en cours sur la semaine sélectionnée.

Après affichage de votre relevé d’heure dans l’armoire, cliquez sur le relevé puis cliquez sur  ou faites « F4 ». Le curseur passe dans la zone de saisie «  référence ».

  : Cette case est complétée automatiquement par la référence commande indiquée sur le contrat onglet général. Vous pouvez encore saisir manuellement une référence ou cliquez sur le lien bleu ou F1 pour sélectionner un chantier de la fiche client. Cette case est à renseigner si vous facturez votre client soit par commande soit par chantier. 

: Le relevé d’heure est bloqué par le poste qui aura coché cette case. C’est uniquement ce poste qui pourra la décocher par un clic droit.

Saisie des heures de la semaine

• La saisie des heures peut se faire de 2 manières en heures/minutes ou en centième d’heures. Par défaut les heures seront saisies en nombre d’heure et centièmes d’heures.

   

• Si votre client vous donne tous ses relevés d’heures en heures et minutes, il est possible de  paramétrer la fiche client dans l’onglet saisie, partie Option client, cochez .

  La saisie se fera automatiquement en heure/minute.

   

• Vous pouvez occasionnellement avoir à saisir des heures en heure/minute. Pour changer de mode il suffit de cliquer sur l’entête de la colonne . On passe alors en mode heure/minute . A la fin de votre saisie le programme transforme les heures/minutes en heures/centièmes d’heures. Ne pas oublier de cliquer à nouveau sur la colonne  afin de revenir à la saisie en centièmes.

  Lorsque la saisie est en heures/minutes cela nous est indiqué également en bas de la partie centrale.

            Exemple :

            Saisie  de 7 h 8 min  on obtient 7,13 heures en centième .

La saisie des heures s’effectue obligatoirement dans le semainier pour permettre au programme de mettre à jour dans les différents fichiers les périodes de travail et de paie pour le salarié (début – fin de période).

Les heures de jour : Saisissez les heures effectuées de jour dans les différents jours de la semaine dans la colonne H.Jour.

Les heures de nuit : Saisissez les heures effectuées de nuits dans les différents jours de la semaine dans la colonne H.Nuit.

Notes :

• Un clic droit sur  permet de récupérer la répartition des heures indiquée dans l’onglet saisie de la fiche client .

• La saisie du nombre total des heures de la semaine sur le lundi permet de répartir automatiquement les heures sur les jours, si cette répartition est indiquée dans l’onglet saisie de la fiche client le déclenchement des heures supplémentaires se fait sur la fin de semaine.

• Après saisie des heures du 1er jour de la semaine, il est possible de répéter la valeur par la touche de fonction F9.

Les chantiers : A ne plus utiliser

Les absences : Il est très important de renseigner les codes absences pour justifier de tous les jours du contrat. Par la touche de fonction F1 vous accédez à la liste des codes d’absences disponibles.

Vous pouvez gérer leur édition sur le bulletin de paye par les paramètres du transfert en paye . En cliquant sur le lient bleu la liste s’ouvre et à vous de décocher les codes absences à ne pas faire apparaitre sur le bulletin de paie (dans l’exemple on ne veut pas faire apparaître le code W pour détente).

• Le code absence permet de déterminer au plus juste le nombre de trentième pour le calcul des cotisations plafonnées du bulletin de paie. Ainsi un code absence génère un trentième supplémentaire sauf pour les absences qui sont rémunérées par un tiers : Maladie, Maternité et Accident du Travail.

• Mais aussi d’indiquer sur le bulletin de paie les dates et la raison de l’absence.

Déjà : Cette colonne permet de visualiser les heures déjà saisies :

• Les heures sont en bleue : si c’est le même intérimaire sur la même semaine chez un autre client

• Les heures sont en rouge : si c’est le même intérimaire sur la même semaine et chez le même client

Ab : Cette colonne est également reprise sur le bulletin de paie, elle permet de voir les absences saisies par le cahier de passage ou directement sur la fiche du salarié, cependant elle ne génère pas de trentième de plafond. Il est donc nécessaire de ressaisir le code absence dans l’autre colonne Ab.

