Procédure d'utilisation Contact+ V2

Quoi de plus pratique qu’un SMS pour prendre contact instantanément avec quelqu’un ?

Avec le module CONTACT+ V2, vous garantissez une transmission d’informations à vos intérimaires et clients (exclusivement au sein de TEMPO).

CONTACT+ V2 permet :

• L’envoi de SMS à un ou plusieurs destinataires dans différentes gestions de TEMPO,

• La réception de SMS dans un délai de 48h après envoi de la campagne,

• La création de modèles de SMS.

IL FAUT UNE VERSION DE TEMPO AU MINIMUM DU 19.02.2025

 La mise en place s’effectue après activation du module CONTACT+ V2 par l’équipe technique PLD.

  1. Activation du module CONTACT+ V2 dans TEMPO

Dans Fichiers … Configuration technique

Le nouveau module « CONTACT+ V2 » apparaîtra.

Vérifier ou renseigner les paramètres de connexion suivants :

• Serveur,
• Port à utiliser,
• Base de données : par défaut, il est noté ContactPlus. Ce champ est non modifiable.

Cliquer ensuite sur 

 2. Paramétrage du module

Après avoir cliqué sur Valider, une nouvelle fenêtre s’affiche avec le paramétrage activé :

Après votre choix, les données suivantes seront automatiquement renseignées :

• Le login,
• La clé.

Remarque : Il est peut-être nécessaire de quitter TEMPO pour que l’activation soit prise en compte.

  2.1 Onglet Contingentement  

Il est possible de déterminer un nombre maximum de SMS à envoyer (par envoi ou par mois).

Pour activer ce paramétrage, cocher « Contingentement » :

Ce paramétrage peut être commun à tous les dossiers ou propre au dossier en cours.

En plus, pour le dossier en cours, il est possible de paramétrer par utilisateur (présent dans la liste) :

• Un contingentement spécifique à l’utilisateur,
• L’interdiction d’envoi de SMS,
• Aucune limite d’envoi de SMS,
• Le contingentement par défaut.

Remarque : les utilisateurs absents de cette liste auront le contingentement par défaut.

Pour les utilisateurs soumis à un contingentement, ils seront avertis ou bloqués s’ils dépassent la quantité autorisée :

Exemple du message d’erreur :

Le bouton « Voir l’état des consommations » indique par utilisateur :

• le nombre de SMS envoyés,
• le nombre de personnes contactées.

  2.2 Onglet Options 

Tout d’abord, spécifier si les options sont communes à tous vos dossiers ou uniquement sur le dossier positionné.

a) Saisie du message

Afficher les jetons jusqu’à n contacts : paramétrage visuel permettant de passer d'un affichage dit « jetons » à un affichage « liste » automatiquement à partir du nombre de contacts saisis : 

- Exemple d’affichage « jetons » :

- Exemple d’affichage « liste » :

Préfixe international (pour l’outremer) : spécifique au dossier Outremer.

b) Envoi du message

Avec émetteur : à cocher pour remplacer le n° de l’expéditeur par le texte saisi dans le champ (limité à 11 caractères). La mention « STOP au 36180 » sera ajoutée en fin de message et le destinataire ne pourra pas répondre au SMS. L’envoi du SMS sera ralenti.

Écarter les numéros de la liste noire des contacts : activer cette option pour ne pas envoyer de SMS aux numéros de la liste noire. Elle contient les numéros ayant répondu STOP à un SMS ou qui ne sont jamais arrivés à destination (les NPAI).

Remarque : Les numéros NPAI peuvent être réactivés, à l’inverse des numéros ayant répondu STOP. Pour ces derniers, seule la personne ayant envoyé STOP pourra réactiver l’envoi de SMS en envoyant START.

Durée d’affichage du message (erreur contingentement) : durée d’affichage du message en cas d’erreur / avertissement de contingentement (entre 0 et 30 secondes).

