Gestion des paiements

Cette gestion a pour but des faire le suivi de vos règlements client (si vous ne disposer pas d’un logiciel de comptabilité).

Elle va permettre :

·         D’enregistrer les règlements de vos clients (règlement global et/ou règlement partiel)

·         De sortir une liste de factures échues non soldées

·         D’éditer des lettres de relance courrier et/ou courriel

Cette gestion permet également de contrôler les délais de paiement de vos clients sur les dernières années. 

Factures … Gestion des paiements 

Plusieurs critères de recherche sont proposés pour faciliter la recherche des factures à solder.

·         : vous pouvez saisir directement le numéro de la facture correspondant au règlement.

·       vous pouvez isoler les factures non réglées d’un client en le sélectionnant dans la liste déroulante par la flèche .

·         : cette coche permet d’exclure de la liste les factures cédées à un affactureur.

·         : cette option trie la liste des factures par code commercial lié au la fiche client.

·         : Ces coches permettent de filtrer la liste sur le code contentieux de la fiche client (noté dans l’onglet saisie partie limite de crédit. Le code 4 permet de note sur la fiche client que ce dernier est en redressement judiciaire).

·         : cette coche permet d’exclure les clients coché comme étant particulier sur la fiche client dans l’onglet «saisie».

Enregistrement d’un règlement

Dans le premier onglet, vous trouverez le nombre de factures non payées.

Cial : code commercial sur la fiche client

Code client : code du client affecté lors de sa création

Nom du client : nom du client

Facture : numéro de facture

Dt facture : date de facture

R : mode de règlement

Echéance : date d’échéance de la facture

Montant TTC : montant TTC de la facture

DT règlement : date à laquelle la facture est réglée.

Interlocuteur : interlocuteur numéro 2 de la fiche client par default. Vous avez la possibilité d’affecter un autre interlocuteur pour les relances de facture en sélectionnant sur l’interlocuteur de la fiche client :.

Téléphone : numéro de téléphone de l’interlocuteur sélectionné.

Pour chaque facture réglée, cocher la colonne « X », le logiciel indique automatiquement en date de règlement la date du jour qui peut être réajustée. Puis cliquez sur le bouton pour valider votre enregistrement.

Enregistrement d’un règlement partiel (acompte sur facture) :

Si vous voulez saisir un règlement partiel d’une facture, sélectionnez la facture puis cliquez sur le lien bleu en bas du tableau.

Le logiciel fait apparaitre un encadré contenant toutes les informations de la facture :

Saisissez le montant du règlement dans la case « Nouveau Paiement ». Puis cliquez sur le bouton  , le logiciel validera votre saisie. Vous avez la possibilité de modifier ce montant si vous avez fait une erreur de saisie. Pour cela cliquez sur le libellé bleu « corriger le total acompte ».

La facture reste dans la liste des factures non réglées avec le montant de départ et la date d’échéance réelle. Elle disparaitra après règlement total de la facture.

Les éditions des listes, des relevés de factures et des lettres de relance tiendront comptes des ces acomptes.

Lettrage des factures-avoirs :

Par un clic sur le lien bleu : le logiciel lance un traitement permettant de rapprocher l’avoir global d’une facture à sa facture d’origine.

Ce qui permet de les supprimer de la liste des factures en attente de règlement et de ce fait des relances clients.

Paramétrage préalable :

Pour accédez au paramétrage cliquez sur le bouton.

Le premier onglet permet de personnaliser votre lettre de relance en y saisissant l’introduction et la conclusion de la lettre. Il est possible également de modifier la police en cliquant sur les liens bleus.

Le second onglet permet :

·         De rajouter l’entête de l’agence si vous n’utilisez pas du papier Entête.

·         De rajouter éventuel un logo : cliquez sur le lien bleu « Insérer un logo » et récupérer le fichier enregistrer sur votre poste.

·         D’ajuster les marges du document.

·         De rajouter le nom et la qualité du signataire de la lettre.

Enfin validez les informations en cliquant sur le bouton .

Critère d’édition :

Avant l’édition il est possible de limiter les données suivant les critères :

-       Limiter à la période du …au : permet de limiter les relances sur les factures échues non réglés sur la période indiquée.

-       La coche « Sans dates » : permet de traiter les relances sur l’ensemble des factures échues non réglées.