Indemnités de congés payés (ICP) et indemnité de fin de mission (IFM)

Grâce à ce menu déroulant, vous définissez le règlement des indemnités de fin de mission et/ou les indemnités de congés payés.

• Sans : Ni paiement d’I.F.M ni d’I.C.P.

• I.C.P : Déclenchement des I.C.P sur les heures déjà saisies sur ce contrat, toutes périodes confondues (contrat et/ou contrat + avenant)

• IFM+ ICP : déclenchement des I.F.M et I.C.P sur les heures déjà saisies sur ce contrat, toutes périodes confondues (contrat et/ou contrat + avenant)

• Abandon : Le salarié a abandonné la mission, déclenchement des I.C.P uniquement.

• Rupture : L’entreprise a arrêté la mission, déclenchement des I.C.P. uniquement.

• Embauche : Le salarié a été embauché par l’entreprise utilisatrice, déclenchement des I.C.P uniquement.

Note : Il est important d’indiquer le motif d’arrêt de la mission, d’une part pour faire apparaitre le bon motif sur l’édition de l’attestation ASSEDIC mais également pour ne plus provisionner des encours d’IFM.

Fin de mission :

: Permet d’indiquer que la mission est terminée.

Lorsque l’on coche cette case, le logiciel utilisera la saisie faite sur le semainier pour initialiser la date de fin de contrat dans l’historique des contrats, transmettre l’information sur le contrat de relevé Unedic, sur l’attestation Assedic, le certificat de travail et le cas échéant sur les attestations de salaires Maladie, Maternité, Accident du travail ainsi que l’annualisation des allègements Fillon. On retrouvera cette date sur les contrats dans la case  en haut à droite de l’écran.

Lorsque l’on saisit un relevé sur la dernière semaine du contrat, le programme indique la fin de mission en rouge pour rappeler à l’utilisateur qu’il faut obligatoirement gérer la fin de mission sur ce relevé d’heure.

On peut également intégrer un automatisme de déclenchement des IFM ET ICP et de la coche dans fin de mission dans la configuration du dossier dans  Fichier … Paramètre.

Suivi de mission :

Un clic droit sur  permet d’accéder directement à la saisie du « suivi de mission ».

Lorsque vous arrivez au bas du tableau validez par le bouton ou par la touche « ENTRER » du clavier, le logiciel passe dans la répartition des heures dans le tableau de droite.

Le logiciel applique la répartition des heures en fonction du paramétrage indiqué sur le client puis repris sur le contrat.

Le logiciel fait la répartition à gauche pour l’intérimaire (fiche de paie) et à droite pour le client (facture).

La répartition des heures est donnée par les informations du contrat, onglet horaire détaillé.

On retrouve :

• Dans la colonne Heures les bases horaires (ici 35 heures) et les limites des majorations (ici 39, 43, 41 pour le RC).

• Les heures payées réparties en fonction des données du contrat.

• Le taux payé pour les heures normales et les majorations applicables (en principe en %).

• Les heures facturées réparties en fonction des données du contrat.

• Le taux de base de facturation, les taux de facturations majorés.

On peut ainsi vérifier la répartition faite par le logiciel.

Il ne faut pas oublier de tenir compte des heures qui figurent dans la colonne déjà puisque la répartition est faite à la semaine civile, en fonction de toutes les heures saisies.

Il vous est toujours possible de corriger ou de modifier la répartition des heures.

Cliquez ensuite sur le bouton  ou appuyer sur la touche « ENTER » au clavier pour basculer dans la 3^ème partie de saisie : les variables (primes et indemnités).

Si les primes sont saisies sur les contrats, elles apparaîtront automatiquement dans le relevé d’heures.