Délai maximal pour réponse d’une requête http (Time Out) : corresponds au temps maximum d'attente de la réponse à la connexion. Si à la fin du délai indiqué, la connexion n'a pu s'effectuer, un message d’échec de la connexion ou d’échec de réponse sera indiqué.

Seuil d'avertissement du nombre de SMS en un seul envoi : option visible si le contingentement n’est pas activé. 
Elle permet d’être averti si le nombre de SMS défini est atteint en un seul envoi.
Remarque : Sont comptés les SMS envoyés par destinataire.
Exemple : si le SMS envoyé contient 2 SMS et qu’il est envoyé à 4 destinataires, ce seront 8 SMS qui seront comptés

Nom ou IP du poste sur lequel est installé le service CONTACT+ V2 (voir paragraphe Service CONTACT+ V2) : à indiquer si le service CONTACT+ V2 est installé sur un serveur dans le but d’afficher l'état du service.

  3. Validation du paramétrage

Une fois le paramétrage terminé, cliquer sur pour activer CONTACT+ V2 et fermer la fenêtre.

L’onglet CONTACT+ sera remplacé par CONTACT+ V2 :

Note : Activation sur plusieurs dossiers

Il est possible d’activer le module sur différents dossiers :

• En changeant de dossier en répétant les étapes ci-dessus ou
• En restant sur le dossier venant d’être paramétré :

Cliquer sur la flèche à côté du nom de l’agence pour afficher l’ensemble de vos dossiers :

Sélectionner le dossier à paramétrer.

Puis cliquer sur  et suivre les étapes de paramétrage de l’étape 2.

Les gestions qui utilisent CONTACT+ V2 sont les mêmes qui utilisaient l’ancien.

Intérimaires … Gestion des intérimaires : dans cette gestion une sélection multiple est possible.

Pour l’envoi d’un SMS, CONTACT+ V2 prendra le premier numéro de téléphone portable présent dans l’onglet Général de la fiche intérimaire.

Intérimaires … Retours de contrats (accès rapide depuis le thème CONTACT+ V2).

Intérimaires … Visites médicales (accès rapide depuis le thème CONTACT+ V2) :

• Onglet « Liste », après un affichage,

• Onglet « Nouvelles Convoc ».

Intérimaires … Recherche par Qualifications ... Onglet « Résultat de la recherche » : Dans cette gestion une sélection multiple est possible (accès rapide depuis le thème CONTACT+ V2).

Intérimaires … Saisie des passages :

Dans les onglets :

• « Saisie des passages »,
• « Liste des passages » après un affichage,
• « Demande d’acompte » sélection simple ou multiple pour envoyer le même SMS à plusieurs intérimaires,
• « Saisie d’un incident ».

Clients … Gestion des clients :

• Depuis l’onglet Général : Le n° de portable repris est celui présent dans l’onglet. Si aucun numéro présent, CONTACT + V2 prendra les interlocuteurs ayant des n° de portable présent dans l’onglet « Interlocuteur ».

  Remarque : sélection simple ou multiple pour envoyer le même SMS à plusieurs clients.

• Depuis l’onglet Interlocuteur : Le SMS sera envoyé à l’interlocuteur sélectionné dans la liste.

Contrats … Gestion des contrats : Dans cette gestion une sélection multiple est possible.

Contrats … Gestion des commandes :

Bouton Outils … Joindre [nombre] client(s) / intérimaire(s) avec Contacts Plus :

• Depuis l’onglet « Affaire »,

• Depuis l’onglet « Intérimaire » : Le SMS sera envoyé à l’interlocuteur sélectionné dans la liste. En effectuant une sélection multiple, il est possible d’envoyer le même SMS à plusieurs intérimaires.

  Remarque : Si l’intérimaire sélectionné n’a pas été contacté avec CONTACT+ V2 et qu'une campagne a déjà été envoyée, le message envoyé reprendra les éléments du premier message envoyé concernant cette commande.

• Onglet « SMS Intérim » et « SMS Client ».