-       Cial : permet d’isoler les factures rattachées à un commercial par sélection du code dans la liste déroulante.

-       Client : permet d’isoler les factures d’un client par sélection de celui-ci dans la liste (par F1).

Édition des lettres de relance :

Par un clic droit sur le bouton ou un clic sur le bouton  vous accédez au menu :

Options de présentation : changement d’orientation et de police  

Comment imprimer : cliquer sur laser ou matricielle selon votre imprimante pour imprimer, ou aperçu avant impression pour visualiser le document à l’écran.  

Sélection de l’impression :

Possibilité d’imprimer une liste de factures soit en fonction du nom du client ou par numéro de facture.

Possibilité d’imprimer des lettres de relance tenant compte du paramétrage effectué préalablement. Deux modèles sont proposés.

Par le bouton vous accédez à :

Des outils d’exportation des données :  

: le logiciel bascule les informations de l’édition vers Excel.

: permet la lecture du document sous forme de tableau avec possibilité de trier les colonnes.

: met directement dans l’armoire des clients les fiches des clients sélectionné dans l’édition.

Des outils de transmissions des lettres :

Joindre les clients avec contact plus : permet l’envoi d’un SMS aux clients concernés par les relances de factures.

Joindre les clients avec contacts plus (selon date) : permet l’envoi de SMS aux clients en fonction des dates sélectionnées préalablement.

Faxer les lettres de relances : (Plus actif)

Envoyer un courriel de relance : permet l’envoi d’un mail des lettres de relance.

Des traitements divers :

Réintégration : permet de faire le lien entre les relances saisies directement sur la fiche client et celle saisie dans la gestion.

Mise à jour de l’entête de facture : uniquement en licence PLDIFFUSION

Réinitialiser les dates de retour :  

Lettrer–pointer les factures jusqu’au : Permet de noter comme étant pointer les factures jusqu'à la date notée. Attention cette manipulation ne permet pas d’avoir un historique des dates de règlements.

Cet onglet permet de sortir des statistiques par client sur la durée moyenne du règlement par année.

On retrouve l’ensemble des clients facturés dans les 3 dernières années avec :

Le mode de règlement et le délai de règlement prévu sur la fiche client.

Par année une moyenne des délais de règlement calculée comme suit :

Pour chaque facture on calcule le nombre de jours :

·         Pour les factures non réglées : Nbre Jours = Date d’échéance –Date de facture.

·         Pour les factures réglées : Nbre Jours = Date de règlement – Date de facture.

Le nombre de jours moyens = Nbre jours total / Nbre de Facture.

Par un clic droit sur le bouton ou un clic sur le bouton  vous accédez au menu :

Options de présentation : changement d’orientation et de police 

Comment imprimer : cliquer sur laser ou matricielle selon votre imprimante pour imprimer, ou aperçu avant impression pour visualiser le document à l’écran.  

Quoi imprimer :

: le logiciel propose la liste des délais de règlement comme présenté dans le tableau.

L’onglet balance Âgée permet lorsque l’on a le logiciel Mikado et que ce dernier est installé sur le même serveur que Tempo, d’éditer la balance Âgée directement à partir de Tempo.

La balance Âgée permet de voir le solde comptable des comptes Clients.

Un filtre peut être mis par commercial et par client.

Le paramétrage du chemin ainsi que le code du dossier comptable est à paramétrer dans le thème client, Encours et risque client.

Par un clic droit sur le bouton ou un clic sur le bouton  vous accédez au menu :

Options de présentation : changement d’orientation et de police 

Comment imprimer : cliquer sur laser ou matricielle selon votre imprimante pour imprimer, ou aperçu avant impression pour visualiser le document à l’écran.  

Quoi imprimer :

: le logiciel propose l’édition de la balance Âgée

Cette fiche documentaire a pour objet de vous apporter des informations complémentaires à la documentation ou à la formation suivie et correspond à des questions récurrentes.

Si vous avez besoin de mettre en place un paramétrage ou développer vos compétences sur ce sujet, nous vous recommandons vivement de vous adresser au service commercial par mail à commercial@enso-groupe.fr, qui pourra vous proposer un parcours de formation adapté ou bien une prestation personnalisée. L'information contenue dans ce document est fournie sans garantie d'aucune sorte, explicite ou implicite. Le client doit s'assurer que les consignes proposées répondent à son attente et assume le risque lié aux manipulations contenues dans ce document.