Vous pouvez également en ajouter ou en supprimer au moment de la saisie avec l’utilisation des boutons  et .

Prime : Pour rajouter  une prime cliquez sur le libellé bleu « Prime » ou par la touche F1 pour accéder à la gestion des primes et sélectionnez celle de votre choix. Il est possible de saisir directement le numéro de la prime.

Libellé : Affichage de l’intitulé de la prime.

• Intitulé en Vert : c’est une prime imposable (soumise à cotisation et coefficient).

• Intitulé en Bleu : c’est une prime non imposable (non soumise à cotisation)

• Lorsque vous faîtes un clic droit sur le nom de la prime vous pouvez accéder à la fiche de la prime.

Lib Perso : Permet de rajouter un complément au libellé de la prime sur le bulletin de paie et sur la facture.

Ex :   lorsque l’on utilise une prime de rappel on peut préciser la raison du rappel.

JTC : Indication de la périodicité de la prime.

Qt.Payée : Indiquez la quantité à payer.

Tx.payé : Indiquez le taux à payer.

Qt. Fact : Indiquez la quantité à facturer.

Tx. Fact : Indiquez le taux à facturer.

Cliquez ensuite sur le bouton  ou appuyer sur la touche « ENTER » au clavier pour basculer dans la dernière partie de saisie : l’acompte.

Note : La touche de fonction F3 (modification) permet d’accéder en modification dans le taux payé et/ou facturé si ce dernier est déjà renseigné.

Cette partie n’est pas à renseigner que si vous souhaitez saisir un acompte manuellement, c’est à dire sans passer par la gestion de saisie des acomptes.

Acompte(AV) : L’information entre parenthèse permet de connaitre le mode de règlement souhaité par l’intérimaire.

Rub : Saisissez ou cliquez sur le libellé bleu ou F1 pour accéder à la liste des primes d’acomptes et sélectionnez le type d’acompte à verser (Chèque, virement …).

Mt : Saisissez le montant à verser.

• Par F1 : Vous obtenez un droit d’acompte calculé sur la semaine saisie (ne tient pas compte d’un éventuel trop perçu sur une semaine ou mois précédent).

•  Par F5 : Vous obtenez un droit d’acompte calculé sur la totalité des heures saisies dans le mois en cours.

Du : Indiquez la date de règlement de l’acompte.

Fr : Si vous utilisez des chèques avec frais, indiquez le montant des frais.

Chq n° : Si vous éditez le chèque par le logiciel, le numéro s’incrémentera de lui-même. Si vous faites un chèque manuel saisissez le numéro de chèque.

Validez le relevé d’heure en cliquant sur le bouton : il passera dans les volets « Relevés faits » et « Relevés pour modification » de l’armoire.

Lorsque l’on a en poste chez le même client, plusieurs intérimaires qui pratiquent les mêmes horaires, on peut saisir les heures par lot.

Dans le volet  :

• Indiquez la semaine à saisir.
• Indiquez le code du client concerné.

• Dans l’armoire, sélectionnez le lot d’intérimaires en les mettant en surbrillance.
• Cliquez sur le bouton  ou F4 pour ajouter un relevé.
• Saisissez le relevé d’heure.
• Validez le relevé d’heure par le bouton .

Le programme va générer le même relevé d’heure pour tous les intérimaires sélectionnés.

Il est possible de les contrôler et éventuellement de les rectifier à partir du volet « Relevés faits » ou « Relevés pour modification ».

Attention : concernant les primes seules celles avec des automatismes de calcul de la quantité (jtc) seront calculées automatiquement.

La partie de droite du relevé d’heure présente diverses informations concernant le relevé sélectionné.

2 cas possibles:

- Vous êtes en cours de saisi des relevés d’heures. Les relevés sont stockés dans le volet  de l’armoire des relevés d’heure et ce jusqu'à ce que vous reveniez au menu de Tempo.