Contrats … Gestion des commandes … Onglet Intérimaires ... lien bleu « Recherche de qualif » : Dans cette gestion une sélection multiple est possible.

Contrats … Planning semaine … bouton Outils ... Joindre [nombre] d’intérimaire(s) avec Contact+

Heures ... Liste des relevés manquants (accès rapide depuis le thème CONTACT+ V2).

Heures … Saisie des heures hebdomadaire : Dans cette gestion, une sélection multiple est possible.

Heures … Saisie Mensuelle : Dans cette gestion, une sélection multiple est possible.

Acomptes… Saisie des acomptes

CONTACT+ V2 ... Envoyer un nouveau SMS

Dans CONTACT+ V2… Tableau de bord…

  1. Onglet Campagnes

Une campagne correspond à un envoi d’un ou plusieurs SMS simultanément ainsi qu’aux réponses réceptionnées.

L’affichage de ces campagnes peut se faire selon différents critères (1).

Par défaut, les campagnes affichées correspondent à celles envoyées ou non durant les 7 derniers jours.

En sélectionnant une campagne dans l’armoire (2), CONTACT+ V2 affichera :

• les informations de la campagne (3),
• les destinataires (4),
• ainsi que les données du/des messages envoyés (5)  sous forme de Liste. Le détail des échanges est visible en cliquant sur Discussion.

Remarque : Pour une campagne envoyée depuis une commande ou un contrat, un lien est proposé pour l’afficher.

 a) Ajouter une campagne en cliquant sur le bouton 

Enfin le bouton  (6) procède à l’envoi de la campagne de SMS (si le Mode simulation est décoché dans les options au moment de l’envoi).

La campagne sera visible dans l’onglet Campagne.

b) Clôturer une campagne

Par défaut, la durée prévisionnelle d'une campagne est de 72 heures, mais celle-ci est modifiable.

Cependant, il est possible de clôturer la campagne à tout moment en cliquant sur .

Tant qu'une campagne n'est pas clôturée, il est possible de récupérer les acquittements et réponses :

• Automatiquement, dans un délai de 72h (via le service ou via la gestion CONTACT+ V2 … Gestion des retours Contact+v2)

• Manuellement via le bouton jusqu’à au-delà de 72h si le service n’est pas utilisé. La recherche se fera uniquement sur la campagne où la demande de recherche est effectuée.

  2. Onglet Messages

Permet d’afficher les messages à partir d’une date d’envoi ou selon un critère de recherche sous forme de texte (1).

Par défaut, les messages affichés correspondent à ceux envoyés ou non durant les 7 derniers jours.

En sélectionnant un message dans l’armoire (2), il est possible d’« Afficher toute la conversation » (3).

Un champ au bas de la conversation permet l’ajout d’un nouveau message (4) . Cliquer sur  pour l’envoyer.

Le bouton +Ajouter permet également d’ajouter un SMS à la conversation sélectionnée.

En cliquant sur la flèche à côté du bouton, il est possible d’écrire un nouveau message à un autre destinataire.

  3. Onglet Modèles

Créer un modèle ou mettre à jour un modèle déjà créé :

Cliquer sur Ajouter (1) puis saisir les propriétés du modèle créé (2) :

• Le titre : important pour retrouver facilement les modèles. Limité à 50 caractères,
• La coche « Actif » permet de définir les modèles visibles dans les gestions,

• Le traitement des réponses : permets de pré définir le temps de traitement des réponses. Ce paramètre reste modifiable à l’envoi du SMS. 

  Pour l’utilisation « Traiter les réponses jusqu’au… » il faudra préciser la date au moment de l’envoi.

• Le contexte d’usage permet d’afficher le modèle dans la gestion correspondante au contexte :

  Par exemple, le contexte d’usage « Commande intérimaire » affichera le modèle dans la liste des modèles disponibles pour un envoi de SMS aux intérimaires depuis la gestion des commandes.

  Particularité des Contextes d’usage Intérimaire et Client :  les modèles seront proposés dès lors qu’il s’agit d’un envoi à un intérimaire ou à un client depuis n’importe quelle gestion.

• En cochant « Modèle par défaut pour ce contexte » : à l’ouverture de la gestion, le modèle de SMS coché par défaut sera directement affiché dans la zone texte,

• En cochant « Commun à tous les dossiers » le modèle sera visible dans tous vos dossiers. Il est également possible de créer des modèles « Propre au dossier » sur lequel on travaille ou « Propre à l’utilisateur », dans ce cas il faudra sélectionner le ou les utilisateurs qui pourront utiliser ce modèle.

Puis saisir le texte (3), comme pour un message, en vous aidant des outils mit à disposition, par exemple, les champs de fusion (ils dépendent du Contexte d’usage choisi).

Enfin cliquer sur Valider pour ajouter le modèle à l’armoire des modèles (4) et ainsi pouvoir l’utiliser dans les différentes gestions. Les modèles seront affichés par Contexte d’usage dans l’armoire.

La fonction Recherche (5) permet de retrouver facilement un modèle.

Remarque : Pour modifier le modèle, le sélectionner, effectuer les modifications et cliquer sur Valider.

Note : L’accès au paramétrage des modèles peut être bloqué selon les profils.

  4. Onglet Statistiques

Permets d’établir des statistiques de consommation de SMS, de taux de réception et de taux de réponse :

• sur une période donnée,
• par dossier ou pour tous les dossiers,
• par utilisateur ou pour tous les utilisateurs,
• par SMS ou destinataires.

Permets également d’avoir des statistiques sur l’utilisation des modèles de SMS (modèle le + utilisé par exemple).

Un clic droit sur chacun des graphiques permet de les personnaliser :

  5. Onglet Récupération

Permet la récupération de toutes les données ou à partir d’une certaine date (sauf pour les modèles) :

• Des SMS de l’ancienne version de CONTACT+,
• Des campagnes et messages,
• Des éventuels acquittements et réponses,

• Des modèles y compris ceux prédéfinis dans l’ancien CONTACT+ (après import il faudra mettre à jour les champs de fusion).

  Remarque : Pour faire une sélection de modèles, cliquer sur le lien bleu « Choix des modèles à récupérer ».

Cliquer ensuite sur Démarrer.

Pour information : les campagnes dont la date d’envoi est supérieure à 2 mois seront clôturées au moment de la récupération.

Il est possible d’envoyer un message depuis :

• Chacune des gestions citées précédemment :

  - soit depuis le bouton Outils … Joindre […] avec CONTACT+,

  - ou directement depuis l’onglet « SMS » (si cette fonction est disponible dans la gestion),

   

• Ou depuis le thème CONTACT+ V2 … Envoyer un nouveau SMS.

Il est possible de créer une campagne. La « date clôture prév » sera de 72 heures après la date du jour.

Remarque : L’option « Avec émetteur » se paramètre dans Fichiers … Configuration technique … CONTACT+ V2 … onglet Options.

Le bouton (4) permet l’enregistrement de la campagne sans procéder à l’envoi immédiat. La campagne sera visible dans l’onglet SMS et pourra être envoyée uniquement depuis la gestion CONTACT+ V2 … Tableau de bord … Onglet Campagnes.

Enfin le bouton (5) procède à l’envoi de la campagne de SMS (si le Mode simulation est décoché dans les options au moment de l’envoi).

La campagne sera visible dans l’onglet SMS ou depuis CONTACT+ V2 …Tableau de bord … Onglet Campagne.

Pour la « Saisie du texte » (2) :

Il est possible de :

• Sélectionner un modèle depuis Modèle,

• Ou de saisir du texte libre. Des champs de fusion sont mis à disposition en fonction des gestions . Pour l’utilisation de plusieurs champs de fusion, penser à mettre des espaces.

  En cliquant sur  il est possible de visualiser le texte réellement envoyé.