- Vous voulez modifier un relevé alors que vous êtes déjà revenu au menu de Tempo.

Cliquez sur le volet

Recherchez par le n° de relevé, le client, l’intérimaire, le n° de contrat le relevé à modifier, effectuer les changements nécessaires et validez le relevé pour que les modifications soient prises en compte.

Attention : un relevé d’heure qui a déjà fait l’objet d’une paye ou d’une facture n’est plus modifiable. Pour le régulariser on passera par la saisie d’un relevé complémentaire en positif ou avec des quantités négatives.

Un relevé d’heure qui a déjà fait l’objet d’une paye ou d’une facture n’est plus modifiable. Pour le régulariser on passera par la saisie d’un relevé complémentaire en positif ou avec des quantités négatives.

La régularisation est à faire par la création d’un nouveau relevé d’heure sur la semaine de l’erreur.

Dans le cadre des régularisations, on ne saisira que dans le cadre de droite (décompte des heures) et dans les primes.

On utilisera le semainier que pour le rajout de journée complète.

Pour l’explication sur la saisie de ce relevé d’heure (voir la procédure «  Création d’un avoir de régularisation à partir d’un RH »)

Quoi imprimer :

: Permet de basculer dans l’utilitaire d’édition de chèque. Après édition le numéro du chèque sera reporté dans le cadre des acomptes du relevé. Il faut se positionner sur le rh d’acompte.

: Permet de basculer dans la gestion des attestations Assedic pour éditer celle de l’intérimaire sélectionné.

: Permet l’édition d’un état récapitulatif des informations saisies sur le relevé d’heure.

Options de présentation : changement d’orientation et de police  

Comment imprimer : cliquer sur laser ou matricielle selon votre imprimante pour imprimer, ou aperçu avant impression pour visualiser le document à l’écran.

Par le bouton  vous accédez à :

: le logiciel bascule les informations de l’édition vers Excel.

 : qui regroupe les fonctionnalités suivantes

• Voir la Photo : Lorsque cette option est cochée, une fenêtre apparaît avec la photo de l’intérimaire (vient de la fiche intérimaire).

• Voir les heures par semaine : Lorsque cette option est cochée, une fenêtre apparaît avec le tableau ci-dessous. C’est un résumé des dernières semaines saisies.

• Voir les taux payés € : Transforme les pourcentages des heures supplémentaires en euros.

: Chaîne directement sur Contact Plus (option) pour l’envoi d’un SMS.

: Affiche un tableau avec les droits à acompte de l’intérimaire selon les heures déjà saisies (pareil que clic sur acompte dans le volet information) .

: Permet de saisir une base pour l’IFM et l’ICP et d’en effectuer le paiement.  A utiliser uniquement lorsque les heures qui engendreraient ces bases non pas été saisies dans le logiciel.

: Permet la création d’un relevé d’heure sur la mission pour le paiement de l’IFM. (Voir la documentation « Comment payer l’IFM et l’ICP »).

: Module réservé à PLD son utilisation est à faire avec le service de maintenance.

Possibilité entre deux répartitions :

: Ne plus utiliser

: Permet de gérer le lissage chez un client (voir la documentation « Mise en place et gestion du lissage ».

Cette fiche documentaire a pour objet de vous apporter des informations complémentaires à la documentation ou à la formation suivie et correspond à des questions récurrentes.

Si vous avez besoin de mettre en place un paramétrage ou développer vos compétences sur ce sujet, nous vous recommandons vivement de vous adresser au service commercial par mail à commercial@enso-groupe.fr, qui pourra vous proposer un parcours de formation adapté ou bien une prestation personnalisée. L'information contenue dans ce document est fournie sans garantie d'aucune sorte, explicite ou implicite. Le client doit s'assurer que les consignes proposées répondent à son attente et assume le risque lié aux manipulations contenues dans ce document.