Remarque : en cliquant sur Modèles … Créer un modèle, il est possible d’ajouter le texte saisi comme nouveau modèle. Le modèle créé portera le nom du « jour + de l’heure » de la création, mais il sera possible de le personnaliser en allant dans CONTACT+ V2 … Tableau de bord … Onglet Modèles.

Attention : les caractères suivants ne sont pas gérés lors de l’envoi de SMS : ç, ê et ô. En les utilisant, l’affichage ne tiendra pas compte des accents par exemple.

Statut d’envoi :

Il est possible de vérifier le statut d’un SMS (en préparation, envoyé, etc…) depuis les onglets SMS de l’intérimaire, du client, du contrat ou de la commande.
 Note : Tant que le message n’est pas envoyé, le statut est « En préparation ». À l’envoi, le statut devient « Envoyé ».

Récupération des réponses :

Grâce au service CONTACT+ V2 la récupération des réponses est automatique (voir paragraphe Service CONTACT+ V2).

Toutefois il est possible de récupérer manuellement les réponses depuis CONTACT+ V2… Gestion des retours Contact+ V2

Dans Fichiers… Configuration de l’intérim… Contrats

Dans l’onglet « CONTACT+ »

Il est possible de choisir un modèle de SMS qui sera envoyé à l’intérimaire lors de l’édition de son tout premier contrat.

Ce modèle doit être enregistré dans le contexte d’usage « Contrat intérimaire » et ne pas être coché « Propre à l’utilisateur » pour qu’il soit affiché dans la liste :

Si l’envoi doit se faire automatiquement sans afficher la fenêtre de saisie du SMS, cocher l’option :

Remarque : Lors d’un envoi multiple de SMS, TEMPO proposera d’afficher ou non chaque SMS.

Il est possible de ne pas programmer l’envoi pour les contrats dématérialisés en cochant l’option :

Remarque : Pour les utilisateurs ne pouvant envoyer de SMS ou limité par un contingentement, ce SMS sera quand même envoyé. Il viendra incrémenter leur contingentement.

Le service CONTACT+ V2 permet de récupérer automatiquement les acquittements et les réponses (en fonction d’une temporisation à déterminer) et de clôturer les campagnes dont la date de clôture prévisionnelle a été atteinte.

ATTENTION : L’installation du service doit se faire par un Administrateur Windows.

Le service est à installer une seule fois sur un ordinateur ayant accès à internet et à la base de données.

Ne peut se faire qu'avec un accompagnement d’un technicien PLD.

Remarque : si le service n’est pas installé, les réponses à récupérer peuvent se faire manuellement via la Gestion CONTACT+ V2… Gestion des retours Contact+ v2

Rappel : Pour réceptionner un SMS envoyé par un client et/ou un intérimaire, celui-ci doit être envoyé dans un délai de 48h sinon la réponse ne sera pas prise en compte. 

Lors de sauvegardes, si cela est nécessaire il est possible d’exporter la base CONTACT+ V2

Fichiers… Sauvegardes personnelles, vérifier que « Avec CONTACT+ V2 » est cochée puis effectuer la sauvegarde :

Les données suivantes seront sauvegardées :

• Tous les SMS clients / intérimaires visibles dans les Campagnes et les Messages,

• Les modèles,

• Les statistiques,

Les éléments de Configuration technique… CONTACT+ V2.

Cette fiche documentaire a pour objet de vous apporter des informations complémentaires à la documentation ou à la formation suivie et correspond à des questions récurrentes.

Si vous avez besoin de mettre en place un paramétrage ou développer vos compétences sur ce sujet, nous vous recommandons vivement de vous adresser au service commercial par mail à commercial@enso-groupe.fr, qui pourra vous proposer un parcours de formation adapté ou bien une prestation personnalisée. L'information contenue dans ce document est fournie sans garantie d'aucune sorte, explicite ou implicite. Le client doit s'assurer que les consignes proposées répondent à son attente et assume le risque lié aux manipulations contenues dans ce document.